8 Cách Giúp Bạn Nâng Cao Kỹ Năng Viết Email Ngày Càng Chuyên Nghiệp Hơn

Email đóng vai trò quan trọng không chỉ trong quá trình học tập, tìm kiếm việc làm mà còn đồng hành cùng bạn trong suốt quá trình phát triển sự nghiệp. Cùng Skillhub tham khảo những bí kíp dưới đây giúp bạn nâng cao kỹ năng viết email thuần thục và chuyên nghiệp hơn nhé.

Xem thêm: Kỹ Năng Thuyết Phục Là Gì? Công Cụ Dẫn Lối Thành Công

1. Nội Dung Tiêu Đề Rõ Ràng, Dễ Hiểu

Tiêu đề luôn đóng vai trò vô cùng quan trọng bởi kỹ năng viết email này giúp người đọc biết được bao quát nội dung chính mà email muốn truyền tải trong đó. Thông qua tiêu đề, người nhận sẽ quyết định việc có tiếp tục mở email để đọc hay không. Chính vì vậy, khi gửi đi một bức thư, hãy luôn chỉn chu ngay từ bước đặt tiêu đề. Nhất là trong những trường hợp viết mail ứng tuyển, ứng viên nên chú ý đặt tiêu đề theo cú pháp đã được yêu cầu, hoặc nếu không có thì nên chủ động trình bày với đầy đủ 2 yếu tố: Họ và tên_Vị trí ứng tuyển.

2. Dùng Địa Chỉ Email Chuyên Nghiệp

Nếu bạn đang là nhân viên tại doanh nghiệp, tổ chức bất kì, hãy sử dụng đuôi email của nơi bạn làm việc để gia tăng cảm giác tin cậy, chuyên nghiệp khi liên hệ với đối tác (ví dụ @abc.vn). Trong trường hợp bạn đang làm việc tự do (như freelancer) thì hãy chú ý nhiều với kỹ năng viết email nhất là việc đặt tên email, đặc biệt tuyệt đối tránh sử dụng email với cách đặt tên quá “teen” như babygirl@…., b0yc0d0n@… 

3. Cân Nhắc Kỹ Càng Trước Khi Bấm Nút “Reply All” (Trả Lời Tất Cả) 

Đôi khi bạn sẽ nhận được những email gửi cho nhiều người cùng lúc trong quá trình làm việc. Tuy nhiên nếu bấm nút reply all, người gửi email sẽ nhận được hàng loạt những lá thư phản hồi xếp trồng lên nhau khá phiền toái. Vì vậy, để tránh gây phiền phức cho đối phương, hãy luôn nghĩ kỹ trước khi lựa chọn trả lời tất cả mọi người, trừ khi bạn nghĩ rằng tất cả mọi người trong luồng mail cũng cần phải nhận được email phản hồi đó.

4. Sử Dụng Phần Chữ Ký Email (Email Signature)

Theo thực tế, thông thường người nhận sẽ càng có sự tin tưởng trước những email kết thúc bằng một chữ ký cụ thể, rõ ràng. Một chữ ký tiêu chuẩn sẽ bao gồm những thông tin cơ bản như họ tên, vị trí, đơn vị công tác,… để người nhận dễ dàng nắm được bạn là ai, làm việc tại đâu. Đồng thời, với kỹ năng viết email này, bạn nên sử dụng phông chữ, màu sắc, đính kèm logo doanh nghiệp,… để chúng trở nên chuyên nghiệp hơn.

5. Không Nên Sử Dụng Những Lời Chào Quá Thân Mật

Những câu nói với biểu cảm thường ngày hay những lời chào thân mật như “Hey”, “Hế lô”,… sẽ tạo cho người nhận cảm giác không được tôn trọng nếu như họ không có mối quan hệ thân thiết với bạn. Nhất là với những trường hợp bạn gửi mail cho một đối tác lớn tuổi, chức vụ ngang bằng hoặc cao hơn, hãy sử dụng kỹ năng viết email với kính ngữ để thể hiện sự tôn trọng với họ. Bạn nên hiểu rõ vai vế và nội dung sẽ truyền tải thông qua email để sử dụng lời chào phù hợp với những đối tượng và mục đích khác nhau. 

6. Hạn Chế Dùng Các Dấu Câu Như Chấm Than, Thán Từ

Đa phần, mọi người thường có thói quen sử dụng dấu chấm than ở cuối câu khiến đoạn email trở nên cảm xúc, đồng thời khiên người đọc có cảm giác như bạn đang ra lệnh cho họ. Vì vậy, hãy chỉ sử dụng dấu chấm than trong những trường hợp cần thiết nhất. Ngoài ra, nếu sử dụng, bạn không dùng từ 2 dấu chấm than trở nên mà chỉ nên dùng một dấu duy nhất. Quá nhiều dấu chấm than sẽ thể hiện sự phấn khích của bản thân cũng như việc mất kiếm soát cảm xúc. 

Bên cạnh đó, đôi khi sử dụng những “thán từ” để thể hiện cảm xúc có thể khiến người nhận hiểu sai ý nghĩa email mà bạn muốn truyền tải. Những thán từ mang sắc thái mạnh như “ngay lập tức”, “ngay bây giờ”,… sẽ khiến người đọc nghĩ rằng bạn đang cực kì giận dữ.

7. Thể Hiện Sự Hài Hước Đúng Lúc, Đúng Chỗ

Có những điều trong các tình huống thực tế, trực tiếp, sẽ khiến người khác cảm thấy buồn cười. Tuy nhiên nếu chúng được thể hiện qua những con chữ, có thể sẽ mang lại cảm giác cợt nhả, không còn hài hước như lúc đầu. Chính vì vậy, với những chủ đề đòi hỏi sự chuyên nghiệp, tốt hơn hết là bạn nên xoá bỏ những câu bông đùa, hài hước ra khỏi email.  

8. Chú Ý Đến Vấn Đề Khác Biệt Văn Hoá

Cuối cùng, trong quá trình viết email, hãy tham khảo văn hoá của người nhận và mức độ hiểu rõ về họ để tránh xảy ra những bất đồng khi giao tiếp. Bên cạnh đó, bạn cũng cần ghi nhớ rằng, đối với những nền văn hoá đề cao ngữ cảnh như Ả Rập, Nhật Bản hay Trung Quốc, họ sẽ luôn muốn hiểu rõ về đối tác của mình trước khi đưa ra quyết định hợp tác. Vì vậy khi trao đổi với họ thông qua email, bạn nên cố gắng cung cấp những thông tin chính xác nhất liên quan đến mình thông qua việc giới thiệu bản thân hoặc hỏi thăm sức khỏe. 

Kết

Nhìn chung, trong môi trường làm việc hiện đại như hiện nay, phương thức trao đổi thông tin chủ yếu giữa nhân viên với đối tác bằng email là điều đương nhiên. Hi vọng rằng với 8 tips mà SkillHub đã chia sẻ ở trên, bạn sẽ nâng cao được kỹ năng viết email của mình.

Còn nếu bạn đang tìm kiếm một khóa học kỹ năng mềm để giúp cải thiện kỹ năng của bản thân, bạn hoàn toàn có thể tham khảo khóa học của SkillHub – ngân hàng khóa học kỹ năng mềm cực uy tín với vô vàn bài giảng và khóa học chất lượng.

Hiện nay, SkillHub đang triển khai gói BASIC1 – combo 2 khóa học kỹ năng mềm trên nền tảng của SkillHub chỉ với mức giá CỰC HỌC SINH – 199K (cho 2 khóa học). Đừng ngần ngại nâng cao kỹ năng mềm cho bản thân ngay từ hôm nay.

ĐẦU TƯ CHO BẢN THÂN LÀ KHOẢN ĐẦU TƯ KHÔNG BAO GIỜ LỖ!