5 Bước Để Lựa Chọn Một Phần Mềm LMS Tốt Nhất Cho Doanh Nghiệp 2022

Gần 40% công ty tại Hoa Kỳ đang sử dụng e-Learning không hài lòng với LMS của mình. Theo nghiên cứu LMS Trends 2022 của Brandon Hall Group, có tới 38% công ty tham gia khảo sát đang cân nhắc thay đổi hệ thống học tập trực tuyến của doanh nghiệp. Vì vậy, qua bài viết dưới đây, OES sẽ giúp các tổ chức, công ty lập ra một kế hoạch chi tiết với 5 bước cụ thể để đưa ra quyết định lựa chọn một hệ phần mềm LMS tốt nhất và phù hợp với nhu cầu sử dụng của mình.

Xem thêm: Những dấu hiệu cần lưu ý khi lựa chọn đơn vị triển khai LMS cho doanh nghiệp

1. Xác Định Nhu Cầu, Mục Tiêu

Với hơn 600 nền tảng giáo dục và đào tạo online trên thế giới để chọn lựa, doanh nghiệp cần xác định cụ thể và rõ ràng về nhu cầu và mục tiêu của mình. Đây là một bước vô cùng quan trọng, vì chỉ khi biết chính xác những gì mình cần thì doanh nghiệp mới có thể chọn được một phần mềm LMS tốt nhất để giúp đạt được mục tiêu đào tạo và kinh doanh. 

Với sự hỗ trợ của e-Learning, doanh nghiệp có thể đặt ra những mục tiêu kinh doanh phù hợp dựa theo những yếu tố của mô hình SMART (Specific – Measurable – Attainable – Relevant – Time-bound). Để làm được điều này, doanh nghiệp có thể xác định bằng cách tự mình trả lời câu hỏi: “Công ty có thể nhận được những lợi ích gì từ việc đào tạo? Khi đó, việc chọn một LMS tốt nhất cho mình sẽ trở nên dễ dàng hơn. Những mục tiêu của doanh nghiệp phải rõ ràng, có thể định lượng được, có thể thực hiện được và có thời hạn cụ thể.

Ví dụ: Nếu mục tiêu của công ty là: Giảm thời hạn cấp chứng chỉ đại diện bán hàng từ 3 tháng xuống còn 1 tuần.

Các nhà quản lý nên đặt những mục tiêu sau:

1. Đào tạo cho nhân viên về các dòng sản phẩm và lợi ích của từng loại.
2. Hướng dẫn một số kỹ năng bán hàng hiệu quả cho nhân viên.
3. Kiểm tra kiến thức của họ về dòng sản phẩm sau khi hoàn thành khóa đào tạo.
4. Kiểm tra xem nhân viên đã thuần thục với kỹ năng bán hàng của mình như thế nào.

Xem thêm: 4 chỉ số hữu ích để phân tích LMS cho các nhà quản lý trong đào tạo doanh nghiệp

2. Nghiên Cứu Đối Tượng

Khi lựa chọn một hệ thống quản lý học tập LMS, điều quan trọng là cần biết rõ đối tượng sẽ tham gia khóa đào tạo. Việc này sẽ giúp doanh nghiệp đáp ứng tốt hơn những đòi hỏi về đào tạo của họ trong một phần mềm LMS. Để biết chính xác đối tượng đào tạo của mình là ai, doanh nghiệp cần trả lời 5 câu hỏi sau đây:

1. Độ tuổi của nhân viên là bao nhiêu? Ví dụ: nếu phần lớn học viên là gen Z thì họ chắc chắn sẽ thích học bằng việc trao đổi kiến thức với bạn bè và tham gia vào những buổi nói chuyện trên mạng xã hội. Vì vậy trong trường hợp này, tốt hơn hết là lựa chọn một LMS có nhiều chức năng học tập xã hội.
2. Nhân viên có trình độ kỹ năng đa dạng không? Nếu doanh nghiệp muốn đào tạo cả nhóm nhân viên mới vào cũng như những nhân viên đã có kinh nghiệm lâu năm, doanh nghiệp sẽ cần một hệ thống LMS linh hoạt, không yêu cầu học viên bắt buộc phải học lại những kiến thức mà họ đã nắm vững từ trước. Trong tình huống này, một LMS với khả năng đưa ra những lộ trình học khác nhau tùy theo kiến thức của mỗi người sẽ là lựa chọn tối ưu cho doanh nghiệp.
3. Nhân viên có hiểu biết về công nghệ không? Nếu nhân viên của doanh nghiệp không thường xuyên tiếp xúc với những sản phẩm công nghệ cao hoặc có ít kinh nghiệm sử dụng công nghệ, hãy lựa chọn một phần mềm LMS đơn giản và thân thiện với người dùng. Nếu lựa chọn một LMS quá phức tạp, doanh nghiệp sẽ mất thêm thời gian để training nhân sự cách sử dụng – gây lãng phí thời gian và nguồn lực không cần thiết.
4. Doanh nghiệp sẽ đào tạo bao nhiêu nhân sự? Nếu doanh nghiệp muốn đào tạo nhân sự theo một quy mô lớn, họ sẽ cần một hệ thống có khả năng quản lý, đăng ký người dùng hàng loạt và có thể tăng quy mô sử dụng khi cần thiết.

Bằng việc trả lời những câu hỏi trên, doanh nghiệp sẽ có thể xác định các tính năng LMS cần thiết nhằm đạt được mục đích đào tạo của họ và tạo nên một môi trường học tập thoải mái, thân thiện.

Xem thêm: Mẹo sử dụng Tính năng phân cấp nhóm trong hệ thống LMS cho doanh nghiệp đào tạo

3. Khám Phá Thị Trường Và Đánh Giá Các Nhà Cung Cấp

Sau khi đã xem xét những tính năng LMS cần thiết và phạm vi đào tạo của mình, doanh nghiệp cần chọn lọc ra một danh sách gồm những phần mềm LMS tốt nhất giữa hàng trăm lựa chọn hiện có. Đây thực sự là một thử thách không hề dễ dàng đối với doanh nghiệp. Để quá trình chọn lọc đạt hiệu quả cao, hãy tham khảo ngay những phương pháp dưới đây: 

• Xem qua trang mô tả về phần mềm LMS để biết liệu hệ thống có đầy đủ những chức năng cần thiết hay không. Ở giai đoạn này, những tính năng phù hợp với nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp nên được đặt lên ưu tiên hàng đầu.
• Tìm hiểu sâu hơn về nhà cung cấp. Doanh nghiệp cần chú ý đến thời điểm nhà cung cấp bắt đầu xuất hiện trên thị trường và tìm kiếm phản hồi của những khách hàng đã từng sử dụng dịch vụ bên họ. 
• Tìm hiểu xem dịch vụ tư vấn và hỗ trợ của bên cung cấp có tốt hay không. Khi hợp tác với một đơn vị triển khai LMS, các doanh nghiệp cần hiểu rõ các yêu cầu về dịch vụ hỗ trước, trong và sau khi hợp tác. Trong đó, về mặt hỗ trợ kỹ thuật, yêu cầu các nhà cung cấp phải phản ứng nhanh chóng, xử lý sự cố trong thời gian ngắn và đưa ra những biện pháp khắc phục cụ thể đối với mỗi trường hợp xảy ra. Bởi lẽ trên một nền tảng LMS hay e-Learning, công nghệ là yếu tố tiên quyết cho tất cả. 
• Nếu nhà cung cấp là công ty nước ngoài, doanh nghiệp nên nghiên cứu kĩ về những tính năng ứng dụng trong hệ thống có phù hợp với văn hoá doanh nghiệp hay không? Sẽ thuận tiện hơn nhiều cho khách hàng của doanh nghiệp khi sử dụng hệ thống giao diện được thiết kế dựa trên đặc trưng văn hoá của địa phương và đất nước Việt Nam.

4. Kiểm Tra LMS

Doanh nghiệp nên yêu cầu nhà cung cấp thực hiện các bản Demo để kiểm tra mức độ phù hợp và chất lượng của nền tảng. Dựa trên phiên bản dùng thử, doanh nghiệp có thể theo dõi chất lượng dịch vụ cung cấp thông qua quan điểm của người học – cách họ đăng nhập, sử dụng các khóa học, làm bài kiểm tra, hiển thị kết quả và xem cách hệ thống theo dõi tiến trình và dữ liệu của họ. 

Ở giai đoạn này, doanh nghiệp cũng cần chuẩn bị một danh sách các câu hỏi để yêu cầu nhà cung cấp trả lời nhằm nắm chắc thông tin cũng như có phương án xử lý khi rủi ro không may xảy ra trong quá trình demo. Đây là danh sách mẫu các câu hỏi mà các doanh nghiệp có thể tham khảo:

• Chi phí cho LMS là bao nhiêu? Có chi phí ẩn, chẳng hạn như lưu trữ, cài đặt, cập nhật, hỗ trợ kỹ thuật, v.v. không?
• LMS linh hoạt như thế nào? Doanh nghiệp có thể tự mình tùy chỉnh chức năng của nó không? Có thể tích hợp nó với các nền tảng và dịch vụ khác không? LMS có thể mở rộng như thế nào?
• Những biện pháp nào được thực hiện để bảo vệ dữ liệu người dùng? Kế hoạch khắc phục rủi ro là gì? Họ tiến hành kiểm tra lỗi hệ thống bao lâu một lần?

Xem thêm: Top 9 câu hỏi thường gặp về e-Learning và LMS cho doanh nghiệp

5. Chọn Một Phần Mềm LMS Thích Hợp

Bước cuối cùng mà doanh nghiệp cần làm đó là lựa chọn một LMS tốt nhất sau khi đã hoàn thành đủ các bước trên. Tổng hợp các dữ liệu, so sánh, đối chiếu và phân tích để tìm được câu trả lời phù hợp nhất với mục đích của doanh nghiệp.

Xem thêm: Các lỗi báo cáo LMS có thể ảnh hưởng đến ngân sách L&D của doanh nghiệp

Kết

Lựa chọn một phần mềm LMS tốt đòi hỏi nhiều công sức và nỗ lực của doanh nghiệp. Tuy nhiên, với sự trợ giúp của 5 bước trên, OES hy vọng các doanh nghiệp có thể rút ngắn đáng kể thời gian trong quá trình tìm ra giải pháp LMS tốt nhất cho mình. Hy vọng bài viết trên đây đã giúp các doanh nghiệp có những thông tin hữu ích! Hãy liên hệ OES – Công ty Cổ phần Dịch vụ Đào tạo Trực tuyến hàng đầu Việt Nam để biết thêm thông tin chi tiết!