SOẠN THẢO HỢP ĐỒNG TRONG KINH DOANH – NHỮNG ĐIỀU CẦN LƯU Ý

Nhu cầu và sự tồn tại của hợp đồng đã tăng lên trong những thập kỷ gần đây. Quay lại trước đây, có rất ít hợp đồng kinh doanh bằng văn bản, thậm chí nhiều giao dịch kinh doanh đã được thực hiện chỉ với một cái bắt tay. Giữa hai bên nếu có vấn đề phát sinh thì sẽ rất khó giải quyết. 

Hợp đồng ra đời đã có vai trò quan trọng trong những thỏa thuận kinh doanh và là biện pháp cũng như cơ sở giải quyết vấn đề. Vì vậy, người soạn thảo hợp đồng cần có trách nhiệm và những kỹ năng cần thiết. 

LÀM QUEN VỚI VIỆC VĂN BẢN HÓA MỌI THỨ

Mặc dù các thỏa thuận bằng miệng có thể hợp pháp và ràng buộc trong nhiều tình huống, nhưng chúng thường không có giá trị trước tòa án. Trong kinh doanh, hầu hết các thỏa thuận nên được lập thành văn bản ngay cả khi luật pháp không yêu cầu. Một thỏa thuận bằng văn bản ít rủi ro hơn một thỏa thuận miệng, bởi vì bạn có một tài liệu nêu rõ các quyền và nghĩa vụ của mỗi bên trong trường hợp nhầm lẫn hoặc bất đồng.

Two men shaking hands

TRÌNH BÀY RÕ RÀNG

Khi soạn thảo hợp đồng, bạn không nhất thiết phải ghi rõ ràng các điều luật thi hành, tuy nhiên các nội dung trong đó phải được rõ ràng, không dễ gây hiểu lầm hoặc hiểu sai. Hãy viết các câu ngắn, rõ, đánh số đoạn và tiêu đề đoạn để người đọc nắm được mình đang đọc về cái gì.

THỎA THUẬN VỚI ĐÚNG NGƯỜI

Đừng lãng phí thời gian để đàm phán một thỏa thuận kinh doanh với một người không đủ thẩm quyền, người phải thỏa thuận lại mọi thứ với sếp của họ. Nếu bạn cảm thấy rằng điều này đang xảy ra, hãy lịch sự nhưng kiên quyết yêu cầu được liên lạc với người phụ trách. Hãy chắc chắn rằng người mà bạn đàm phán có quyền quyết định và đảm bảo doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ của mình theo thỏa thuận. Nếu bạn không chắc chắn đó là ai, hãy hỏi rõ ràng. Trong một doanh nghiệp nhỏ, người đó có thể là một trong những chủ sở hữu; trong một tổ chức lớn hơn thì có thể là Tổng Giám đốc hoặc Giám đốc điều hành.

GHI CHÍNH XÁC TÊN CÁC BÊN THAM GIA HỢP ĐỒNG

Điều này rất quan trọng. Khi soạn thảo hợp đồng, bạn cần sử dụng tên pháp lý chính xác của các bên để rõ ràng ai chịu trách nhiệm thực hiện nghĩa vụ theo thỏa thuận (và bạn có quyền hợp pháp chống lại ai nếu xảy ra sự cố). Chẳng hạn, nếu một doanh nghiệp là một công ty TNHH, hãy xác định nó bằng tên hợp pháp chính xác của nó – bao gồm hậu tố Inc. hoặc Ltd. – không phải bằng tên của những người đang ký thỏa thuận cho doanh nghiệp.

ĐỀ CẬP CHI TIẾT

Soạn thảo hợp đồng nên nêu ra các quyền và nghĩa vụ của mỗi bên một cách chi tiết. Đừng bỏ qua bất cứ điều gì; nếu bạn chỉ thỏa thuận bằng lời nói nhưng không viết trong hợp đồng, nó sẽ không có hiệu lực. Trong luật hợp đồng, các thẩm phán chỉ có thể giải thích một thỏa thuận theo bản hợp đồng, chứ không phải từ những gì các bên nói với nhau. Nếu bạn quên không đề cập đến một vấn đề nào đó, bạn luôn có thể tạo một văn bản sửa đổi bổ sung. Hoặc, nếu bạn chưa ký thỏa thuận, bạn có thể viết tay thay đổi vào hợp đồng. 

GHI RÕ CÁC YÊU CẦU THANH TOÁN

Chỉ định ai thanh toán cho ai, khi nào thanh toán phải được thực hiện và các điều kiện để thực hiện thanh toán. Bạn biết đấy, tiền thường là một vấn đề gây tranh cãi, vì vậy phần này nên rất chi tiết. Dù bạn trả tiền theo đợt hay sau khi công việc hoàn thành, hãy liệt kê ngày, giờ và yêu cầu và nên đề cập cả phương thức thanh toán. 

THỎA THUẬN VỀ VIỆC CHẤM DỨT HỢP ĐỒNG 

Đây là mục khi soạn thảo hợp đồng bạn cần đặt ra các trường hợp theo đó các bên có thể chấm dứt hợp đồng. Chẳng hạn, nếu một bên liên tục quá hạn các công việc, bên kia sẽ có quyền chấm dứt hợp đồng mà không bị ràng buộc về mặt pháp lý vì vi phạm hợp đồng.

THỎA THUẬN VỀ VIỆC GIẢI QUYẾT SỰ CỐ

Viết vào thỏa thuận của bạn những gì bạn và bên kia sẽ làm nếu có sự cố. Bạn có thể quyết định rằng bạn sẽ xử lý tranh chấp của mình thông qua trọng tài hoặc hòa giải thay vì ra tòa, việc này chiếm rất nhiều thời gian và tiền bạc.

BÍ MẬT THÔNG TIN

Thông thường, khi một doanh nghiệp thuê một doanh nghiệp khác thực hiện một dịch vụ, doanh nghiệp kia cần tuyệt đối giữ bí mật đối với thông tin kinh doanh nhạy cảm. Thỏa thuận của bạn nên có những lời hứa lẫn nhau rằng mỗi bên sẽ giữ bí mật tuyệt đối mọi thông tin kinh doanh mà họ biết được trong khi thực hiện hợp đồng.