RÈN LUYỆN KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN TỐT ĐỂ LÀM VIỆC HIỆU QUẢ

Bạn có bao giờ tự hỏi làm thế nào mà một số người dường như có đủ thời gian để làm mọi thứ họ muốn, trong khi những người khác luôn hối hả hết nhiệm vụ này đến nhiệm vụ khác, và dường như lúc nào cũng trong trạng thái vội vã?

Liệu có phải khối lượng công việc của mỗi người chênh lệch nhau quá lớn? Có thể, nhưng nhiều khi không phải vậy, đơn giản vì họ có kỹ năng quản lý thời gian tốt và vì thế họ có thể làm bất cứ việc gì mà mình muốn.

Để trả lời câu hỏi kỹ năng quản lý thời gian là gì thì không quá khó, nhưng để áp dụng trong thực tế thì không phải điều dễ dàng. Thời gian đầu có thể bạn phải đầu tư một chút thì giờ để rèn sắp xếp lại và thay đổi thói quen làm việc nếu cần thiết . Nhưng một khi đã hoàn thành, bạn sẽ thấy rằng mọi việc bạn cần làm trong ngày, trong tuần hay trong tháng đều rất có trật tự.

1. Chìa khóa để có được kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả

Hiểu rõ sự khác nhau giữa khẩn cấp và quan trọng

Nhiệm vụ khẩn cấp yêu cầu sự chú ý ngay lập tức của bạn.

Nhiệm vụ quan trọng nếu không thực hiện chúng có thể gây hậu quả nghiêm trọng cho bạn hoặc người khác.

Ví dụ:

Trả lời điện thoại là khẩn cấp. Nếu bạn không nghe máy, bạn sẽ không thể biết được điều đối phương muốn nhắn tới.

Đi đến nha sĩ thường xuyên là rất quan trọng. Nếu không, bạn có thể bị bệnh về răng, hoặc các vấn đề khác. Nhưng việc này không khẩn cấp. Chỉ khi bạn đã quá lâu chưa đến nha sĩ và phát hiện mình bị đau răng thì lúc đó nó sẽ trở nên quan trọng.

Đón con đi học vừa khẩn cấp vừa quan trọng. Nếu bạn không ở đó đúng lúc, những đứa trẻ sẽ đợi ở sân chơi hoặc lớp học, lo lắng về việc bạn đang ở đâu.

Đọc email hài hước hoặc kiểm tra Facebook không phải là khẩn cấp cũng không quan trọng. Vậy tại sao nó là điều đầu tiên mà bạn làm mỗi ngày?

Sự khác biệt giữa khẩn cấp và quan trọng chính là chìa khóa để cải thiện kỹ năng quản lý thời gian, sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc hiệu quả.

Hãy xác định chính xác công việc khẩn cấp hay quan trọng rồi sắp xếp chúng theo ma trận Eisenhower sau đây:

Tuy nhiên, hãy nhớ rằng sức khỏe cũng rất quan trọng. Đừng chỉ vì bạn có nhiều việc phải làm, thì sẽ bỏ qua việc tập thể dục, đi bộ 10 phút hoặc dành thời gian để ăn uống và nghỉ ngơi là không quan trọng. Bạn không nên bỏ qua sức khỏe thể chất hoặc tinh thần để làm các hoạt động ‘khẩn cấp’ hơn.

Chú ý: Khẩn cấp và quan trọng không phải là trạng thái cố định. Vì vậy, bạn cần rà soát công việc thường xuyên để cập nhật chính xác.

2. Tips để có kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả

Chọn thời điểm tập trung cao độ

Tất cả chúng ta có thời gian trong ngày mà bản thân làm việc tốt nhất. Vì vậy hãy sắp xếp những nhiệm vụ khó khăn trong thời điểm đó.

Tuy nhiên, kỹ năng quản lý thời gian tốt là phải kiểm soát được toàn bộ thì giờ của mình. Hãy lên lịch những việc cần làm vào các thời điểm cụ thể, như các cuộc họp, hoặc một chuyến đi công tác.

Một lựa chọn hữu ích khác là hãy lập một danh sách các nhiệm vụ nhỏ quan trọng nhưng không khẩn cấp có thể được thực hiện trong mười phút lẻ giữa các cuộc họp: ví dụ như gửi email xác nhận ngày nghỉ của bạn chẳng hạn.

Không chần chừ mà hãy tìm động lực

Nếu một nhiệm vụ thực sự khẩn cấp và quan trọng, phải tiếp tục với nó.

Và nếu bạn cảm thấy mình đang kiếm cớ để không làm gì đó, hãy tự hỏi tại sao.

Bạn có thể nghi ngờ về việc liệu bạn có nên thực hiện nhiệm vụ này không. Có thể bạn đang nghĩ rằng đó chưa phải lựa chọn tốt nhất. Nếu vậy, hãy tìm sự đồng tình từ những người khác. Nói chuyện với đồng nghiệp hoặc người quản lý của bạn khi ở nơi làm việc, và với gia đình hoặc bạn bè ở nhà, cùng tìm xem liệu có cách nào khác có thể tốt hơn không.

Đừng cố gắng làm nhiều việc một lúc

Nói chung, mọi người trong số chúng ta đều không giỏi về multi-tasking, bởi vì bộ não của chúng ta cần phải tập trung.

Nhiều người tự tin mình có thể làm tốt multitasking và cho rằng như vậy mới là quản lý thời gian tốt. Tuy nhiên, sẽ tốt hơn nếu bạn hoàn thành một công việc trước khi chuyển sang công việc khác. Nếu bạn phải thực hiện nhiều nhiệm vụ khác nhau, hãy cố gắng nhóm chúng lại và thực hiện các nhiệm vụ tương tự liên tiếp.

Giữ bình tĩnh và để mọi thứ phát triển theo đúng khả năng

Có lẽ điều quan trọng nhất cần nhớ là giữ bình tĩnh. Cảm giác bị choáng ngợp bởi quá nhiều nhiệm vụ có thể khiến bạn bị stress, và tự hỏi làm sao khi mình không có kỹ năng quản lý thời gian. Hãy nhớ rằng thế giới chắc chắn sẽ không kết thúc nếu bạn không hoàn thành nhiệm vụ cuối cùng trong ngày và phải để nó đến ngày mai, trong khi bạn đã dành cho nó sự ưu tiên hợp lý.

Về nhà hoặc ngủ sớm, để chuẩn bị tốt cho ngày mai có thể là một lựa chọn tốt hơn nhiều so với việc đáp ứng đúng thời hạn tự đặt ra mà thậm chí không quan trọng lắm. Đó mới là những gì người có kỹ năng quản lý thời gian tốt sẽ làm. Một trong những nội dung quan trọng nhất của kỹ năng quản lý thời gian chính là cân bằng giữa làm việc và nghỉ ngơi.

Dành một chút thời gian để tạm dừng và đưa các ưu tiên trong cuộc sống của bạn vào to-do list, bạn sẽ thấy hiệu quả hơn rất nhiều.

Đừng quá sợ hãi trước khối lượng công việc đồ sộ hiện ra trước mắt, hãy bình tĩnh và sắp xếp chúng một cách chính xác rồi theo đó để hoàn thành. Có thể ban đầu chưa quen và bạn sẽ thấy phí thì giờ vào những việc sắp xếp tưởng như vô bổ, nhưng rồi bạn sẽ thấy thời gian làm cùng một lượng công việc so với trước đây được rút ngắn đi rất nhiều. Đó chính là một bước tiến lớn trong việc rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả.