CÁCH VIẾT EMAIL CHUYÊN NGHIỆP – HÀNH TRANG CẦN CÓ CỦA MỌI ỨNG VIÊN

Bất cứ khi nào bạn cần gửi một email cho cấp trên, đồng nghiệp, đối tác,…điều thực sự quan trọng là đảm bảo thư chuyên nghiệp, chính xác. Bạn hẳn là không muốn đánh mất một cơ hội vì email còn sai sót. Hãy tham khảo bài viết dưới đây để biết làm thế nào rèn luyện cách viết email chuyên nghiệp nhé!

Trước hết, khi nào bạn cần gửi một email chuyên nghiệp? Khi bạn gửi thư xin việc của mình cho một nhà tuyển dụng tiềm năng, khi gửi thư cảm ơn cho một đồng nghiệp đã cho bạn mượn tài liệu tham khảo hay thư giới thiệu cho một khách hàng,….Có rất nhiều lý do để gửi một email trang trọng cho người khác. Và bạn càng làm cho nó chuyên nghiệp, rõ ràng bao nhiêu, tỉ lệ đạt được mục đích của bạn càng cao bấy nhiêu.

NHỮNG LƯU Ý VỀ HÌNH THỨC EMAIL

Chủ đề: Dòng chủ đề cần truyền đạt chính xác mục đích viết thư của bạn, có thể đơn giản như “Thư cảm ơn” hoặc “Thư đề nghị”,…

Lời chào: Ngay cả khi email bạn viết rất ngắn, vẫn nên có lời chào đầu thư. Nếu bạn biết tên của người đó, hãy thêm vào.

Độ dài: Một trong những cách viết email chuyên nghiệp là viết ngắn gọn và dễ hiểu nhất có thể. Mọi người có xu hướng đọc lướt những email quá dài, vì vậy email chỉ nên bao gồm đầy đủ thông tin cần thiết.

Kiểu chữ: Tránh phông chữ trang trí, vui tươi; những điều này sẽ gây mất tập trung, rối mắt người đọc. Tránh lạm dụng chữ in đậm và in nghiêng, điều này làm cho một email trông lộn xộn. Đừng viết một email với tất cả các chữ đều in hoa; vì nó biểu thị sự tức giận hay tính báo động của email.

Biểu tượng cảm xúc: Không sử dụng biểu tượng cảm xúc trong một email chuyên nghiệp.

Chính tả và ngữ pháp: Đừng cho rằng email không chú trọng lỗi ngữ pháp và chính tả. Hãy chỉnh sửa email của bạn cẩn thận trước khi gửi nó. Một email không có lỗi sẽ giúp người đọc cảm nhận được sự nghiêm túc của bạn.

Kết thư: Kết thúc bằng một lời cảm ơn ngắn gọn và sau đó là tên của bạn. Hầu hết các tài khoản email cho phép bạn tạo chữ ký riêng với tiêu đề và thông tin liên hệ của mình vào. Đây cũng là một yếu tố tuyệt vời giúp email của bạn chuyên nghiệp hơn.

NHỮNG LƯU Ý THÊM VỀ CÁCH VIẾT EMAIL

Để rèn luyện cách viết email chuyên nghiệp, hãy chắc chắn thực hiện tất cả các bước dưới đây trước khi nhấp vào nút “Gửi” nhé!

Đảm bảo tin nhắn đã hoàn chỉnh: Kiểm tra kỹ để đảm bảo đã điền phần Tiêu đề, email đã có chữ ký, địa chỉ người nhận chính xác, đầy đủ.

Đảm bảo email không có lỗi dùng từ: Trước khi nhấn gửi, hãy kiểm tra chính tả, ngữ pháp, viết hoa cẩn thận.

Gửi tin nhắn email kiểm tra: Trước khi bạn thực sự gửi email của mình, trước tiên hãy gửi tin nhắn cho chính mình để kiểm tra xem định dạng có hoạt động không và có gì không phù hợp. Nếu mọi thứ đều ổn, hãy tiếp tục và gửi email đến công ty hoặc cá nhân bạn liên hệ.

KIỂM TRA EMAIL THƯỜNG XUYÊN

Hãy kiểm tra email hàng ngày để chắc chắn bạn không bỏ qua một thông tin quan trọng hay một cơ hội tuyệt vời nào. Ít nhất, hãy làm việc này vào buổi sáng và đầu giờ chiều, để có thời gian kịp thời trả lời.

Ngày nay, bạn có thể dễ dàng kiểm tra email mọi lúc mọi nơi bằng điện thoại di động. Bạn sẽ nhận thông báo cho các email mới, vì vậy có thể đọc chúng ngay khi chúng vào hộp thư đến của bạn.

Cách viết email chuyên nghiệp là một kỹ năng không thể thiếu đối với bất cứ ai. Đôi khi, một email có thể quyết định sự thành công của cả dự án. Vì vậy, chú ý đến cách viết email chính là đang tạo cơ hội cho chính chúng ta.