Phần Mềm ERP Là Gì? Lợi Ích Và Cách Thức Triển Khai ERP Hiệu Quả

ERP là một phần mềm quản trị doanh nghiệp được rất nhiều các nhà quản trị sử dụng rộng rãi trong hoạt động sản xuất và kinh doanh của mình và thu được những thành công nhất định. Nhưng không phải ai cũng biết cách vận dụng công cụ ERP để đạt được mục tiêu quản trị đặt ra.

Vì lẽ đó, trong bài viết ngày hôm nay, Cefacom sẽ giải đáp cụ thể với quý độc giả những thông tin phần mềm ERP là gì? Ứng dụng phần mềm này như thế nào để doanh nghiệp hoạt động hiệu quả?

Xem thêm: MBO Là Gì? 6 Bước Của Quy Trình Quản Trị Theo Mục Tiêu Tối Ưu

Phần Mềm ERP Là Gì?

Phần mềm ERP (Tên đầy đủ là Enterprise Resource Planning) nghĩa là một phần mềm sử dụng trong lập kế hoạch hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Phần mềm ERP có mục đích thay đổi tất cả những phần mềm hiện tại và giúp tối ưu hoá nhiều hoạt động khác nhau của doanh nghiệp.

ERP bao gồm quản lý tài chính, kế toán, marketing, quản lý quan hệ khách hàng (CRM) và hơn thế nữa.

Hiệu Quả Từ Phần Mềm ERP Mang Lại?

Phần mềm ERP giúp doanh nghiệp tạo nên một dòng chảy dữ liệu xuyên suốt giữa mọi hoạt động, nhu cầu và lộ trình của khách hàng. Không còn những công việc ghi chép thủ công hay chồng hồ sơ giấy tờ lưu trữ qua mỗi năm, phần mềm ERP đã cắt giảm tất cả các hoạt động mất thời gian cho doanh nghiệp trong quản trị.

Hiệu quả cao nhất của phần mềm ERP là tăng doanh thu và lợi nhuận cho doanh nghiệp thông qua sự tự động hoá về quy trình làm việc, chăm sóc khách hàng. Khi một nhân viên cập nhật thông tin vào hệ thống thì ngay lập tức những nhân viên có liên quan cũng sẽ được cập nhật thông tin theo dõi đơn hàng và khách hàng này.

Đồng thời, chủ doanh nghiệp cũng có thể nắm bắt thông tin này ở bất kì đâu và bất kỳ lúc nào. Phần mềm ERP giúp thông suốt quá trình bán hàng, giải quyết những vấn đề nảy sinh trong quá trình phục vụ khách hàng, qua đó cho biết rõ hiệu quả công việc và KPI đối với mỗi nhân viên.

Phần Mềm ERP Giúp Gì Cho Doanh Nghiệp?

1. Quản Lý Thông Tin Khách Hàng

Nếu không có phần mềm ERP, chúng ta chắc chắn vẫn đang vật lộn với nhiều loại hồ sơ, sổ sách và thông tin khách hàng từ những đơn vị quản lý khác nhau, cứ sau mỗi lần kiểm tra lại báo cáo tình hình mới cho cả nghìn khách. Dữ liệu vì thế mà chồng chéo, không có chứng nhận chất lượng, phức tạp và phân tán.

Giao diện phần mềm ERP giúp doanh nghiệp xử lý, phân tích và nhanh chóng truy cập vào dữ liệu khách hàng khi chúng cùng lúc xuất hiện trên một hệ thống. Bất kì ai có quyền cũng có thể truy cập và theo dõi thông tin khách hàng.

2. Quản Lý Quá Trình Sản Xuất, Cung Cấp Hàng Hóa, Dịch Vụ

Chức năng của ERP là giúp tự động xử lý trong quá trình sản xuất, cung cấp dịch vụ. Nó hỗ trợ đắc lực cho quản lý từ khâu chuẩn bị nguyên vật liệu, các bước sản xuất, chất lượng/số lượng thành phẩm, đóng gói, phân phối,… Tất cả quy trình này đều được thể hiện trên một hệ thống rất dễ quản lý, giảm chi phí đầu tư nhiều phần mềm hay nhân sự vận hành cho doanh nghiệp.

3. Kiểm Tra Chất Lượng, Quản Lý Dự Án

Chức năng của ERP là có thể tự quản lý toàn bộ quy trình kinh doanh và cung ứng dịch vụ. Nó hỗ trợ tối đa cho doanh nghiệp ở khâu cung cấp nguyên liệu, đến công đoạn chế biến, chất lượng/số lượng thành phẩm, sản xuất và tiêu thụ,… Mọi quy trình sản xuất sẽ được thực hiện trên một hệ thống rất dễ dàng quản trị và giảm thiểu chi phí cho các thiết bị hay nhân lực điều hành tại doanh nghiệp.

4. Kiểm Soát Thông Tin Tài Chính

Tất cả các thông tin sản phẩm sẽ được lưu trữ trên hệ thống ERP để doanh nghiệp quản lý tổng hợp được tất cả các công việc. Với tính tích hợp cao tất cả các khâu của quy trình sẽ được lập kế hoạch, bố trí nguồn lực và quản lý hiệu quả trên một phần mềm duy nhất.

5. Kiểm Soát Lượng Tồn Kho

Quản lý kho là một tính năng cực kĩ hữu ích của phần mềm ERP. Số lượng nguyên vật liệu nhập vào, thông tin kiểm kê về số lượng xuất kho, số lượng hàng tồn,… sẽ được hiển thị rõ ràng và chi tiết trên hệ thống. Những thông tin đó sẽ cho doanh nghiệp thấy đâu là sản phẩm mới, đâu là hàng “đóng băng”, việc nhập nguyên liệu vào lúc nào và bao giờ nhập là hợp lý. Qua đó, giúp giảm chi phí thuê kho, không gây thiệt hại kinh tế và tiết kiệm chi phí thuê người theo dõi.

6. Chuẩn Hóa Hoạt Động Về Nhân Sự

Chủ doanh nghiệp có thể theo dõi mọi hoạt động của nhân viên từ xa để xem xét hiệu quả làm việc và tốc độ hoàn thành KPI của mỗi người. Dù ở bất cứ bộ phận hoặc cơ sở sản xuất nào, công ty cũng có cái nhìn từ tổng thể đến chi tiết khi đánh giá năng lực của nhân viên. Từ đó có thể đưa ra chế độ lương, thưởng và quy chế xử phạt sao cho hợp lý.

Quy Trình Triển Khai Dự Án Phần Mềm ERP

Bước 1: Chuẩn Bị Cho Dự Án ERP

Doanh nghiệp cần xác định rõ vì sao mình cần triển khai phần mềm ERP, những lợi ích và rào cản khi ứng dụng phần mềm. Tiếp đó, doanh nghiệp cần đánh giá tình trạng hoạt động, bộ máy vận hành, quy trình làm việc hiện tại xem cần áp dụng ERP như thế nào, ở mức độ nào là hợp lý.

Bước 2: Lên Kế Hoạch Triển Khai Dự Án ERP

Doanh nghiệp cần hiểu được vì sao mình cần triển khai phần mềm ERP, các lợi ích và rào cản khi sử dụng phần mềm. Từ đó, doanh nghiệp cần đánh giá thực trạng tổ chức, bộ máy quản lý, môi trường công việc hiện tại xem cần triển khai ERP gì và ở mức bao nhiêu là phù hợp.

Bước 3: Kiểm Thử Và Đánh Giá Phần Mềm ERP

Cần có một bảng kế hoạch nêu cụ thể từng công việc, thời hạn thực hiện, nhân sự quản lý và vận hành, để vạch ra “con đường” khi triển khai ERP. Doanh nghiệp lúc này cần có những buổi thảo luận với bên phát triển sản phẩm phần mềm ERP, làm việc với các phòng ban và nhân sự được đào tạo về điều hành.

Bước 4: Triển Khai Hệ Thống

Khi tất cả đã sẵn sàng, phần mềm ERP sẽ được triển khai đồng bộ trên hệ thống và nhân sự của doanh nghiệp. Cần đảm bảo những nhân sự đã tham gia vào quá trình từ đầu sẽ tiếp tục sử dụng hệ thống để có được tính ổn định. Đào tạo cho nhân viên kỹ năng và chủ động trong quá trình vận hành phần mềm, doanh nghiệp cũng phải có sự phối hợp với đội ngũ support bán hàng nhằm kịp thời giải quyết những tình huống phát sinh.

Xem thêm: Mô Hình SaaS Là Gì? Mô Hình Phần Mềm Dẫn Đầu Xu Hướng Công Nghệ Cho Các Doanh Nghiệp

Kết

Hy vọng qua bài viết trên, doanh nghiệp có thể nắm bắt được những lợi ích của phần mềm ERP trong quản lý. Với sự trợ giúp của phần mềm ERP, doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý và hoạch định nguồn lực một cách hiệu quả.