Kỹ Năng Giao Tiếp Hiệu Quả – Liệu Bạn Đã Biết?

Trong công việc, dù bạn ở bất kì vị trí nào, bạn cũng đều phải tiếp xúc với nhiều đối tượng khác nhau: Sếp, đối tác, đồng nghiệp,… Bởi vậy, việc rèn luyện kỹ năng giao tiếp hiệu quả là nền tảng vô cùng quan trọng ở chốn công sở. 

Để cải thiện kỹ năng giao tiếp của mình, hãy theo dõi bài viết dưới đây nhé!

1. Kỹ Năng Giao Tiếp Là Gì?

Kỹ năng giao tiếp là khả năng sử dụng ngôn ngữ nói hoặc ngôn ngữ cơ thể để diễn đạt suy nghĩ, ý kiến, cảm nhận của bản thân một cách rõ ràng và thuyết phục; đồng thời thúc đẩy được giao tiếp hai chiều.

2. Tầm Quan Trọng Của Kỹ Năng Giao Tiếp Hiệu Quả

Sở hữu khả năng giao tiếp tốt, bạn sẽ luôn ở thế chủ động trong cuộc trò chuyện. 

Công việc sẽ diễn ra suôn sẻ hơn một khi bạn truyền đạt đúng thông tin mà người nghe cần. Khi đó, cả hai đã hiểu ý của nhau và sẽ dễ dàng tiến hành những bước tiếp theo trong công việc.

Tuy nhiên, cách giao tiếp hiệu quả không những là cách bạn nói mà còn là cách bạn lắng nghe. Khi đối phương cảm nhận được họ đang được thấu hiểu và lắng nghe, bạn sẽ tạo dựng được sự tin tưởng với người nghe.

Giao tiếp lưu loát sẽ giúp bạn dễ dàng mở rộng mối quan hệ với đồng nghiệp, sếp và đối tác. Nhờ đó, bạn có thể khám phá ra được những cơ hội mà trước đây bạn chưa từng nghĩ tới.

3. Những Cách Cực Hiệu Quả Để Cải Thiện Kỹ Năng Giao Tiếp

3.1. Có Kế Hoạch Giao Tiếp Cụ Thể

Một trong những cách giao tiếp hiệu quả nhất hiệu quả là vạch ra kế hoạch cụ thể. Trước hết, hãy đề ra mục tiêu của cuộc nói chuyện này: Giải quyết xung đột giữa hai bên? Đàm phán về một vấn đề?… 

Tiếp đó, bạn hãy liệt kê ra những điều bạn muốn nói, đối tượng là ai, truyền đạt như thế nào, nói ở đâu, diễn ra khi nào,…

Một khi bạn xác định rõ mục đích của cuộc trò chuyện, bạn và đối phương trao đổi thuận lợi, không bị lạc đề và  lãng phí thời gian vào những vấn đề không liên quan.

3.2. Lắng Nghe Đối Phương Để Thấu Hiểu Câu Chuyện 

Chúng ta vẫn hay lầm tưởng giữa nghe và lắng nghe. Trên thực tế, lắng nghe bao hàm cả ý chú tâm vào câu chuyện của người đối diện. Bạn cần phải phân tích và đưa ra những phản hồi chính xác.

Tuy nhiên, nói thì dễ nhưng thực hành thì không hẳn. Sẽ có nhiều yếu tố tác động bên ngoài khiến bạn không thể tập trung 100% vào câu chuyện và trở nên xao nhãng. Chính vì thế hãy thật sự chú tâm khi lắng nghe người khác nhé.

3.3. Không Diễn Đạt Vòng Vo

Bạn có thể lược đi những ngôn ngữ và cấu trúc phức tạp để câu chuyện truyền đến tai người nghe một cách dễ hiểu nhất. Trường hợp bạn nói bằng tiếng anh, hãy chắc chắn rằng ngôn từ bạn dùng thể hiện đúng nghĩa của những gì bạn muốn nói.

Trái lại, khi được hỏi, bạn hãy trả lời thẳng vào vấn đề. Hãy dành vài giây để suy nghĩ thay vì trả lời “vòng vo tam quốc” và đi lạc chủ đề nói chuyện.

Hoặc không thì bạn chỉ đang làm mất thời gian của cả hai bên và không làm rõ được mấu chốt của vấn đề. 

3.4. Sử Dụng Ngôn Ngữ Cơ Thể

Yếu tố phi ngôn ngữ cũng đóng vai trò rất quan trọng trong giao tiếp. Bằng việc sử dụng ngôn ngữ cơ thể, bạn có thể cho người đối diện thấy được bạn đang cảm thấy như thế nào. Nếu bạn không muốn họ biết mình đang nghĩ gì, hãy cố gắng tìm cách để kiểm soát những hành động không cần thiết của chân tay.

Ở một số trường hợp, các cử chỉ của tay chân có thể hỗ trợ cho lời nói, ví dụ như khi bạn đang thuyết trình hoặc trình bày một vấn đề, ý tưởng nào đó. Nhưng, cái gì cũng có hai mặt của nó, bạn cũng chỉ nên sử dụng nó ở một mức độ vừa phải để tránh sự rối mắt, gây mất tập trung hoặc thậm chí gây mất thiện cảm đối với người đối diện.

3.5. Tránh Ậm Ừ

Không giống với giao tiếp qua mạng xã hội (bạn có thời gian để cân nhắc, suy nghĩ và lựa chọn ý tứ, câu chữ sao cho phù hợp), giao tiếp trực tiếp sẽ đòi hỏi bạn phải “nhảy số” thật nhanh trong đầu để có thể truyền đạt thông tin tới người nghe một cách dễ hiểu nhất.

Việc bạn ậm ừ trong những tình huống như vậy là điều không thể tránh khỏi. Tuy nhiên, bạn cần phải hiểu rằng chuyện ậm  vô tình sẽ khiến cuộc trò chuyện bị kéo dài không cần thiết.

Không những thế, nó còn tạo nên một hình ảnh không tốt trong mắt đối phương. Họ sẽ nghĩ rằng bạn đang lo lắng hoặc hồi hộp, không chuẩn bị kỹ càng trước khi nói hoặc đang có sự giả dối trong lời nói của bạn.

Việc ậm ừ diễn ra quá nhiều lần thì sẽ khiến nó trở thành một thói quen không tốt và thậm chí làm bạn đánh mất sự tự tin.

3.6. Biết Cách Điều Khiển Cảm Xúc Cá Nhân

Nội dung nói sẽ không quan trọng bằng cách bạn nói. Cùng một thông tin nhưng với ngữ điệu và tốc độ nói khác nhau sẽ mang đến những trải nghiệm khác nhau cho người nghe.

Bởi vậy, hãy điều chỉnh tông giọng và tốc độ nói của mình sao cho phù hợp với đối tượng và môi trường giao tiếp.  

Trong trường hợp có sự tranh cãi hoặc bất đồng quan điểm xảy ra trong cuộc trò chuyện, cuộc họp, bạn nên học cách điều khiển cảm xúc cá nhân để tránh sự căng thẳng gắt gỏng khi nói chuyện.

Một mẹo nhỏ là bạn hãy ghi âm lại cuộc trò chuyện, sau đó về nghe lại để xem giọng điệu và tốc độ nói của mình và từ đó điều chỉnh lại sao cho phù hợp.

3.7. Chú Ý Thời Gian Giao Tiếp

Thời gian vô cùng quý giá. Trong những buổi giao tiếp quan trọng, bạn tuyệt đối không thể bỏ qua các yếu tố về thời gian. Hãy cố gắng tìm cách giải thích và trình bày ngắn gọn nhẩ có thể trong khoảng thời gian cho phép.

Những thông tin mà bạn muốn truyền đạt đến đối phương cần ngắn gọn, súc tích và rõ ràng, đặc biệt là trong các sự kiện lớn, khi thời gian giao tiếp cá nhân có hạn.

Bạn hãy thử tìm hiểu các phương thức quản lý thời gian hợp lý hoặc các phương pháp tạo cuộc trò chuyện để tận dụng tối đa khoảng thời gian của mình nhé.

Kết

Hy vọng với những chia sẻ trên, sẽ giúp bạn sớm cải thiện kỹ năng giao tiếp của bạn thân mình. Nhanh chóng giao tiếp hiệu quả như một chuyên gia thực thụ nhé!

Hiện nay, SkillHub đang triển khai gói BASIC1 – combo 2 khóa học kỹ năng mềm trên nền tảng của SkillHub chỉ với mức giá CỰC HỌC SINH – 199K (cho 2 khóa học). Đừng ngần ngại nâng cao kỹ năng mềm cho bản thân ngay từ hôm nay. Còn chần chừ gì mà chưa đăng ký và học ngay thôi nào!

ĐẦU TƯ CHO BẢN THÂN LÀ KHOẢN ĐẦU TƯ KHÔNG BAO GIỜ LỖ!