Số Hóa Tài Liệu: Giải Pháp Lưu Trữ Thông Tin Hoàn Hảo Cho Doanh Nghiệp

Số hoá tài liệu là phương thức chuyển đổi dữ liệu ngày càng được nhiều doanh nghiệp áp dụng bởi sự thuận tiện và tính bảo mật cao mà nó mang lại. Vậy số hoá tài liệu là như thế nào? Quy trình số hoá tài liệu gồm mấy bước? Những loại tài liệu nào cần số hóa? Cùng OES tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây nhé!

Xem thêm: Quy trình số hoá tài liệu e-Learning cho doanh nghiệp

I. Số Hóa Tài Liệu Là Gì?

Số hoá tài liệu là quá trình chuyển đổi những thông tin từ tài liệu giấy truyền thống thành dạng tài liệu mà máy tính có thể đọc, xử lý và lưu trữ được. Các tài liệu truyền thống như: hợp đồng, văn bản, chữ viết tay,… sẽ được chuyển đổi sang lưu trên máy chủ hay trên những nền tảng đám mây. Ở đây sẽ có vô số những khoảng không gian trống giúp bạn dễ dàng sắp xếp và lưu trữ tài liệu theo từng chuyên mục cụ thể mà không lo bị thất lạc hoặc mất cắp thông tin.

II. Tại Sao Số Hóa Tài Liệu Ngày Càng Được Ưa Chuộng?

1. Việc Chia Sẻ Tài Liệu Diễn Ra Nhanh Chóng, Dễ Dàng

Số hoá tài liệu giúp tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp đều có thể tiếp cận thông tin dễ dàng mà không cần phải vận chuyển tài liệu một cách thủ công. Việc nhanh chóng truy cập được vào tài liệu mỗi khi cần sẽ giúp tất cả các phòng ban xử lý công việc dễ dàng hơn, qua đó tăng hiệu suất hoạt động.

2. Tăng Tính Tin Cậy Và Bảo Mật Cho Tài Liệu

Một lợi thế hiển nhiên của việc số hóa tài liệu đó là tính bảo mật và tin cậy của thông tin được nâng cao một cách đáng kể so với hình thức lưu trữ truyền thống. Thông tin khi được lưu trữ online sẽ được bảo mật chặt chẽ, giảm thiểu rủi ro lạc mất dữ liệu hoặc bỏ quên. Điều này chắc chắn sẽ giúp việc tìm kiếm và lưu trữ lại tài liệu dễ dàng hơn rất nhiều.

3. Tối Ưu Hóa Không Gian Lưu Trữ

Đối với một doanh nghiệp vừa và nhỏ, việc lưu trữ tài liệu theo phương pháp truyền thống có thể chưa phải là một vấn đề lớn. Nhưng đối với những doanh nghiệp lớn đang trên đà phát triển, việc lưu trữ thông tin theo hình thức vật lý chắc chắn sẽ đòi hỏi không gian và diện tích không hề nhỏ. Và đến một lúc nào đó, lượng thông tin cần lưu trữ sẽ quá tải, vượt ra ngoài không gian lưu trữ hiện có của doanh nghiệp. Chính vì thế, số hóa tài liệu chính là giải pháp tuyệt vời để giải quyết tình trạng này. Tất cả được lưu trữ online một cách thuận tiện, không giới hạn không gian lưu trữ và mọi thứ đều được kiểm soát chặt chẽ.

Xem thêm: Xu thế số hóa đào tạo mới nhất cho doanh nghiệp

4. Góp Phần Bảo Vệ Môi Trường

Lưu trữ theo phương pháp truyền thống sẽ khiến doanh nghiệp tiêu tốn một lượng giấy đáng kể, hơn nữa giấy lại chủ yếu làm từ gỗ nên nếu doanh nghiệp nào cũng lưu trữ theo phương pháp này thì sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến môi trường. Đến khi tài liệu không còn sử dụng được nữa thì việc xả thải quá nhiều giấy cũng tác động tiêu cực tới môi trường sống xung quanh. Vì thế, số hóa tài liệu chính là điều cần thiết vì hình thức này vừa giúp lưu trữ hiệu quả, vừa giúp bảo vệ môi trường sống quanh ta.

III. Những Loại Tài Liệu Này Cần Số Hóa?

Trên thực tế không có một quy định hay giới hạn cụ thể nào về những tài liệu cần được số hóa. Miễn là doanh nghiệp thấy quan trọng thì tài liệu đó cần được số hóa. Dưới đây là những loại tài liệu mà OES nghĩ sẽ rất quan trọng đối với các doanh nghiệp:

• Hợp đồng thỏa thuận
• Hồ sơ nhân sự
• Hóa đơn, biên lai
• Thư từ chính thức.
• Giấy tờ tài chín

Để việc số hóa tài liệu diễn ra thuận lợi và dễ dàng, doanh nghiệp cần phân loại tài liệu từ mức “quan trọng” đến “kém quan trọng”. Điều này sẽ giúp chọn lọc những thông tin có giá trị và loại bỏ những thông tin không cần thiết, từ đó giúp tiết kiệm thời gian và nhân lực.

IV. Quy Trình Số Hóa Tài Liệu Bao Gồm Những Bước Nào?

1. Xác Định Mục Tiêu

Số hóa tài liệu là cách giúp doanh nghiệp lưu trữ tài liệu vừa an toàn vừa tiện lợi. Tuy vậy việc này sẽ tốn một khoản chi phí. Vì thế cần xác định mục tiêu rõ ràng trước khi số hóa để mang lại giá trị thực sự mà không tiêu tốn nhân lực và chi phí.

Một số mục tiêu mà doanh nghiệp có thể xác định cho doanh nghiệp của mình như: để dễ dàng chia sẽ, để đào tạo hay kinh doanh, để rút ngắn quy trình làm việc hay để phục vụ nghiên cứu.

2. Chuẩn Bị & Thu Thập Tài Liệu

Rõ ràng có rất nhiều tài liệu mà chúng ta không thể số hóa hết được. Vì vậy chỉ nên số hóa những tài liệu quan trọng và cần thiết nhất, những tài liệu hiếm, dễ mất, chỉ có 1 bản,…

Khi thu thập tài liệu để số hóa, doanh nghiệp có thể cân nhắc lựa chọn dựa trên những tiêu chí sau:

• Tại sao tài liệu này lại quan trọng?
• Những ai, bộ phận nào sẽ cần đến loại tài liệu này?
• Nếu không lưu trữ tài liệu này có ảnh hưởng gì không?

3. Lựa Chọn Thiết Bị

Lời khuyên là nên lựa chọn những thiết bị hay nền tảng cho phép số hóa nhiều tài liệu khác nhau với nhiều định dạng khác nhau. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp khi lưu trữ những tài liệu khác trong tương lai mà không gặp vấn đề định dạng không phù hợp.

4. Lựa Chọn Nhân Lực

Số hóa tài liệu là công việc sử dụng nhiều đến công nghệ, vì vậy hãy lựa chọn những nhân lực có khả năng tiếp cận và nhạy bén với công nghệ để đảm bảo tài liệu được số hóa được lưu trữ trong thời gian dài.

5. Chuẩn Bị Chi Phí

Số hóa tài liệu là hoạt động tiêu tốn chi phí khá lớn vì lưu trữ những tài liệu mật, tài liệu quan trọng của một doanh nghiệp. Doanh nghiệp sẽ phải bỏ ra những chi phí để mua các thiết bị chuyên dụng như: thiết bị scan, phần mềm nhận dạng,… Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần phải chuẩn bị thêm chi phí để đào tạo nguồn nhân lực thực hiện hoạt động số hóa. Chính vì thế, chuẩn bị chi phí là bước vô cùng cần thiết để doanh nghiệp có thể thực sự triển khai số hóa toàn diện.

Xem thêm: Làm thế nào khi chi phí số hóa bài giảng quá cao?

Kết

Có thể nói rằng số hóa tài liệu là hoạt động vô cùng quan trọng và cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp hiện nay. Trong hoạt động đào tạo, doanh nghiệp cũng có thể tiết kiệm rất nhiều chi phí bằng hoạt động số hóa bài giảng. Nếu doanh nghiệp của bạn chưa có nội dung số hóa hay đang mong muốn tìm kiếm một đơn vị uy tín để triển khai e-Learning, LMS và số hóa bài giảng, hãy liên hệ ngay OES – Công ty Cổ phần Dịch vụ Đào tạo Trực tuyến hàng đầu Việt Nam để nhận được tư vấn kỹ lưỡng nhất nhé!