Số hóa tài liệu E-learning chỉ trong 4 bước

Khi bắt đầu bước chân vào hành trình xây dựng và triển khai E-learning, một vấn đề mà các tổ chức, doanh nghiệp và trường học thường xuyên mắc phải chính là việc số hóa tài liệu truyền thống sang dạng kỹ thuật số để thuận tiện hơn cho việc học trực tuyến. Số hóa là gì, số hóa ra sao cho hiệu quả, OES sẽ đơn giản hóa quy trình này qua 4 bước dưới đây.

Xem thêm: Số hóa bài giảng E-learning thế hệ 4.0 : Triển vọng hay thách thức ?

Số hóa tài liệu đào tạo analog cũ luôn là một nhiệm vụ khó khăn. Nhưng đó là bước đầu tiên, quan trọng để hướng tới việc tận dụng nội dung đào tạo để chuyển đổi kỹ thuật số. Vậy theo chuyên gia eLearning của Skyguide, 4 bước số hóa tài liệu đào tạo hiệu quả  dẫn đến sự thay đổi trong cách thức kinh doanh của Skyguide là gì?

Số hóa tài liệu là gì?

Số hóa tài liệu là quá trình chuyển đổi các tài liệu truyền thống sang dạng kỹ thuật số, nhằm mục đích lưu trữ và đặc biệt là phục vụ cho việc học E-learning hiệu quả. Quá trình này đã và đang diễn ra trong nhiều tổ chức và doanh nghiệp kể từ khi thời đại công nghệ 4.0 bắt đầu phát triển mạnh mẽ.

Số hóa tài liệu đặc biệt tác động đến những doanh nghiệp đã tồn tại trong thời gian dài, trước cả khi các công cụ kỹ thuật số phổ biến. Họ có quá nhiều thông tin để lưu trữ, tài liệu truyền thống nhiều đến choáng ngợp, và quá ngại để bắt đầu chuyển đổi kỹ thuật số chừng ấy nội dung. Khi đó, nên số hóa tài liệu như thế nào?

Trong trường hợp của Skyguide, một công ty chuyên đào tạo và hỗ trợ kiểm soát viên không lưu và hướng dẫn các chuyến bay trên không phận Thụy Sĩ, số hóa tài liệu đào tạo cũ bằng video và hệ thống LMS mạnh mẽ tạo điều kiện cho chuyển đổi kỹ thuật số trong cách họ thực hiện nhiệm vụ đào tạo của mình.

Kể từ khi chuyên gia của Skyguide, Roland bắt đầu triển khai chiến lược eLearning mới, Skyguide đã giảm thời gian trong lớp học, giúp giải phóng người hướng dẫn cũng như giúp sinh viên dành nhiều thời gian hơn cho những thông tin quan trọng nhất.

Hãy cùng OES đánh giá phương pháp tiếp cận số hóa của công ty cũng như cách bạn có thể sử dụng các định dạng kỹ thuật số khác nhau trong chiến lược số hóa của mình nhé!

Xem thêm: 4 định dạng số hóa bài giảng E-learning do OES cung cấp

Bước 1: Thu thập tài nguyên

Đây là cách Roland mô tả bước đầu tiên trong cuộc hành trình số hóa bài giảng:

Tôi đã phát triển một cấu trúc để sử dụng LMS của chúng tôi trong một số lĩnh vực. Một là quản lý nội dung cho giảng viên. Để làm vậy, chúng tôi đã tạo không gian làm việc dành riêng cho các chuyên gia và người hướng dẫn. Mỗi không gian làm việc là một cơ sở nội dung riêng cho người hướng dẫn và nội dung có thể được phân phát tới bất kỳ kênh nào từ đó.

Có thể thấy, mấu chốt của bước đầu tiên chính là thu thập và phân loại thông tin dựa vào chính các chuyên gia của từng lĩnh vực. Cũng cần cung cấp cho họ các không gian, nền tảng làm việc riêng biệt để tránh việc nhầm lẫn giữa các tài liệu đã có, cùng với đó là các phương thức liên lạc để thuân tiện cho việc trao đổi tài liệu khi cần thiết.

Bước 2: Xây dựng phòng học ảo

Sau khi các chuyên gia và người hướng dẫn có không gian làm việc, họ có thể bắt đầu tạo các lớp học ảo, về cơ bản đây là một khóa học trên LMS. Lớp học trình bày cho người học tất cả nội dung mà họ cần phải học qua. Điều này bao gồm tài liệu học tập bao gồm tất cả các môn học chính của khóa học. Ngoài các bài học chính, các chuyên gia của chúng tôi cũng tập hợp các tài liệu bổ sung phù hợp để tự học hoặc sử dụng bên ngoài lớp học.

Xem thêm: 5 bước số hoá bài giảng E-learning trong đào tạo nhân viên mới của doanh nghiệp

Sau khi đã phân loại tài liệu và được số hóa với các chuyên gia, bước tiếp theo được chuyên gia Roland đưa ra là xây dựng các phòng học trực tuyến, nơi áp dụng trực tiếp những tài liệu đã hoàn thiện. Điều này có thể được thực hiện ngay trên chính LMS đã có sẵn của công ty, và các tài liệu nên được cập nhật và đưa lên hệ thống ngay khi có thể. Điều này vừa giúp người học nắm được quá trình học tập, vừa giúp những nhà đào tạo và quản lý khóa học trực tuyến không bị lẫn cũng như bỏ sót bất kì tài liệu học tập nào.

Bước 3: Đo lường, phân tích hiệu quả học tập

Tất nhiên, kiểm tra và xếp loại là một thành phần chính của đào tạo và đây là lĩnh vực mà các giảng viên quan tâm nhất. Việc lưu trữ quy trình kiểm tra và chấm điểm trên nền tảng kỹ thuật số giúp họ tiết kiệm một lượng lớn thời gian.

Với xu hướng số hóa thông tin như hiện nay, hệ thống phân tích báo cáo dữ liệu chắc không còn quá xa lạ gì với doanh nghiệp. Cũng như các phần mềm phân tích doanh số bán hàng, hệ thống phần mềm E-learning, cụ thể là hệ thống LMS cũng có chức năng báo cáo tương tự. Việc tận dụng tốt những hệ thống này giúp việc đánh giá chất lượng học tập tốt hơn, từ đó định hướng cho các bước phát triển E-learning về sau của nhà đào tạo.

Bước 4: Số hóa tài liệu đa dạng hơn bằng nhiều hình thức khác nhau

Sau đó, bất cứ khi nào có thể, chúng tôi cố gắng phát triển và chuyển đổi nội dung mà chúng tôi có trên giấy thành chuỗi eLearning, với phần giới thiệu, văn bản, liên kết, video, trò chơi tự học và những thứ tương tự.

Có thể làm được nhiều hơn thế ngoài lớp học khi bạn có các giải pháp kỹ thuật số, chúng tôi luôn cố gắng cung cấp tài liệu cốt lõi theo những cách thức hấp dẫn và đổi mới nhằm tiết kiệm thời gian cho người hướng dẫn và cải thiện trải nghiệm học tập cho sinh viên của chúng tôi.

Số hóa tài liệu không chỉ đơn giản là scan tài liệu giấy, hay gõ lại những nội dung trên giấy vào Word. Trong E-learning, để tăng hiệu quả tiếp thu và truyền đạt thông tin, có rất nhiều hình thức chuyển đổi nội dung sang dạng kỹ thuật số.

Doanh nghiệp có thể chuyển nội dung đào tạo sang dạng hình ảnh, ví dụ như Infographic, để tăng độ trực quan và thu hút sự quan tâm của người học với những nội dung được giảng dạy, phổ biến. Các bạn có thể tìm hiểu thêm về các bước tận dụng hình thức Infographic tại đây.

Bên cạnh chuyển đổi sang dạng văn bản hay hình ảnh thuần túy truyền thống, gần đây, xu hướng E-learning nghiêng nhiều về Video và Gamification – game hóa nội dung đào tạo hơn.

Xem thêm: Microlearning: 5 dạng video thường gặp trong chương trình đào tạo trực tuyến

Người học đang ngày càng ưa chuộng việc xem các video bài giảng E-learning. Với 30 tỉ người dùng hoạt động mỗi ngày trên các trang chia sẻ video, 5 tỉ video được chia sẻ mỗi ngày, 37% trong số 1 tỉ người dùng thiết bị di động xem video là chủ yếu; nhiều tổ chức triển khai video bài giảng của họ sử dụng hình ảnh và thông tin từ các nguồn khác trong khi đó cũng có nhiều doanh nghiệp tự tạo nội dung của chính doanh nghiệp. Trong trường hợp nào thì video bài giảng E-learning cũng giúp cải thiện và tối ưu trải nghiệm học tập của người học.

Còn Gamification, như chính tên gọi của nó, về cơ bản là việc chuyển đổi một nội dung sang hình thức trò chơi. Với sự thú vị và thu hút của mình, gamification đang không ngừng phát triển để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của người học hiện đại.

Xem thêm: Xu hướng Gamification trong số hóa nội dung – Một số mẹo và gợi ý triển khai

Sử dụng chiến lược gamification phù hợp giúp việc học trở nên toàn diện, dễ nhớ hơn và nó cũng giúp người học áp dụng kiến thức tốt hơn trong các tình huống công việc.

Chúc doanh nghiệp, tổ chức và trường học luôn thành công trong triển khai và xây dựng E-learning!

Hãy liên hệ ngay với OES – Công ty CP Dịch vụ đào tạo trực tuyến hàng đầu Việt Nam để được tư vấn chu đáo nhất về LMS cũng như số hóa bài giảng chuyên nghiệp và đào tạo trực tuyến e-Learning!