Hệ thống đào tạo trực tuyến gồm những chi phí gì và tối ưu chi phí ra sao?

Hệ thống quản lý đào tạo trực tuyến LMS (Learning Management System) là phần mềm cho phép triển khai, quản lý và vận hành hệ thống tài liệu, dữ liệu đào tạo cho các chương trình giáo dục trực tuyến E-learning. Có thể nói, hệ thống E-learning LMS là một phần không thể thiếu trong giải pháp E-learning. Vậy triển khai LMS bao gồm những chi phí gì? Làm cách nào để tối ưu các khoản chi phí của chúng?

Các khoản chi phí của hệ thống đào tạo trực tuyến LMS

1. Chi phí thiết lập và đăng kí tài khoản

Chi phí thiết lập hệ thống E-learning LMS khá đa dạng, phụ thuộc vào chủng loại, tính năng, add-on (chương trình bổ sung) và phiên bản cập nhật. Tùy vào các nhà cung cấp mà bạn sẽ phải đóng khoản phí này một lần duy nhất hoặc đóng định kì theo tháng/theo năm. Ngoài ra, nếu muốn sử dụng thêm một số tính năng hỗ trợ, chẳng hạn như hỗ trợ qua email và điện thoại thì bạn sẽ phải trả thêm các khoản phí tương ứng.

Nhìn chung, khoản tiền mà bạn phải bỏ ra để thiết lập hệ thống là không hề nhỏ, do vậy bạn cần liệt kê các chức năng mà bạn mong muốn trước, theo thứ tự ưu tiên dựa vào khoản ngân sách cố định ban đầu. Đọc các review của khách hàng đã từng sử dụng hệ thống LMS từ nhà cung cấp mà bạn quan tâm cũng là điều vô cùng cần thiết.

2. Chi phí bình quân đầu người

Hiện nay trên thị trường có một số nền tảng LMS yêu cầu chi phí theo lượng người sử dụng hay số lượng tài khoản. Chi phí này áp dụng với các tổ chức thuê hệ thống E-learning trong một khoảng thời gian nhất định, khi doanh nghiệp không có nhu cầu sử dụng giải pháp E-learning lâu dài và thường xuyên, hoặc doanh nghiệp ít nhân viên.

Chi phí của loại hình thuê bao được tính dựa trên thời gian sử dụng và số lượng tài khoản mở cho học viên. Bên cạnh đó, tổ chức phải trả thêm chi phí trong trường hợp họ muốn tiếp tục sử dụng hệ thống sau khi hết thời hạn cho thuê.

->>>> Hệ thống E-learning LMS có những cách định giá nào?

3. Chi phí duy trì

Phát triển giải pháp E-learning, đặc biệt là hệ thống E-learning LMS không đơn giản chỉ kéo dài trong một vài ngày. Bạn cần bỏ ra một khoản chi nhất định cho việc duy trì và bảo trì hệ thống để học viên có được những trải nghiệm tốt nhất. Chi phí này sẽ chiếm khoảng 15-20%.

Chi phí này xảy ra khi các tổ chức thuê hệ thống từ nhà cung cấp dịch vụ, sau đó vì số lượng học viên tăng lên nên cần mua thêm tài khoản và mật khẩu cho họ học hoặc khi tổ chức cần nâng cấp và thêm một số tính năng để phục vụ nhu cầu đào tạo.

4. Chi phí nhân sự

Để đảm bảo hệ thống LMS hoạt động mượt mà, chắc chắn bạn sẽ cần một đội ngũ thường trực phải kể đến như: nhân viên IT, nhân viên cập nhật nội dung,.. Ngoài ra, bạn sẽ cần những nhân sự để hỗ trợ học viên sử dụng dụng hệ thống, hỗ trợ giải đáp thắc mắc, etc.

5. Chi phí khác

Bên cạnh 4 loại chi phí trên, bạn cần quan tâm đến nhiều khoản phát sinh khác, phải kể đến như chi phí cấp giấy phép và chi phí thuê chuyên gia phát triển nội dung.

Chi phí cấp giấy phép

Trong một vài trường hợp, nhà cung cấp LMS đòi hỏi bạn phải trả một khoản tiền cho việc sử dụng giấy phép định kì, thường sẽ thu theo năm. Do vậy, để tránh các khoản phát sinh không mong muốn, bạn cần xác nhận xem hệ thống E-learning LMS mà bạn lựa chọn sẽ thu phí một lần hay cần trả phí gia hạn cho giấy phép. Nếu phải gia hạn, hãy tìm hiểu kĩ lưỡng về chi phí và tần suất mà bạn phải trả.

Chi phí thuê chuyên gia phát triển nội dung

Để lên được nội dung cho bài giảng điện tử và cập nhật thường xuyên, bạn phải hiểu rõ người nghe của mình và từ đó xây dựng thông điệp mà mình muốn truyền tải. Trong khuôn khổ trường học, việc xây dựng nội dung chắc chắn không làm khó được các giảng viên, tuy nhiên, khi nói đến thiết kế bài giảng E-learning, nhiều giảng viên và nhà trường cũng phải “bó tay”. Bởi vì để thiết kế được một bài giảng E-learning hấp dẫn, thú vị, với những tính năng hiện đại đòi hỏi người có chuyên môn cao.

->>>> Bạn đang kiếm tìm phẩm chất gì ở một nhà cung cấp dịch vụ thiết kế bài giảng E-learning?

Tips tối ưu hóa các khoản chi phí ẩn của LMS

1. Xác định những nguồn lực bạn đã có

Có nhiều lý do tại sao bạn nên xác định những “nguồn tài nguyên” của mình trước khi chọn nền tảng LMS. Đầu tiên và quan trọng nhất, nó sẽ giúp bạn xác định các tính năng LMS mà bạn sẽ cần, dựa trên các trường hợp sử dụng. Tài liệu học trực tuyến cũng sẽ chỉ ra những dịch vụ hỗ trợ và tài nguyên bổ sung nào bạn còn thiếu. Ví dụ, bạn đã có mọi thứ để tạo khóa học E-learning, nhưng các công cụ, tiện ích bổ sung và hỗ trợ CNTT của bên thứ ba là điều cần thiết cho việc thiết kế bài giảng E-learning nhiều tương tác. Cuối cùng, bạn không thể kiểm tra nền tảng LMS mới của mình nếu bạn không có nội dung eLearning hiện có. 

2. Xác định mục tiêu

Trước khi chọn bất kì hệ thống E-learning LMS nào, hãy tổ chức một buổi họp với nhóm E-learning của bạn. Thảo luận về nhu cầu và sở thích của sinh viên, cũng như các mục tiêu của tổ chức. Tạo một danh sách các mục tiêu cần đạt được theo thứ tự ưu tiên, ngắn hạn và dài hạn.

Hãy nhớ rằng việc thực hiện LMS không xảy ra cùng một lúc. Đó là một quá trình lâu dài, trong đó chiến lược của bạn sẽ ngày càng phát triển khi tổ chức của bạn phát triển. Vì vậy, hãy thực hiện từng bước một và tập trung vào các mục tiêu gần trước.

3. Đánh giá kỹ năng của đội ngũ E-learning của bạn

Khi quyết định triển khai dự án E-learning, chắc chắn bạn sẽ cần cho mình một đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp. Đào tạo nội bộ hay thuê ngoài là một trong những khoản phí chìm đáng kể nhất khi thực hiện LMS. 

Nếu nhóm eLearning của bạn không có kinh nghiệm hoặc kỹ năng để sử dụng LMS mới, bạn sẽ mất chi phí và thời gian đào tạo hoặc hướng dẫn bổ sung. Tuy nhiên, để quản lý được một hệ thống E-learning LMS cần rất nhiều kĩ năng chuyên môn và kĩ thuật. Vì vậy, OES khuyến khích bạn nên tìm cho mình một nhà cung cấp giải pháp LMS chuyên nghiệp để hợp tác lâu dài.

4. Thảo luận với nhà cung cấp LMS

Nhà cung cấp LMS sẽ luôn sẵn sàng trả lời các câu hỏi và thắc mắc của bạn. Họ là những người biết về LMS “rõ như lòng bàn tay”. Vì vậy, họ có thể cho bạn biết các tính năng và chức năng đáp ứng nhu cầu cụ thể của bạn như thế nào. Quan trọng hơn, họ biết làm thế nào để cung cấp trải nghiệm E-learning tốt nhất có thể. Chuẩn bị một danh sách các câu hỏi và đặt lịch hẹn với nhà cung cấp LMS. Bạn cũng có thể tham khảo danh sách mục tiêu của mình và hỏi làm thế nào hệ thống có thể đạt được từng mục tiêu.

->>>>> 5 lý do nhà trường nên thuê ngoài hệ thống E-learning thay vì tự triển khai

5. Phân công trách nhiệm cho từng bộ phận

Mỗi người trong nhóm E-learning của bạn đều đóng một vai trò quan trọng trong việc triển khai hệ thống E-learning LMS. Họ cần biết rõ nhiệm vụ của mình là gì và chuẩn bị cho nhiệm vụ của mình.

Một hệ thống LMS điển hình cần các module như trên. Với mỗi module sẽ cần ít nhất một người phụ trách. Tùy vào đặc điểm tổ chức của bạn mà có thể lựa chọn thuê ngoài hay nội bộ. Ví dụ, bạn có thể sử dụng nhân sự nội bộ cho module quản trị đào tạo, nhưng thuê ngoài nhân sự cho module quản trị hệ thống.

6. Cân nhắc các gói hỗ trợ bổ sung

Nhiều đơn vị vẫn tưởng rằng các gói LMS luôn đi kèm với các gói hỗ trợ tích hợp. Tuy nhiên, sự thật là một số nhà cung cấp LMS vẫn tính thêm phí cho các dịch vụ hỗ trợ được cá nhân hóa. Quy tắc tương tự áp dụng cho chi phí nâng cấp và bảo trì thường xuyên. Trong một số trường hợp, bạn có thể phải thuê thêm nhà tư vấn để sửa đổi hoặc nâng cao hệ thống E-learning LMS, ví dụ như trong trường hợp tích hợp các công cụ của bên thứ ba không tương thích. 

Hãy hỏi nhà cung cấp LMS của bạn về các tùy chọn hỗ trợ và gói của bạn bao gồm những dịch vụ gì. Đánh giá tất cả các dịch vụ và tính toán chi phí của LMS. Ví dụ, bạn có thể phải trả tiền cho hỗ trợ hoặc nâng cấp bổ sung ngay bây giờ, nhưng việc này sẽ giúp bạn tránh được các khoản phí khổng lồ trong tương lai.

->>>> Có nên sở hữu riêng một hệ thống E-learning tùy chỉnh?

7. Sử dụng phiên bản dùng thử

Bạn nên thực hiện ít nhất 2 đến 3 lần test thử LMS trước khi chính thức triển khai hệ thống. Nó sẽ giúp bạn đánh giá mọi khía cạnh của LMS khi đang hoạt động. Nhờ đó, bạn cũng có thể phát hiện ra một số trục trặc hoặc sai lầm trong trải nghiệm của người dùng. Tóm lại, để đem đến cho người dùng trải nghiệm tốt nhất ngay từ lần đầu tiên, bạn nên thực hiện khâu chạy thử kĩ lưỡng nhất có thể.

Trên đây là các loại chi phí của hệ thống quản lý học tập LMS và 7 mẹo gợi ý để tối ưu hóa các khoản chi phí đó. Để được tư vấn và hỗ trợ về giải pháp E-learning phù hợp với doanh nghiệp, hãy liên hệ ngay với OES – Công ty Đào tạo trực tuyến hàng đầu tại Việt Nam bạn nhé!

Xem thêm: 5 bước giúp nhà trường lựa chọn ra một hệ thống LMS phù hợp