Quy Trình Triển Khai E-Learning Cho Doanh Nghiệp Và Những Sai Lầm Phổ Biến Cần Tránh

Khi triển khai các dự án e-Learning cho doanh nghiệp của mình, nhiều đơn vị thường bắt đầu từ việc xây dựng phần mềm LMS vì lầm tưởng rằng đây là vấn đề cốt lõi. Song, đây quả là 1 sai lầm đáng tiếc bởi điểm mấu chốt nằm ở cách triển khai nội dung đào tạo e-Learning.

Nếu nền tảng LMS được ví như là cơ sở vật chất của lớp học thì khi ấy nội dung số hóa được ví như một người thầy. Thật vậy, nếu trang thiết bị của lớp học bình thường song có người thầy tốt thì việc dạy và học vẫn sẽ đạt hiệu quả cao. Ngược lại, dẫu cho cơ sở vật chất có tuyệt vời tới đâu mà người thầy không tốt, không giỏi thì việc học cũng chỉ giống như nước đổ lá khoai, tốn công vô ích.

Vì vậy, số hóa nội dung đào tạo là khâu vô cùng quan trọng, có tính quyết định tới sự thành công hoặc thất bại của chương trình đào tạo e-Learning cho doanh nghiệp.

Lưu ý:

Số hóa nội dung bài giảng hoàn toàn có thể được tiến hành song song và độc lập với quá trình chọn lựa LMS chứ không nên gộp chung vào cùng một gói thầu. Nếu khối lượng dữ liệu cần số hóa lớn, doanh nghiệp có thể tách lẻ các nội dung thành những gói thầu nhỏ riêng, sử dụng dịch vụ của 2-3 nhà cung cấp trong thời gian đầu để có thể đáp ứng về tiến độ và đánh giá sơ bộ chất lượng dịch vụ của các nhà cung cấp. Qua đó sẽ chọn lựa được đối tác chiến lược để thực hiện phần lượng lớn nội dung cần số hóa.

Xem thêm: Xu hướng e-Learning nửa cuối năm 2022: Thiết kế các chương trình L&D hiệu quả cao cho lực lượng lao động hybrid

Quy trình triển khai e-Learning

Trình tự triển khai e-Learning:

Khi đã chuẩn bị xong hệ thống phần mềm và các chế tài cần thiết, công ty nên triển khai e-Learning theo trình tự như sau:

Triển khai song song dự án e-Learning và số hóa nội dung.
Thử nghiệm.
Đánh giá.
Nhân rộng.

Xem thêm: Update các xu hướng đào tạo doanh nghiệp đáng chú ý nhất năm 2022

Câu chuyện Thực tế: Nhóm khách hàng khác nhau lựa chọn giải pháp e-Learning khác nhau

Trước đây, e-Learning được cho là sân chơi dành riêng cho các ông lớn, đặc biệt là khối FDI với công ty mẹ đặt tại nước ngoài. Để triển khai e-Learning, doanh nghiệp thường phải đầu tư đầu tư tối thiểu 500 triệu đồng mua hệ thống phần mềm cùng với việc bổ sung thêm hạ tầng server, nhân lực IT vận hành.

Ngày nay, với sự phát triển mạnh của nền tảng đám mây, những doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng có thể ứng dụng e-Learning vào quá trình đào tạo. Bằng cách thuê hệ thống theo lượng user (tức trả phí tương ứng theo số lượng tài khoản sử dụng), chi phí e-Learning được tối ưu hơn một cách rõ rệt. Đồng thời, nhờ giải pháp thuê phần mềm mà doanh nghiệp hoàn toàn có thể bắt đầu hay tiếp tục mở rộng, phát triển dự án e-Learning mà không phải tốn nhiều thời gian cũng như công sức để đầu tư thêm cho server mà đã tiến hành cài đặt, vận hành từ trước.

OES xin chia sẻ 1 số giải pháp phù hợp với tính chất và quy mô của từng doanh nghiệp:

1. Theo quy mô

Đối với doanh nghiệp có quy mô < 1000 nhân viên: Nên lựa chọn phương án thuê hệ thống theo số lượng user thực hàng tháng. Chi phí trung bình của phương án này hiện nay chỉ khoảng 25.000 – 30.000đ/user/tháng.

Đ với doanh nghiệp có quy mô > 1000 nhân viên: Có thể sử dụng được phương án thuê hệ thống theo số lượng user thực hàng tháng. Song với quy mô này, hoạt động đầu tư mua trọn gói nền tảng có thể sẽ tối ưu hơn về mặt chi phí, trung bình dao động từ khoảng 500 triệu tới 1,5 tỷ đồng/nền tảng, tùy thuộc vào quy mô cũng như những tính năng yêu cầu.

2. Theo tính chất công việc

Thông thường, có 2 loại phần mềm LMS khác nhau:

LMS cho đào tạo nhân sự nội bộ (thiên về quản lý đào tạo)
LMS cho kinh doanh khóa học trực tuyến (thiên về quản lý khách hàng và thanh toán khóa học).

Đối với ngân hàng hoặc các tổ chức cần bảo mật cao: Nên mua trọn gói hệ thống hoặc lựa chọn thuê hệ thống kiểu hybrid. Nghĩa là nền tảng code sẽ nằm ở server nhà cung cấp do nhà cung cấp quản lý tuy nhiên các data sinh ra trong quá trình vận hành nằm ở server của doanh nghiệp do doanh nghiệp tự quản lý, và doanh nghiệp sẽ không cần phải đầu tư một khoản phí mua nền tảng khá lớn ban đầu.

Đối với những doanh nghiệp sở hữu đội IT nội bộ và không có yêu cầu quá lớn về giao diện hay tính năng quản lý của hệ thống LMS: Doanh nghiệp nên cài đặt phần mềm LMS trên các mã nguồn mở free như Moodle, eDx…

Đối với những doanh nghiệp không có yêu cầu nhiều về tính năng quản lý và có số lượng truy cập lớn: Doanh nghiệp nên tự thiết lập hoặc chọn mua một hệ thống LMS trên nền tảng web 2.0 WordPress. Phương án này sẽ có chi phí rơi vào khoảng 50 – 200 triệu.

Xem thêm: Số hóa đào tạo hiệu quả cao cho doanh nghiệp

Những sai lầm phổ biến cần tránh

Việc chuyển đổi từ hình thức đào tạo truyền thống sang e-Learning cho doanh nghiệp luôn đòi hỏi nhiều sự chuẩn bị kỹ lưỡng song không vẫn không dễ tránh khỏi các sai lầm. Vậy đâu là các sai lầm mà tổ chức, doanh nghiệp thường gặp phải khi triển khai e-Learning và ta cần tránh điều gì để giúp quá trình này diễn ra được thuận lợi nhất?

Xem thêm: Top 5 định dạng số hóa bài giảng 2022 được doanh nghiệp ưa chuộng nhất

1. Thiếu sự phân tích khi đổi phương thức đào tạo

Tìm hiểu, phân tích thiếu kỹ lưỡng là 1 trong các sai lầm lớn nhất mà doanh nghiệp thường xuyên mắc phải khi triển khai chuyển đổi sang e-Learning cho doanh nghiệp. Những phương tiện tham gia vào e-Learning và hệ thống e-Learning là các yếu tố số một cần phải được cân nhắc chu đáo. Dễ thấy rằng đa số doanh nghiệp muốn triển khai e-Learning càng nhanh càng tốt song nếu lựa chọn sử dụng sai về công cụ cũng như nền tảng phần mềm e-Learning thì sẽ có thể khiến toàn bộ dự án đào tạo của doanh nghiệp thất bại.

Do đó, cần liệt kê ra các yêu cầu mà doanh nghiệp kỳ vọng ở hệ thống đào tạo e-Learning như: có tính năng thống kê lượng người học, dễ dàng tạo các bài kiểm tra, có báo cáo đánh giá tự động… và tìm kiếm các nhà cung cấp có khả năng đáp ứng đầy đủ các mong muốn ấy. Nếu có thể, doanh nghiệp hãy tham khảo các doanh nghiệp khác đã ứng dụng đào tạo e-Learning để có thêm nhiều thông tin đánh giá hữu ích về hệ thống mà họ đã hoặc đang sử dụng. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể yêu cầu nhà cung cấp trình bày 1 bản demo về phần mềm của họ để có được các trải nghiệm dùng thử hệ thống thực tế nhất.

2. Đội ngũ triển khai e-Learning cho doanh nghiệp thiếu kinh nghiệm

Có thể công ty của bạn đã sở hữu dày dặn kinh nghiệm trong việc tổ chức đào tạo trực tiếp truyền thống và tổ chức của bạn đã quá quen với các công việc ấy. Vậy liệu rằng khi chuyển sang e-Learning cho doanh nghiệp thì mọi thứ có còn dễ dàng như vậy hay không? Đáp án là chưa chắc. Doanh nghiệp có thể sẽ bị choáng ngợp bởi các phần mềm thiết kế bài giảng số hóa e-Learning với rất nhiều tính năng, thao tác tiện lợi cần phải tìm hiểu khi sử dụng. Chưa hết, doanh nghiệp sẽ cần phải đắn đo cân nhắc nội dung nào phải lược bớt, nội dung nào phải giữ lại để bài giảng e-Learning súc tích, không lan man, dài dòng. Cả đội ngũ đào tạo của doanh nghiệp có thể sẽ bị mất phương hướng và bối rối không rõ nên bắt đầu từ đâu, nên làm việc cùng nhau thế nào để đưa ra được 1 bài giảng e-Learning hoàn chỉnh trong thời gian ngắn nhất.

Xem thêm: Cách thức số hóa đào tạo giúp doanh nghiệp cắt giảm chi phí cơ hội

3. Dùng y nguyên nội dung của đào tạo truyền thống vào bài giảng đào tạo e-Learning mà không chỉnh sửa lại

Doanh nghiệp không thể sử dụng lại nội dung của bài giảng đào tạo truyền thống vào bài giảng e-Learning và cho rằng kết quả sẽ tốt và thuận lợi. Bởi với đào tạo trực tiếp, điều khiến học viên cảm thấy gắn kết được với bài học là sự truyền tải, tinh thần của giảng viên. Thế nhưng với e-Learning cho doanh nghiệp thì hình ảnh, video, các yếu tố khác để tương tác cùng với bài giảng mới là điều giúp tăng cường sự gắn kết của người học với nội dung đào tạo.

Doanh nghiệp có thể giữ nguyên chủ đề của bài học song nội dung bên trong thì cần phải được chỉnh sửa sao cho phù hợp với hình thức online. Giả sử, khi triển khai đào tạo truyền thống, một nội dung có thể cần giảng viên giảng trong khoảng 45 phút tới 1 tiếng, song khi đến với e-Learning thì thời lượng đó lại trở nên không còn phù hợp. Một bài giảng online kéo dài đến 45 phút sẽ khiến học viên khó tập trung theo dõi bài giảng từ đầu tới cuối.

Vì thế, doanh nghiệp cần phải có sự tinh chỉnh về nội dung đào tạo sao cho thích hợp với hình thức đào tạo mới.

Kết

Phía trên là 1 số điều doanh nghiệp cần chú ý khi thực hiện chuyển đổi từ hình thức đào tạo truyền thống sang hình thức đào tạo e-Learning cho doanh nghiệp.

Để được tư vấn cách thức triển khai, quý doanh nghiệp hãy liên hệ ngay với OES – OES – Công ty CP Dịch vụ Đào tạo Trực tuyến hàng đầu Việt Nam.