Lưu Ý Triển Khai Hệ Thống LMS Cho Doanh Nghiệp Vừa Và Nhỏ

Làm cách nào để bạn tối ưu được chi phí, tăng doanh thu? Làm sao để bạn sắp xếp hợp lý việc đào tạo để nhân viên của bạn có thể dễ dàng học tập và giữ lại những kiến ​​thức chính? Làm cách nào để doanh nghiệp luôn theo kịp các yêu cầu tuân thủ, thay đổi và thực tế mới của đào tạo trực tuyến? Đó là những câu hỏi luôn được đặt ra khi bạn là chủ doanh nghiệp vừa và nhỏ. Để giải đáp những câu hỏi đó hãy cùng OES tìm hiểu chức năng LMS, lợi ích và cần cân nhắc những gì khi lựa chọn hệ thống LMS cho doanh nghiệp vừa và nhỏ!

Xem thêm: Số hóa bài giảng e-Learning là gì? Chức năng số hóa bài giảng đối với doanh nghiệp

Hệ Thống LMS Là Gì?

Hệ thống LMS (Learning Management System) hiểu đơn giản là hệ thống quản lý đào tạo trực tuyến. Hiện nay, LMS đang được rất nhiều những doanh nghiệp vừa và nhỏ tin dùng cho triển khai và quản lý công tác đào tạo nguồn nhân lực. Với việc sở hữu nhiều ưu điểm khác biệt và những lợi ích tuyệt vời, phần mềm LMS hiện nay đã trở thành sự lựa chọn không chỉ cho các công ty lớn mà còn ở cả những doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Chức Năng Của Hệ Thống Đào Tạo Trực Tuyến LMS Dành Cho Doanh Nghiệp Vừa Và Nhỏ

Khi sở hữu riêng cho mình một hệ thống LMS, doanh nghiệp sẽ không cần tốn thêm chi phí thuê ngoài chương trình đào tạo như trước. Bên cạnh đó doanh nghiệp vẫn có thể sử dụng lại tất cả nội dung đó nhiều lần nếu cần, từ đó giúp tiết kiệm đáng kể ngân sách.

Hệ thống LMS cũng giúp bạn cung cấp các giải pháp e-Learning lý tưởng cho môi trường làm việc từ xa, sắp xếp hợp lý chương trình đào tạo của mình. Thêm vào đó, phần mềm LMS làm cho các môn học phức tạp, như đào tạo về nội quy, kiến thức chuyên môn dễ theo dõi và dễ giảng dạy hơn.

Hiện nay có rất nhiều giải pháp LMS trên internet, cung cấp hàng loạt các tính năng không cần thiết cho việc đào tạo doanh nghiệp vừa và nhỏ. Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng nhà cung cấp đã chọn có thể cung cấp tất cả các tính năng LMS cần thiết để phát triển. Bên cạnh đó doanh nghiệp cũng cần đảm bảo rằng họ không lén lút sử dụng bất kỳ tính năng không cần thiết để làm tăng giá thành.

Xem thêm: Tất tần tật từ A đến Z về hệ thống LMS mà bạn cần biết

10 Tính Năng Cần Có Trong Hệ Thống LMS Cho Doanh Nghiệp

Việc đi tìm kiếm hệ thống LMS lý tưởng cho doanh nghiệp nhỏ sẽ tốn nhiều công sức quý báu và thời gian. Trước khi chọn một hệ thống LMS cho doanh nghiệp vừa và nhỏ chất lượng uy tín, hãy đặt ra những tiêu chí mà hệ thống LMS đó sẽ cung cấp, để đảm bảo rằng đối tác của bạn sẽ đáp ứng đủ 10/10 các tính năng đó.

1. Quy Trình Đăng Nhập Dễ Dàng

Doanh nghiệp nhỏ đào tạo chắc chắn đơn giản và dễ dàng hơn những doanh nghiệp lớn. Ví dụ như ở doanh nghiệp vừa và nhỏ, doanh nghiệp sẽ không cần người chuyên phụ trách mảng đào tạo. Trong khi đó ở công ty lớn hơn, thường là Giám đốc Đào tạo hoặc Giám đốc Nhân sự sẽ chịu trách nhiệm tạo tài khoản đào tạo cho nhân viên để sử dụng.

Chính vì thế, một hệ thống LMS cho phép người dùng tự đăng ký tài khoản hoặc sở hữu tính năng thêm người dùng sẽ là một lựa chọn phù hợp hơn cả. Sự đơn giản nên là yếu tố được đặt lên hàng đầu; chỉ cần vài cú click chuột là phần mềm đã sẵn sàng để sử dụng.

2. Có Khả Năng Hỗ Trợ Nhiều Định Dạng Nội Dung 

Việc đào tạo doanh nghiệp vừa và nhỏ nên đa dạng nội dung và không nên lặp đi lặp lại. Chính vì thế, hệ thống LMS tốt nhất cho doanh nghiệp vừa và nhỏ cần có khả năng hỗ trợ nhiều loại nội dung truyền thông khác nhau: Từ tài liệu Word, PDF hay bất kỳ định dạng trình bày PowerPoint đến Microlearning, video…

Định dạng nội dung đào tạo doanh nghiệp càng đa dạng và phong phú bao nhiêu thì mức độ hiệu quả của khóa học lại càng cao bấy nhiêu.

3. Nhận Chứng Chỉ Dễ Dàng Và Gia Hạn Thời Gian Khóa Học

Ai cũng thích được khen ngợi về thành tích của họ. Đó là bản chất sẵn có của con người.

Chính vì vậy khi nhân viên của bạn kết thúc một khóa học nào đó, bạn có thể trao tặng cho họ một chứng chỉ để đánh dấu quá trình học tập. Từ đó, nhân viên của bạn sẽ thấy được quan tâm và tôn trọng ; dần dần trở nên hữu ích cho mọi việc, từ theo dõi tiến độ đào tạo đến đạt được mục tiêu đề ra. 

Hãy ưu tiên lựa chọn hệ thống LMS cho phép bạn dễ dàng khởi tạo những chứng chỉ điện tử cho nhân viên khi họ hoàn thành một tiến độ nhất định. Bên cạnh đó, hệ thống LMS này cũng cần có khả năng cho phép gia hạn khóa học theo thời gian bạn mong muốn.

4. Khuyến Khích Tinh Thần Làm Việc Nhóm Của Nhân Viên

Một nghiên cứu của Gallup cho thấy rằng việc kết hợp giữa phương pháp học tập trực tuyến và có người hướng dẫn mang tới hiệu quả rất cao, vì LMS cho phép mọi người tương tác và kết nối với nhau trong suốt quá trình trực tuyến.

Mọi người sẽ có xu hướng thích học cùng nhau hơn, đặc biệt là trong xu hướng bùng nổ của làm việc từ xa và online ngày nay. Do đó, một phần mềm LMS cung cấp khả năng tương tác nhóm cao trong quá trình đào tạo sẽ là một lựa chọn tuyệt vời cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Xem thêm: Khóa học kỹ năng làm việc nhóm

5. Báo Cáo Và Theo Dõi Tiến Độ

Báo cáo và theo dõi tiến độ sẽ vô giá trị nếu bạn không thể xem được cách người học tương tác với hệ thống đó cho dù nó là hệ thống đào tạo tốt nhất trên thế giới. Vì thế, bạn cần chú ý đến khả năng cung cấp báo cáo và theo dõi tiến độ học tập của nhân viên trong phần mềm LMS định lựa chọn.

Bạn cần có được thông tin chi tiết và đầy đủ về khóa đào tạo trực tuyến của mình cũng như khả năng tạo báo cáo riêng về mọi thứ diễn ra bên trong trung tâm e-Learning của bạn. Điều này giúp bạn dễ quản lý và cũng sẽ đơn giản hóa khi tiếp nhận và xử lý phản hồi của nhân viên.

6. Khả Năng Tương Thích Cho Thiết Bị Di Động

Một hệ thống LMS tốt là hệ thống có khả năng tương thích tốt với thiết bị di động. Hiện nay, hầu hết các giải pháp LMS chỉ đang được tối ưu cho máy tính chứ không phải thiết bị di động.

Hầu hết nhân viên công sở hiện nay dành không dưới 8 tiếng trước màn hình máy tính mỗi ngày. Sẽ vô cùng mệt mỏi nếu họ phải dành thêm vài tiếng nữa để tham gia vào các khóa học đào tạo trực tuyến. Nhưng nếu họ có thể được đào tạo trên chính chiếc điện thoại di động sử dụng hàng ngày, họ sẽ cảm thấy thoải mái và mong muốn tham gia vào các khóa đào tạo trực tuyến nhiều hơn.

Vì vậy, hãy đảm bảo LMS của bạn có thể cung cấp trải nghiệm đào tạo dễ dàng và mượt mà trên thiết bị di động liên tục, phù hợp với lịch trình của nhân viên.

7. Hỗ Trợ Kỹ Thuật Tốt Khi Có Vấn Đề

Hệ thống LMS cho doanh nghiệp vừa và nhỏ sẽ có cả bao gồm thân thiện, hỗ trợ kỹ thuật nhanh chóng và có thể làm việc với bạn để giải quyết các mối quan tâm của bạn đây là 1 sự lý tưởng phải có. Khi quyết định hợp tác bạn nên hỏi xem có tính thêm phí phụ thu cho các dịch vụ hỗ trợ khi gặp vấn đề hay không trong quá trình đi lựa chọn hệ thống LMS.

Một hệ thống LMS hữu ích cho doanh nghiệp vừa và nhỏ cần cung cấp sự hỗ trợ kỹ thuật nhanh chóng và kịp thời mỗi khi có sự cố hay vấn đề xảy ra. Khi quyết định hợp tác hay sử dụng phần mềm từ đối tác, hãy thảo luận rõ ràng về việc này xem doanh nghiệp của bạn có phải tính thêm phụ phí cho các dịch vụ hỗ trợ khi gặp vấn đề hay không.

Các Lợi Ích Hoàn Hảo Của Hệ Thống LMS Cho Doanh Nghiệp Vừa Và Nhỏ

1. Nền Tảng LMS Giúp Tiết Kiệm Chi Phí Và Thời Gian Sử Dụng

Theo như ước tính, doanh nghiệp có thể tiết kiệm tới 45% tổng thời gian khi triển khai hệ thống LMS cho đào tạo nhân viên so với hình thức đào tạo truyền thống.

Doanh nghiệp thường cho rằng việc triển khai một nền tảng LMS là tốn kém và không cần thiết, nhưng khi so sánh với 45% thời gian tiết kiệm cho công việc, con số triển khai kia lại trở nên vô cùng nhỏ bé. Nhờ vào tính đồng bộ và nhất quán, hệ thống LMS sẽ cho phép toàn bộ doanh nghiệp vận hành và duy trì hoạt động đào tạo theo một quy chuẩn chung, tối ưu hiệu quả đào tạo và năng suất làm việc chung. Chính vì thế, hệ thống LMS sẽ là lựa chọn giúp tối ưu thời gian cho nhân viên và cả đội ngũ ban lãnh đạo của doanh nghiệp.

Xem thêm: 4 Lợi ích của việc tích hợp Zoom với LMS mà doanh nghiệp cần biết

2. Cải Thiện Năng Suất Làm Việc Của Nhân Viên 

Ngày nay, các tổ chức không cần thiết phải sử dụng giảng viên trong hoạt động đào tạo doanh nghiệp như trước mà thay vào đó có thể lựa chọn số hóa bài giảng trên các nền tảng nền tảng LMS hoặc e-Learning để tối ưu hóa quy trình L&D. Hệ thống LMS dành riêng cho doanh nghiệp giúp cung cấp nền tảng đào tạo trực tuyến cho nhân viên, thực hiện các bài training nhằm nâng cao chất lượng hiệu quả và chất lượng nhân sự. 

3. Khả Năng Mở Rộng Quy Mô

Phổ biến nội dung và quản lý người dùng sẽ thực sự khó khăn nếu không có sự hỗ trợ của LMS. Với các tính năng đã nêu trên cùng những lợi ích mà nền tảng LMS mang lại, doanh nghiệp có thể mở rộng quy mô và phát triển mạnh mẽ với tốc độ nhanh chóng. Bên cạnh đó, một hệ thống LMS được triển khai tốt cũng sẽ cho phép các tổ chức, doanh nghiệp tinh gọn quản lý người dùng và nội dung mà không cần quản trị viên. 

4. Cung Cấp Và Quản Lý Dữ Liệu Trong Quá Trình Đào Tạo

Nền tảng LMS tốt là một nền tảng có khả năng cung cấp số liệu và phân tích về L&D của doanh nghiệp. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tải xuống và trích xuất dữ liệu nhằm đánh giá hiệu quả đào tạo hiện tại và định hướng những nhu cầu đào tạo trong tương lai.

Xem thêm: 8 điều cần cân nhắc hàng đầu khi lựa chọn phần LMS cho doanh nghiệp

5. Khả Năng Giải Quyết Vấn Đề Của Khách Hàng

Nền tảng LMS là công cụ tuyệt vời giúp cải thiện kỹ năng giải quyết vấn đề của nhân viên khi hỗ trợ khách hàng. Nhân viên hoàn toàn có thể tận dụng các khóa học đào tạo để tích lũy kinh nghiệm cũng như nâng cao khả năng giải quyết vấn đề hay nhu cầu cho khách hàng.

6 Điều Nên Cân Nhắc Hàng Đầu Khi Lựa Chọn Hệ Thống LMS Cho Doanh Nghiệp

1. Trải Nghiệm Người Dùng

Hiện nay có rất ít tổ chức chú trọng vào việc cải thiện trải nghiệm người dùng trong quá trình sử dụng LMS. Vậy nhưng trên thực tế, đây là yếu tố quan trọng nhất quyết định đến hiệu quả triển khai đào tạo trong doanh nghiệp.

Một hệ thống LMS với trải nghiệm người dùng tốt có thể tăng độ thu hút và khuyến khích người học tương tác nhiều hơn trong quá trình đào tạo, tăng lượt onsite cho doanh nghiệp khi cần. Trái lại, một hệ thống thiếu đi những tính năng quan trọng hoặc quá trình thao tác quá khó hiểu và cồng kềnh sẽ mang đến sự kém hiệu quả trong quá trình đào tạo. Do vậy, khi lựa chọn sử dụng một hệ thống LMS cho doanh nghiệp, bạn cần chú ý tới trải nghiệm người dùng từ admin đến những nhân sự tham gia vào quá trình đào tạo.

Xem thêm: 5 dấu hiệu cho thấy sự cần thiết của LMS cho đào tạo doanh nghiệp

2. Chọn Lọc Các Tính Năng Một Cách Khôn Ngoan

Nếu trải nghiệm người dùng là một trong những điều cần xem xét hàng đầu khi lựa chọn một hệ thống LMS cho doanh nghiệp thì lựa chọn các tính năng khôn ngoan là sự đảm bảo cầm thiết cho việc vận hành hệ thống đó thành công.

Doanh nghiệp cần vạch ra những mục tiêu và quy trình đào tạo để từ đó xây dựng nên định hướng vận hành phù hợp cho hệ thống LMS và thiết lập các tính năng phù hợp. Việc này sẽ đảm bảo cho doanh nghiệp không mất thêm chi phí khi phải tích hợp thêm các chức năng dư thừa nhưng lại không phù hợp với mục tiêu đào tạo ban đầu.

3. Đặt Tích Hợp Tính Năng Thành Ưu Tiên Hàng Đầu

Các doanh nghiệp cần ưu tiên tích hợp các tính năng bổ trợ bên cạnh LMS để hoạt động đào tạo ngày càng hiệu quả và phát triển. Mỗi giải pháp phần mềm khác nhau tạo thành một phần của hệ sinh thái hoạt động đồng bộ với nhau nhằm tự động hóa các tác vụ và cải thiện quy trình làm việc. Brandon Hall phát hiện ra rằng 75% các tổ chức vừa và nhỏ và 87% các tổ chức lớn cho rằng việc tích hợp LMS là ưu tiên hàng đầu khi họ triển khai nền tảng LMS. Việc sở hữu một hệ thống LMS tích hợp với hệ thống nhân sự là điều rất quan trọng để phát triển nguồn nhân lực chất lượng cao cho doanh nghiệp. Điều này sẽ đảm bảo rằng việc tiếp cận dễ dàng và nhanh chóng cho nhân viên của họ.

Xem thêm: 7 ứng dụng LMS cho phép tích hợp phần mềm tốt nhất cho doanh nghiệp

4. Cách Thức Định Giá Khi Xây Dựng Hệ Thống

Hiện nay, có rất nhiều công ty, tổ chức triển khai nền tảng LMS cho doanh nghiệp nhưng lại không có một mức giá chung phù hợp với tất cả các ngành ứng dụng LMS. Điều này khiến các doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc so sánh giá từ các nhà cung cấp để đưa ra lựa chọn một nền tảng LMS phù hợp.

Việc định giá còn tùy theo yêu cầu tính năng và nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp cần xác định mục tiêu sử dụng chính và các lộ trình phát triển dự kiến trong tương lai khi bắt đầu triển khai sử dụng một hệ thống LMS.

Các yếu tố khác để doanh nghiệp nên xem xét khi định giá nền tảng LMS của nhà cung cấp bao gồm:

• Có giới hạn nội dung hoặc khóa học được tải lên hệ thống không?
• Có bao nhiêu thành viên được cấp quyền Admin?
• Thời hạn kết thúc của hợp đồng là bao lâu?
• Các chính sách hủy vi phạm là gì?

5. Khung Thời Gian Khi Triển Khai

Khung thời gian triển khai LMS sẽ phụ thuộc vào độ phức tạp và các tính năng tích hợp mà doanh nghiệp yêu cầu.

Việc công bố nhanh chóng, đơn giản cũng phụ thuộc vào quy trình nội bộ của công ty đó. Các mốc thời gian triển khai là điều mà luôn được các doanh nghiệp đặt câu hỏi và đem so sánh các nhà cung cấp nền tảng LMS. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp hình dung rõ ràng về mức độ hiệu quả và sự đáp ứng theo lộ trình mà doanh nghiệp mong muốn.

6. Khả Năng Mở Rộng, Tính Bảo Mật Và Độ Tin Cậy

Ba yếu tố quan trọng: khả năng mở rộng, tính bảo mật và độ tin cậy có thể ảnh hưởng đến hoạt động của các chương trình đào tạo trong doanh nghiệp. Vì vậy, khi lựa chọn một hệ thông LMS, hãy xem xét và cân nhắc kỹ càng về 3 yếu tố đó để nền tảng được vận hành một cách có hiệu quả. Từ đó, doanh nghiệp sẽ biết được liệu hệ thống LMS đó có phù hợp với định hướng phát triển của doanh nghiệp hay không.

Kết

Như vậy, bạn đã hiểu rõ về tầm quan trọng, chức năng LMS, lợi ích và cần cân nhắc những gì khi lựa chọn hệ thống LMS cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. Đọc xong bài viết này, bạn có thể đưa ra quyết định sáng suốt nhất về giải pháp thực sự phù hợp với doanh nghiệp của mình.

Sở hữu đội ngũ chuyên gia có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực về đào tạo và số hóa, OES đã nghiên cứu và sản xuất ra SkillHub – Ngân hàng khóa học kỹ năng mềm online cho doanh nghiệp. Với châm ngôn đặt người học làm trung tâm, SkillHub không chỉ đưa vào các khóa học đơn giản, những tình huống thực tế, những ví dụ cụ thể mà còn đưa vào đó những định dạng thú vị như Games, Quiz, trắc nghiệm hay Slides… cực kỳ dễ dàng áp dụng vào công việc ngay sau khi học.

Nếu doanh nghiệp đang phân vân chưa biết lựa chọn một phần mềm LMS phù hợp và chất lượng tốt, hãy liên hệ ngay với OES – Công ty CP Dịch vụ Đào tạo Trực tuyến hàng đầu Việt Nam để nhận được tư vấn kỹ lưỡng nhất về LMS ngay hôm nay!