Triển Khai e-Learning Cho Doanh Nghiệp Và Cách Xây Dựng Cơ Chế Nội Bộ

Đào tạo trực tuyến là xu hướng tất yếu trong thời đại 4.0 nên bởi vậy, các doanh nghiệp thường rất kỳ vọng vào kết quả đột phá của hình thức đào tạo này. Tuy nhiên, hiện nay, nhiều doanh nghiệp mãi vẫn chưa lựa chọn được được đơn vị uy tín để triển khai e-Learning cho doanh nghiệp của mình do đặt quá nhiều kỳ vọng và yêu cầu một chương trình đào tạo toàn diện. Vậy, những yêu cầu nào là thực tế và phi thực tế? Cùng tìm hiểu ở bài viết dưới đây nhé!

Để có những sự chuẩn bị thật tốt cho việc triển khai e-Learning, doanh nghiệp cần phải đưa ra được những yêu cầu triển khai cụ thể cho 3 hạng mục công việc sau:

Xây dựng hệ thống phần mềm LMS
Số hóa nội dung
Triển khai theo quy trình

Xem thêm: Xây Dựng Giải Pháp eLearning Dễ Dàng Trong 6 Bước

Xây Dựng Hệ Thống LMS Khi Triển Khai e-Learning Cho Doanh Nghiệp

Hệ thống LMS – Learning Management System được coi là một “người bạn đồng hành” của học viên trong suốt quá trình triển khai e-Learning trong mỗi doanh nghiệp.

Sau đây, OES sẽ đưa ra cho bạn gợi ý về những yêu cầu tối thiểu của một hệ thống LMS hoàn chỉnh:

Yêu cầu chung:

Về phân quyền: Quản lý các đơn vị, quản lý đào tạo, giáo viên, học viên,…
Sử dụng được trên mọi trình duyệt và thiết bị, có app Mobile riêng.
Đồng bộ ID nhân viên (mỗi nhân viên sẽ chỉ cần 1 tài khoản để có thể đăng nhập mọi hệ thống nội bộ).
Kết nối với các phần mềm khác như: quản lý chung, quản lý nhân sự,…

Tuỳ doanh nghiệp sẽ có nhiều hơn hoặc ít hơn những yêu cầu dựa vào cách triển khai và quản lý.

Xem thêm: 6 lý do doanh nghiệp nên dùng hệ thống LMS trong phát triển nhân lực

Về các module phần mềm

Mỗi doanh nghiệp tương ứng với quy mô và lĩnh vực riêng, nên nhu cầu sử dụng các module phần mềm cũng sẽ tương ứng như vậy. Số lượng các module trong phần mềm không những ảnh hưởng về chi phí mà còn ảnh hưởng tới học viên và người quản lý.

Bởi vậy, trước khi đưa ra các yêu cầu về module, các doanh nghiệp cần phải nghiên cứu thật kỹ với bên thiết kế hệ thống về những mong muốn và yêu cầu chức năng trong hệ thống.

Về giao diện

Các doanh nghiệp không nhất thiết phải xây dựng một phần mềm đồ sộ, hoành tráng mà hãy hướng sự quan trọng ấy tới sự trải nghiệm học tập của học viên. Các phần mềm nên có giao diện thân thiện, dễ sử dụng và in đậm bản sắc của doanh nghiệp.

Có được một phần mềm đơn giản và giúp người học đạt được mục đích với ít bước nhất sẽ chính là một phần mềm thành công. Và phần mềm cũng nên tương thích và thân thiện với mobile.

Số Hoá Nội Dung Khi Triển Khai e-Learning Cho Doanh Nghiệp

Trước khi triển khai e-Learning trong doanh nghiệp của mình, doanh nghiệp nên tiến hành khảo sát và thực hiện đánh giá về nhu cầu đào tạo để lên danh sách các khoá học mà đội ngũ “cần” về chuyên môn, các khóa học phù hợp với từng vị trí nhân viên hay cấp quản lý. Và từ đó, xác định được nội dung đào tạo phù hợp với e-Learning tương ứng và đối tượng đào tạo.

Những nội dung phù hợp với e-Learning:

Nội dung có tính “lặp”

VD: Các tài liệu chuyên môn, quy trình hay quy định là những nội dung có tính lặp đi lặp lại và phải tổ chức nhiều lớp khác nhau, nhiều đợt học khác nhau và cho nhiều đối tượng khác nhau nên sẽ dẫn đến việc gây tốn kém chi phí của tổ chức đào tạo.

Nội dung đặc thù khó sắp xếp lớp

VD: Các khoá học đào tạo hội nhập dành cho nhân viên mới. Thông thường, trong mỗi tuyển dụng sẽ chỉ có từ 1 đến 5 người nên sẽ không tránh được việc xảy ra mâu thuẫn: nếu đào tạo ngay khi chưa đủ người thì sẽ tốn thời gian và chi phí, ngược lại, nếu chờ sắp xếp đủ người thì những bạn vào sớm không được đào tạo ngay sẽ không nắm được kiến thức cơ bản để làm việc.

Nội dung được cập nhật mới thường xuyên

Trước khi đưa các sản phẩm, dịch vụ mới ra thị trường, các doanh nghiệp sẽ tiến hành đào tạo cho tất cả các đội ngũ: marketing, tư vấn và chăm sóc khách hàng, khách hàng, đối tác về các tính năng và lợi ích mà sản phẩm, dịch vụ đó mang lại.

Tuy nhiên, với bộ phận đào tạo nhân sự còn quá mỏng mà đội ngũ cần đào tạo quá đông, cơ sở đào tạo trải khắp cả nước nên phải tốn rất nhiều thời gian và chi phí thực hiện.

Đối với các thông tư, nghị định và chính sách mang tính cập nhật thường xuyên với khối lượng nhỏ nên sẽ rất khó để tổ chức các lớp đào tạo trực tuyến hoặc tổ chức trực tiếp nhưng tốn kém chi phí nên việc chuyển tất cả thành các bài giảng e-Learning ngắn với thời gian sản xuất nhanh và kịp thời là vô cùng cần thiết.

Xem thêm: Số hóa bài giảng quốc tế – Làm thế nào cho đúng?

Blended Learning với tất cả nội dung

Phần lớn các tổ chức nghĩ rằng không thể tổ chức các khóa học kỹ năng mềm trên e-Learning?

Nhưng, trên thực tế đã có rất nhiều doanh nghiệp áp dụng thành công phương thức này theo hình thức Blended Learning. Trước tiên, học viên sẽ học trước lý thuyết những kỹ năng cần thiết ở bài giảng e-Learning. Tiếp đó, giảng viên sẽ tập trung vào phần thực hành, tương tác và giải đáp các khúc mắc của học viên trong những buổi học trực tiếp trên lớp.

Yêu Cầu Về Triển Khai e-Learning Cho Doanh Nghiệp

Việc triển khai số hoá nội dung sẽ cần đến sự phối hợp giữa các đơn vị, các phòng ban và với các đối tác cung cấp phần mềm, dịch vụ số hoá bài giảng.

Thông thường, đối tượng làm việc chính thức là bộ phận phụ trách đào tạo hoặc HR (tuỳ vào từng doanh nghiệp). Việc đưa ra và đảm bảo được quy trình triển khai ngay từ đầu, sẽ giúp cắt giảm thời gian và nâng cao chất lượng cho e-Learning, điều mà mọi doanh nghiệp mong muốn khi có ý định triển khai e-Learning.

Để việc số hoá nội dung đào tạo thành công, doanh nghiệp cần có sự hiểu biết đầy đủ và sự ủng hộ mạnh mẽ từ đội ngũ quản lý đào tạo và giảng viên đào tạo truyền thống (chuyên nghiệp hoặc kiêm nghiệm) hiện tại. Bởi vậy, doanh nghiệp phải đưa ra những chính sách phù hợp, khuyến khích họ phối hợp và ủng hộ phương án đào tạo mới này.

Xây Dựng Cơ Chế Nội Bộ

Việc xây dựng cơ chế nội bộ sẽ giúp doanh nghiệp tránh được các xung đột về lợi ích giữa các giảng viên, và tạo được nguồn động lực để đội ngũ giảng viên truyền thống cùng “quyết tâm triển khai hiệu quả”.

Chính sách dành cho Giảng viên thiết kế nội dung

Công việc: Xây dựng tài liệu và quay hình

Thời lượng video được quy đổi tương đương với lượng kiến thức tương ứng ở lớp đào tạo trực tiếp.

Thù lao sẽ được trả cao hơn 1-2 lần so với lớp trực tiếp. Vì giảng viên phải soạn lại tài liệu mới phù hợp với e-Learning và tài liệu này sẽ được tái sử dụng nhiều lần sau này.

Chính sách dành cho Giảng viên dẫn giảng

Thời lượng video được quy đổi tương đương với lượng kiến thức ở lớp đào tạo trực tiếp. Thù lao sẽ được trả từ 30 – 60% so với lớp trực tiếp.

Đặt KPI học tập cho nhân viên

Doanh nghiệp quy định thời lượng học e-Learning tối thiểu mỗi năm dành cho nhân viên các phòng ban. Quy định điều kiện hoàn thành các bài kiểm tra trong từng đợt. Đưa ra quy chế thưởng phạt rõ ràn, khích lệ cho những học viên xuất sắc đạt KPI và không đạt KPI.

Kết

Qua bài viết này, chắc hẳn bạn sẽ “vỡ lẽ” ra được nhiều điều cho việc triển khai e-Learning cho doanh nghiệp của mình. Tuy nhiên, đưa ra được yêu cầu là một chuyện, thực hiên yêu cầu đó lại là một chuyện khác.

Liên hệ tư vấn ngay OES – Công ty CP Dịch vụ đào tạo trực tuyến hàng đầu Việt Nam để nhận được hiểu kỹ lưỡng nhất về e-Learning và số hóa bài giảng!

Xem thêm: Quy trình triển khai E-learning cho doanh nghiệp theo từng quy mô và lĩnh vực