Bước 1: Thu Thập, Phân Tích Thông Tin Từ Môi Trường Bên Ngoài

Để xây dựng kế hoạch truyền thông một cách tổng thể, phân tích thị trường là bước không thể bỏ qua giúp xác định doanh nghiệp vị trí của mình và dự đoán được những vấn đề sắp xảy ra. Nếu bỏ qua bước này, bạn sẽ gặp khó khăn trong việc xác định thị trường tiềm năng và đối thủ cạnh tranh. 

Khi xác định điểm mạnh, điểm yếu, tiềm năng và thách thức của thương hiệu  trên thị trường bạn sẽ lập kế hoạch truyền thông một cách chính xác.

Quy trình chi tiết để lập kế hoạch truyền thông marketing:

Áp dụng mô hình SWOT: (Strengths – Điểm mạnh, Weaknesses – Điểm yếu, Opportunities – Cơ hội và Threats – Thách thức) là một trong những bước không thể bỏ qua và tác động trực tiếp đến các bước truyền thông của doanh nghiệp. Hướng đi này cần được khởi đầu từ bước phân tích chi tiết về các yếu tố có thể tác động đến truyền thông của doanh nghiệp.

Bước 2: Xác Định Cụ Thể Mục Tiêu Truyền Thông – Kế Hoạch Truyền Thông Marketing

Mục tiêu truyền thông sẽ thay đổi theo từng chiến dịch khác nhau. Cần xác định chi tiết các chỉ số để có thể đo lường và theo dõi được chính xác và hiệu quả. Bên cạnh đó, các giai đoạn được chia nhỏ ra với một khoảng thời gian xác định là rất hiệu quả.

Nếu đã hoàn thành thu thập thông tin ở bước . Bước 2 sẽ giúp vạch ra được mục tiêu truyền thông để hướng đến được khách hàng tiềm năng.

Lúc này, doanh nghiệp có thể áp dụng mô hình SMART. Cụ thể như sau:

• Specific –  Tính cụ thể.
• Measurable – Có thể đo lường được.
• Achievable – Có thể đo đạt được.
• Realistic – Thực tế.
• Time – focused – Tập trung vào yếu tố thời gian.

Mô hình SMART ở bước 2 bạn sẽ vạch ra được mục tiêu truyền thông với các con số cụ thể. Phương án đo lường và theo dõi phù hợp trong từng giai đoạn triển khai để phù hợp với từng nhu cầu của khách hàng.

Bước 3: Định Hình Chân Dung Khách Hàng Mục Tiêu

Có thể hiểu khách hàng mục tiêu chính là nhóm khách hàng mà bạn muốn tiếp cận trực tiếp và truyền tải thông điệp tới họ. Bạn có thể áp dụng mô hình SMCRFN để lập kế hoạch truyền thông một cách hiệu quả 

Mô hình SMCRFN gồm

• Source/Sender (Nguồn): Nguồn có thể là phát đi những thông điệp của doanh nghiệp đến công chúng hay là một tổ chức hay một cá nhân bất kỳ có thể lan tỏa hay.
• Message (Thông điệp): đây là phần nội dung chủ đạo mà doanh nghiệp cần tạo ra để có thể gửi đến các đối tượng khách hàng mục tiêu của mình.
• Channel (Kênh): Với các phương thức hỗ trợ truyền tải thông điệp mà doanh nghiệp và sự góp sức của các kênh có thể tiếp cận với lượng lớn người dùng một cách dễ dàng.
• Receiver (Người nhận): Receiver chính là công chúng mục tiêu và các đối tượng khách hàng mà doanh nghiệp đang hướng đến.
• Feedback (Phản hồi): Những đánh giá và phản hồi của khách hàng có thể là đánh giá, nhận xét về ưu điểm hoặc khuyết điểm của sản phẩm. 
• Noise (Nhiễu): Độ nhiễu chính là những yếu tố phát sinh ngoài ý muốn xảy ra trong suốt quá trình thực hiện kế hoạch.

Đây là các bước rất quan trọng để bạn vẽ ra được chân dung khách hàng mục tiêu. Từ đó định hướng đối tượng được thông điệp truyền và hướng tiếp cận như thế nào cho hiệu quả.

Sau khi đã phân loại mục tiêu, bạn nên ưu tiên truyền thông trước với nhóm nào rộng và dễ tác động thông qua cách sử dụng những thông tin thực tế và đo lường. Từ đó bạn có thể có cái nhìn tổng quan về tệp khách hàng đã khai thác có tiềm năng không. Hoặc từ đó phát triển thêm những tệp khách hàng khác có liên quan.

Bước 4: Đưa Ra Thông Điệp Chiến Dịch Cần Truyền Thông

Content là vũ khí tối ưu để bán hàng hiệu quả, đặc biệt đối với kế hoạch truyền thông fanpage, vì vậy thông điệp giúp bạn triển khai hiệu quả kế hoạch truyền thông của mình. Các thông điệp sẽ ngắm toàn bộ quá trình truyền thông của bạn, nó sẽ là điều chiếm nhiều sự quan tâm không kém bên cạnh sản phẩm.

Những gì bạn muốn nói với mọi người cũng chính là thông điệp truyền thông của nhãn hàng , một thông điệp hay và sáng tạo sẽ giúp thương hiệu của bạn được biết đến nhiều hơn và của khách hàng. Để tạo nên một thông điệp hay cần nên chú ý:

• Xác định thông điệp cần truyền tải
• Truyền tải những gì bạn làm và tại sao bạn lại làm việc đó
• Truyền tải những gì sẽ tạo nên sự thay đổi, mới mẻ
• Phù hợp với mục tiêu mà bạn đề ra
• Trình diễn ra hết những gì bạn muốn với công chúng

Bước 5: Thiết Kế Bộ Truyền Thông – Kế Hoạch Truyền Thông Marketing

Để có thể thiết kế một bộ truyền thông một cách hoàn chỉnh, doanh nghiệp cần phải nắm rõ 3 yếu tố quan trọng bao gồm:

• Chiến lược truyền thông (Message strategy)
• Chiến lược hình thức sáng tạo (Creative strategy)
• Nguồn truyền tải thông điệp

Bước 6: Xác Định Kênh Truyền Thông Phù Hợp – Kế Hoạch Truyền Thông Marketing

Hiện nay, có rất nhiều kênh truyền thông. Do đó, cần xác định sản phẩm dịch vụ thực sự phù hợp với kênh truyền thông nào. Tính chất của mỗi kênh sẽ khác nhau. Phải xác định đâu là nơi tập trung nhiều khách hàng mục tiêu mà mình đang hướng đến. 

Việc lựa chọn kênh truyền thông phù hợp còn ở ngân sách triển khai chiến dịch tại thời điểm đó. Tính hiệu quả mỗi kênh phải đặt lên hàng đầu khi lựa chọn. Nếu sai, hiệu quả chiến dịch sẽ không như bạn mong muốn. Ngoài ra việc tiêu tốn ngân sách nhưng không thu lại kết quả gì cũng sẽ vô bổ.

Bước 7: Lên Chiến Lược Truyền Thông, Ngân Sách Chi Tiết

Ở bước này, việc tính toán xác định thời gian để triển khai hoặc ra mắt sản phẩm là vô cùng quan trọng. Đồng thời việc phân bổ ngân sách vào từng khoảng thời gian cũng cần được quan tâm. Ở bước này, việc chia ngân sách càng nhỏ càng tốt. Bởi lẽ mỗi kênh truyền thông cũng có những hình thức riêng biệt. 

Đặc biệt với những kế hoạch có quy trình truyền thông marketing đa kênh, đồng nghĩa với ngân sách lớn. Nếu bạn muốn lên và đề xuất thì hãy cố gắng làm một bản kế hoạch thật chi tiết và cụ thể. Vì bản đề xuất chi phí càng chi tiết thì dễ được thông qua và theo dõi.

Bước 8: Đo Lường, So Sánh Và Báo Cáo Việc Lập Kế Hoạch Truyền Thông

Bước cuối cùng để đo lường, so sánh với kế hoạch và đánh giá với mục tiêu đã đề ra ngay lúc ban đầu. Tổng hợp được những ưu điểm cần khai thác và phát huy ở chiến dịch tiếp theo. Rút ra được những lỗi để tránh gặp trong kế hoạch kế tiếp. Hãy công tâm so sánh với chỉ tiêu đặt ra thực hiện có hiệu quả và khả thi. Điều này giúp bạn có cái nhìn chuẩn hơn cho mục tiêu sắp tới.