QUẢN TRỊ DỰ ÁN E-LEARNING HIỆU QUẢ CAO BẰNG 4 BƯỚC

Làm sao để triển khai thành công dự án này? Đây vẫn luôn là câu hỏi của bao nhà quản trị dự án E-learning hiện nay. Bài viết dưới đây sẽ trả lời cho câu hỏi này một cách hệ thống nhất.

Khách hàng luôn là thượng đế, nhưng không phải lúc nào họ cũng đúng. Vì vậy, khi khách hàng của bạn đã xác định được họ muốn gì và đưa ra yêu cầu với bạn, điều này vừa tốt lại vừa không tốt. Tốt là ở chỗ họ đã suy nghĩ và dành thời gian cho E-learning, nhưng điều chưa tốt là có thể anh ta đã hiểu sai hoàn toàn. Có nghĩa là bạn sẽ mất thời gian để làm lại và sửa chữa mọi thứ. Đó là lý do vì sao bạn cần một quy trình quản trị dự án hiệu quả. Khi nói về phương pháp, chúng ta thường không muốn bỏ qua mô hình ADDIE, AGILE tuy nhiên, bài viết này sẽ đi sâu tìm hiểu về các nhà quản trị dự án E-learning.

Quản trị dự án E-learning góp phần chính cho sự thành công của mỗi project. Các dự án chắc chắn sẽ không giống nhau, nhưng bạn nhất định phải tuân theo một vài bước cơ bản sau để xây dựng được các khóa học trực tuyến.

Bước 1

Quy trình quản trị dự án E-learning thường bắt đầu bằng một cuộc gọi thông báo họp. Bước này chính là cơ hội để bạn gặp gỡ các bên liên quan, các doanh nghiệp vừa và nhỏ để thảo luận về dự án. Nghe có vẻ như không mấy thú vị nhưng chớ bỏ qua bước này. Cuộc gọi đầu tiên chính là cơ hội để bạn hiểu, nắm rõ yêu cầu trực tiếp từ các bên liên quan và làm sáng tỏ mọi điều còn chưa chắc chắn. Nó giúp bạn xây dựng các bước quan trọng và phân công cho từng thành viên chịu trách nhiệm dự án. Bạn nên hoàn thiện các tài liệu về dự án trong cuộc gọi này, thường bao gồm: mục tiêu, yêu cầu, khả năng cung cấp, rủi ro và ngân sách.

Các doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể có một kho thông tin phong phú nhưng họ thường không tình nguyện chia sẻ đâu. Bạn cần đặt nhiều câu hỏi để có thể lấy thông tin từ họ. Càng hỏi bạn sẽ càng hiểu nhiều hơn. Hãy chuẩn bị danh sách câu hỏi cần thiết trước khi gọi. Tuy nhiên đừng để bị hạn chế bởi chúng. Suy nghĩ linh hoạt, thoải mái trao đổi thêm và đừng ngần ngại khi cuộc trò chuyện đang đi theo hướng khác với những gì bạn chuẩn bị nhưng lại mang dấu hiệu tốt.

Bước 2

Đây là quá trình lập kế hoạch, bước quan trọng quyết định sự thành công của dự án. Một nhà quản trị dự án E-learning cần phải quyết định chiến lược nghiên cứu, nền tảng phân phối, nội dung, hình ảnh, timeline,… Kế hoạch có thể không được cố định nhưng đã có cấu trúc cụ thể, từ đó bạn mới có thể tự tin bước tiếp. Đương nhiên, bạn hoàn toàn có thể bổ sung vào bản kế hoạch này những ý tưởng mới mà bạn nghĩ nó sẽ phù hợp.

Bước 3

Đây là quá trình tiến hành xây dựng dự án. Bạn sẽ kiểm tra storyboard, dựng video, ghi âm, xây dựng khóa học và cuối cùng là xuất bản. Bạn cần theo dõi quá trình thường xuyên để đảm bảo rằng nó đang đi đúng theo kế hoạch. Có rất nhiều team với chuyên môn khác nhau phối hợp thực hiện dự án. Vì vậy, với vai trò quản lí dự án E-learning, bạn nhất định phải đảm bảo công việc của các team đang đồng bộ. Ví dụ, team thiết kế đồ họa phải sẵn sàng về phần hình ảnh cho team phát triển nội dung. Bạn cần theo dõi tất cả hoạt động một cách khéo léo. Một khi phát hiện sai sót ở khâu nào, bạn phải thực hiện chỉnh sửa ngay lập tức. Cẩn thận ngay từ bây giờ sẽ tốt hơn rất nhiều phải sửa sau này khi bạn nhận được phản hồi của khách hàng.

Bước 4

Bước cuối cùng là đưa dự án vào hoạt động. Bạn hoàn thành khóa học và gửi lại cho các bên liên quan. Hãy nhớ ghi lại những bài học kinh nghiệm và đánh giá cả quá trình. Đừng bỏ qua bước này vì nó chắc chắn là bài học tốt cho bạn và team của bạn nữa. Ghi lại những bước xử lý tốt nhất để tiếp tục sử dụng và đừng lờ đi những sai sót vì bạn cần hiểu lí do vì sao sai và tránh nó trong tương lai.

Quản trị nói chung và quản trị dự án E-learning nói riêng chưa bao giờ là công việc dễ dàng. Dự án có thành công hay không phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố, tuy nhiên bạn hãy hạn chế rủi ro ngay từ khi bắt đầu bằng việc làm theo đúng tiến trình.