Quản Trị OKR Là Gì? Phương Pháp Quản Trị Theo Mục Tiêu Và Kết Quả Then Chốt

OKR là một trong những phương pháp quản trị mà rất nhiều doanh nghiệp đang áp dụng hiện nay nhằm hỗ trợ cho việc quản lý và đánh giá hiệu suất công việc của nhân viên trong công ty, qua đó tăng hiệu quả trong hoạt động sản xuất và kinh doanh của tổ chức.

Trong nội dung bài viết dưới đây, Cefacom sẽ giới thiệu thêm đến độc giả thông tin cơ bản về OKR như khái niệm OKR là gì, phương pháp, quy trình và những tiêu chuẩn thiết lập OKR mà doanh nghiệp nên áp dụng.

Xem thêm: 6 Phần Mềm KPI Tốt Nhất Cho Doanh Nghiệp Tối Ưu Hiệu Suất Quản Lý

I. OKR Là Gì?

OKR (Objectives and Key results) là một trong phương pháp hỗ trợ quản trị doanh nghiệp mới ra đời từ những năm 1970 do Andy Grove đề xuất khi đang thực hiện chuyển các công việc kinh doanh truyền thống qua vi xử lý. Đây được xem là một cuộc cách mạng thay đổi trong các lĩnh vực công nghệ điện toán. Với OKR, doanh nghiệp sẽ định lượng và đưa ra những kết quả then chốt (key results) để đạt mục đích hoàn thành các mục tiêu (Objectives) do doanh nghiệp đặt ra trong một thời khoảng thời gian nhất định (theo quý/năm).

Về mặt kỹ thuật, hầu hết mọi doanh nghiệp đều có thể triển khai OKR. Đối với các doanh nghiệp còn non trẻ hay Startups, OKR giúp những doanh nghiệp này có thể tập trung được cho các dự án lớn nhất thay vì bị “rối loạn” trong mọi công việc hàng ngày. Đối với những doanh nghiệp này, việc áp dụng OKR sẽ giúp họ kiểm soát hiệu quả của các công việc của mình sau đó tiến đến một quy mô to lớn hơn.

II. Cấu Trúc Của Một OKR

Cấu trúc cơ bản của một OKR được trình bày ở hai nội dung chính là Mục tiêu (Objective) và Kết quả then chốt (Key Result) trong đó:

• Mục tiêu (Objective) : Là các kỳ vọng và cam kết định tính được thực hiện nhằm giúp doanh nghiệp tăng trưởng. Hiểu đơn giản thì mục tiêu đưa ra nhằm trả lời cho câu hỏi “Doanh nghiệp cần những gì?”. Một mục tiêu được xây dựng chắc chắn phải có tính cụ thể, rõ ràng và được triển khai trong một thời gian nhất định.
• Kết quả then chốt (Key Result) : Là một tuyên bố có tính khả thi đưa ra không vì mục đích mục tiêu đặt ra. Kết quả then chốt được đưa ra nhằm giải đáp câu hỏi “Làm sao mà doanh nghiệp thấy được mình thực hiện được mục tiêu đặt ra?”. Với mỗi một mục tiêu đưa ra, chúng ta thường sẽ có khoảng 2-3 kết quả then chốt để hoàn thành nó.

Không giống như những nguyên tắc quản lý mục tiêu khác, nguyên lý hoạt động của OKR được thể hiện thông qua hệ thống niềm tin. Điều này bao gồm các nguyên tắc sau:

• Tham vọng: Mục tiêu (Objective) phải được thiết lập cao hơn khả năng đạt được của một nhân viên.

• Đo lường được: Kết quả then chốt (Key Result) được đưa ra và liên kết với các mốc có thể đo lường.

• Minh bạch: Toàn bộ nhân sự trong công ty từ cấp nhân viên cho đến quản lý, Ban giám đốc đều có thể theo dõi OKR.

• Hiệu suất: OKR không được sử dụng để đánh giá năng lực làm việc của một nhân viên, khác với KPI.

III. Lợi Ích Của OKR

Các lợi ích của việc áp dụng OKR trong hoạt động của doanh nghiệp bao gồm:

• Liên kết nội bộ doanh nghiệp: Việc triển khai OKR giúp kết nối mục tiêu chung của tổ chức với hiệu suất làm việc của toàn bộ nhân sự và phòng ban trong công ty, đảm bảo mọi người đang hướng tới cùng một mục tiêu.

• Tập trung vào giá trị cốt lõi: OKR giúp tập trung vào những giá trị cốt lõi của doanh nghiệp, mang lại lợi ích cao cho tổ chức.

• Tăng tính minh bạch: Xây dựng hệ thống OKR giúp tăng tính minh bạch trong việc triển khai và đánh giá hiệu suất công việc của từng cá nhân trong doanh nghiệp.

• Trao quyền cho nhân viên: Triển khai OKR giúp các nhà quản trị đưa ra kết quả chính xác đồng thời tạo cơ hội để nhân viên có thể theo dõi kết quả công việc và tự quyết định cách làm.

• Đo lường tiến độ hoàn thành công việc: Thông qua các chỉ số hoàn thành công việc từ triển khai OKR, doanh nghiệp sẽ nắm bắt được tỷ lệ % hoàn thành mục tiêu từ nhân sự.

• Đạt kết quả vượt mong đợi: Với OKR, nhà quản trị có thể tạo ra lợi ích tối đa trong công việc giúp đạt kết quả ấn tượng so với mục tiêu đề ra.

IV. Quy Trình Các Bước Triển Khai OKR Hiệu Quả Cho Doanh Nghiệp

Bước 1: Xác Định Mục Tiêu (Objective) Và Kết Quả Cụ Thể (Key Result)

Muốn triển khai OKR đem lại nhiều hiệu quả thì việc đầu tiên bạn cần phải thực hiện đó là các xác định được mục tiêu (Objective) và kết quả then chốt (Key Result) . Đây là hai yếu tố cơ bản tạo nên thành công của phương pháp OKR.

Đối với mục tiêu (Objective):

• Mỗi cấp bậc trong hệ thống cơ cấu tổ chức công ty, bạn cần xây dựng từ 3 đến 5 mục tiêu cụ thể.
• Khi xây dựng mục tiêu bạn cần phải có đích đến cụ thể, tránh sự mơ hồ, bởi điều này sẽ gây ảnh hưởng quá nhiều đến kết quả của cả công ty.
• Cần đặt mục tiêu cao một chút, chỉ có khó khăn, thách thức mới tạo nên cảm hứng làm việc và phát huy được sức sáng tạo của bản thân.

Đối với kết quả cụ thể (Key Result):

• Kết quả cần phải được đo bởi từng chỉ tiêu cụ thể.
• Cần phải nỗ lực đạt được kết quả cụ thể thì mới đạt được mục đích đặt ra.
• Chỉ rõ kết quả đầu ra đạt được của từng kết quả cụ thể thay vì đo lường một cách chung chung.

Bước 2: Xác Định Phần Mềm Quản Lý OKR

Sau khi xác định được Objective và Key Result, công việc bạn cần phải tiến hành tiếp khi thực hiện triển khai OKR đó là xác định công cụ hay phần mềm OKR. Phụ thuộc vào quy mô và cơ cấu tổ chức hoạt động mà các doanh nghiệp áp dụng phần mềm quản lý khách này.

Các công ty lớn như Google đã tự thiết kế một số công cụ riêng nhằm thuận tiện cho việc quản lý OKR. Hoặc nếu không, bạn cũng có thể tham khảo các phần mềm khác như: Lattice, Based Goal…

Bước 3: Xác Định Mục Tiêu Triển Khai

Bước cuối cùng khi triển khai OKR là doanh nghiệp cần phải xác định rõ mục tiêu cần triển khai. Để thu được kết quả cao thì mục tiêu cần phải bắt nguồn từ sứ mệnh của doanh nghiệp và phải có tầm nhìn của người đứng đầu doanh nghiệp. Bên cạnh đó, mục tiêu có thể linh hoạt và chi tiết hơn: “Nâng số khách tham gia đăng ký đạt trên 80%”.

Bước 4: Truyền Thông Chiến Lược OKR Đến Toàn Công Ty

Sau khi đã xác định rõ mục tiêu cụ thể thì bạn cần phổ biến và tuyên truyền triển khai OKR đến toàn công ty. Hãy lên kế hoạch và tổ chức những buổi họp với ban giám đốc, trưởng các bộ phận nhằm vạch ra lộ trình cụ thể. Bạn có thể thảo luận một số gợi ý dưới đây:

Thông tin triển khai OKR bao gồm: chức năng, vai trò và lợi ích của OKR. Giải thích vì sao doanh nghiệp nên chọn và sử dụng công cụ này.
OKR 101: Cách triển khai và sử dụng OKR trong doanh nghiệp. ƯU và nhược điểm của dự án là gì?
Thảo luận OKR cho tổ chức: Bàn bạc với các bộ phận xây dựng OKR trước đó đã thống nhất và tiến hành lấy ý kiến phản hồi.

Bước 5: Triển Khai Dự Án OKR Cho Cá Nhân

Bước thứ 5 trong triển khai OKR đó là trước khi đến các nhân viên. Sau khi các bộ phận đã được ban lãnh đạo thống nhất triển khai, thì các quản lí và trưởng bộ phận sẽ tiến hành gặp gỡ từng nhân viên để xây dựng OKR cho mỗi cá nhân.

Trong quá trình triển khai, bạn cần xác định rõ các nhân viên sẽ nghĩ gì khi xây dựng OKR. Hãy tổ chức những buổi triển khai như vậy một cách thường xuyên, có thể theo tháng hay theo quý để nhân viên cảm thấy được trao thêm quyền khi làm việc.

Bước 6: Thu Thập Ý Kiến Sau Khi Triển Khai

Sau khi đã hoàn tất việc triển khai OKR đến các phòng ban và nhân viên trong công ty thì việc bạn phải làm đó là bắt đầu thu thập thông tin về OKR. Thông qua việc thu thập ý kiến phản hồi thì ban giám đốc sẽ xem xét và đánh giá rằng, liệu nó có tác động lên OKR công ty hay không. Sau khi thống nhất được OKR cho một năm hoặc một quý, bạn có thể trình bày mục tiêu trong cuộc họp kế tiếp của công ty.

Bước 7: Đánh Giá Và Theo Dõi OKR

Hãy quản lý, đánh giá và giám sát OKR của mỗi người thông qua phần mềm có sẵn. Cần kiểm tra một cách thường xuyên và liên tục, có thể là một quý hoặc một năm để có thể đánh giá OKR hiệu quả khi triển khai OKR.

Bước 8: Đánh Giá Chiến Lược Triển Khai OKR

Kết quả sẽ được đánh giá dựa trên Key Result và điểm trung bình sẽ được sử dụng như thang đo hiệu suất của Objective. Tuy nhiên, bạn không nên dùng OKR để đánh giá hiệu suất công việc của nhân viên bởi đây không phải công cụ hỗ trợ hoàn hảo trong xử lý công việc.

• Thang điểm từ 0 đến 1.0 OKR sẽ được tính như sau:
• Nếu đạt 0 là không hoàn thành mục tiêu của chiến lược OKR.
• Từ 0.6 – 0.7 là độ ổn định và đi đúng hướng khi thực hiện chiến lược.
• Nếu đạt kết quả 1 điểm là hoàn thành nhiệm vụ.

V. Các Cách Thiết Lập OKR Phù Hợp Cho Doanh Nghiệp

OKR được thiết kế để đạt mục đích đảm bảo rằng chính những nỗ lực tuân thủ của nhân viên và đóng góp vào các giá trị chung trong doanh nghiệp sẽ có ý nghĩa quan trọng tạo nên thành công cho tổ chức. Điều cuối cùng mà các nhà quản trị cần phải ghi nhớ đó là phải làm sao giúp nhân viên nhận thức được việc mà họ triển khai mỗi ngày sẽ ảnh hưởng đến sự thành công của doanh nghiệp trong hiện tại và tương lai.

1. Cách Thiết Lập Mục Tiêu (Object)

Mục tiêu (Object) được hiểu là sự miêu tả mang tính định tính về các kế hoạch, dự định mà doanh nghiệp có thể hướng đến tại một thời điểm nhất định. Khi thiết lập mục tiêu, doanh nghiệp cần đi tìm câu trả lời cho vấn đề: “Mức độ ưu tiên mà doanh nghiệp đang hướng đến hiện tại là như thế nào?, bên cạnh đó mục tiêu phải đem đến sự khích lệ đối với sự cố gắng của nhân viên và phải là mục tiêu có thể đạt tới.

Nói một cách đơn giản thì khi đặt mục tiêu cần phải là đề ra những mục tiêu mang tính thực tiễn và có thể giúp nhân viên trong công ty đạt được khả năng làm việc cao và hiệu quả hơn. Khi đặt mục tiêu cần phải đề ra lộ trình cụ thể để hoàn thành nó, thường sẽ rơi vào chu kỳ 3 tháng cho đến 6 tháng nhằm tránh trường hợp đặt mục tiêu rồi “bị quên” không thực hiện.

Đối với những nhà quản trị doanh nghiệp muốn đo lường và đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên tốt thì việc đặt mục tiêu một cách cụ thể và theo dõi chặt chẽ hiệu suất làm việc của từng nhóm là điều cần phải tiến hành một cách thường xuyên. Ngoài ra, khi xây dựng mục tiêu cho OKR, mọi người cần lưu ý một số đặc điểm dưới đây:

• Với mỗi một cấp độ trong công ty thông thường sẽ có từ 3-5 mục tiêu.
• Mục tiêu cần được xác định một cách cụ thể và không được “mập mờ”.
• Mục tiêu (Objective) cần được xác định nhằm hỗ trợ nhân viên vượt qua điều mà bản thân muốn làm và hoạt động hiệu quả hơn nữa.

2. Cách Thiết Lập Kết Quả Then Chốt (Key Result)

Những kết quả then chốt (Key Result) sẽ luôn đi liền với mỗi mục tiêu mà doanh nghiệp đã đặt ra. Mỗi một mục tiêu thông thường sẽ có từ ba đến bốn kết quả then chốt để có thể hỗ trợ đo lường quá trình thực hiện mục tiêu. Điểm quan trọng mà kết quả then chốt đem lại đó chính là chúng bảo đảm rằng mục tiêu có thể đo lường được thông qua dữ liệu.

Việc tạo nên kết quả then chốt là chìa khoá quan trọng để quyết định một mục tiêu đề ra có thành công hay không. Doanh nghiệp cần hạn chế tạo ra các kết quả then chốt mà kết quả đo lường không rõ, vì đây là những thông tin quan trọng nhất để giúp cho nhà quản lý có thể dựa vào khi triển khai các hoạt động và mục tiêu của công ty.

Việc đưa ra những kết quả then chốt sẽ giúp mỗi cá nhân, tổ chức hoàn thành tốt hơn mục tiêu đặt ra. Vì vậy, khi xây dựng Key result cần phải có sự hài hoà và phù hợp với mục tiêu giúp mọi người có thể triển khai công việc một cách nhanh chóng, thuận tiện. Doanh nghiệp nên kết hợp các chỉ số đo lường kết quả then chốt với các chỉ số đánh giá hiệu suất năng lực nhân viên khác như KPI để giúp hiểu sâu thêm tiêu chí của Key result nhằm tăng hiệu quả trong việc thực hiện mục tiêu của nhân viên.

Xem thêm: Khám Phá Bí Ẩn Công Nghệ Blockchain: Tiềm Năng Và Ứng Dụng Thực Tế Của Sự Đột Phá Này

Kết

Trên đây là toàn bộ nội dung thông tin về khái niệm OKR là gì, lợi ích và cách thức sử dụng chỉ số OKR phù hợp, hiệu quả với doanh nghiệp. Khi xây dựng mục tiêu trong OKR, các nhà quản trị cần xác định rõ ràng mục đích mà doanh nghiệp đang muốn hướng đến là gì để từ đó đảm bảo việc thực thi nhiệm vụ của nhân viên sẽ đi theo những giá trị cốt lõi đem lại lợi ích cho công ty.