Số Hóa Doanh Nghiệp Và Những Lợi Ích Trong Doanh Nghiệp

Số Hóa Doanh Nghiệp Và Những Lợi Ích Trong Doanh Nghiệp

I. Số Hóa Doanh Nghiệp Là Gì?

Số hóa doanh nghiệp là quá trình chuyển đổi quản lý doanh nghiệp, chuyển đổi phương thức giải quyết và xử lý công việc từ phương thức truyền thống (hồ sơ, giấy tờ, sổ sách…) thành nhiều chuẩn định dạng khác nhau và được lưu trữ trên máy tính.

Xem thêm: Xu Hướng Đào Tạo Nhân Sự Năm 2023 Cho Doanh Nghiệp

Bên cạnh đó, việc điều hành doanh nghiệp, từ cấp nhân viên đến lãnh đạo cũng được thay đổi. Ví dụ như việc họp bàn giao ban trực tiếp có thể sẽ được chuyển sang hình thức online, thông qua những buổi meeting trên các công cụ hỗ trợ như Zoom, Skype,…

II. 8 Lợi Ích Khác Biệt Của Số Hóa Doanh Nghiệp

Tuy quá trình số hoá rất phức tạp, nhưng khi ứng dụng vào thực tế doanh nghiệp sẽ đem đến hiệu quả vô cùng to lớn. Cùng điểm qua những lợi ích của số hoá được doanh nghiệp chú trọng.

1. Tăng Cường Năng Suất Làm Việc

Theo nhiều nghiên cứu, thông thường khi tìm kiếm một tài liệu giấy, nhân viên phải tiêu tốn khoảng 12 phút trong quỹ thời gian. Tuy nhiên với những tài liệu đã số hoá thì nhân viên chỉ tốn vài phút để nghiên cứu và xử lý, giúp doanh nghiệp tiết kiệm được đáng kể thời gian. Thời gian đó nhân viên có thể xử lý những nhiệm vụ phức tạp hơn hoặc học tập được các kỹ năng cần thiết.

2. Tiết Kiệm Chi Phí

Với hình thức quản lý truyền thống, những chi phí như giấy tờ, in ấn, khấu hao trang thiết bị tiêu tốn một khoản ngân sách không hề nhỏ của doanh nghiệp. Số hóa sẽ giúp cắt giảm những chi phí này đến mức tối đa, giúp doanh nghiệp dễ dàng tập trung nguồn lực và tài chính vào những mảng trọng yếu khác, ví dụ như tăng cường đầu tư để mang lại thêm nhiều lợi nhuận.

Theo các báo cáo tổng hợp, số hóa quy trình giúp doanh nghiệp tiết kiệm hàng tỉ đồng mỗi năm từ việc lãng phí vào chi phí in ấn cũng như chi phí lao động.

3. Dễ Dàng Tìm Kiếm Và Truy Cập

Việc tích hợp các dữ liệu số hoá từ nền tảng đám mây hoặc cơ sỡ dữ liệu trên mạng giúp doanh nghiệp dễ dàng lưu trữ thông tin dữ liệu của mình, cũng như nhanh chóng chia sẽ thông tin với nhau thông qua những phương tiện có kết nối internet và bất cứ lúc nào, ở bất cứ đâu.

Xem thêm: 9 tính năng LMS phải có hàng đầu cho năm 2023

4. Tăng Cường Tính Bảo Mật

Tuỳ vào nhu cầu, nhà cung cấp tài liệu sẽ cho phép giới hạn quyền truy cập với một số tài liệu có tính bảo mật cao. Việc này giúp doanh nghiệp dễ dàng thiết lập các quyền hạn (sao chép, chỉnh sửa, xử lý. …) đối với từng cá nhân, phòng ban.

5. Nâng Cao Khả Năng Lưu Trữ Thông Tin

Các thông tin được lưu trữ trên giấy có khả năng bị hư hại và mất mát tương đối cao. Các doanh nghiệp truyền thống rất đau đầu trong việc bảo vệ dữ liệu lưu trữ và giảm thiểu hao hụt hay mất mát vì mối mọt. Vì thế, số hoá giúp doanh nghiệp tăng cường khả năng lưu trữ, không bị hạn chế về mặt dung lượng và giảm đáng kể việc hao hụt hoặc thất thoát dữ liệu.

6. Phục Hồi Dữ Liệu Sau Thảm Họa

Bất cứ loại dữ liệu lưu trữ nào cũng đều tồn tại những rủi ro sau thảm hoạ. Dù là thảm hoạ tự nhiên hay con người thì khả năng huỷ hoại hồ sơ, tài liệu lưu trữ cũng khá cao. Tuy nhiên các tài liệu số hoá có thể dễ dàng khôi phục lại với sự hỗ trợ của công nghệ.

7. Thân Thiện Với Môi Trường

Như đã đề cập ở trên, việc số hoá lưu trữ thay thế các tài liệu giấy sẽ giảm bớt tình trạng sản xuất và tiêu thụ giấy một cách lãng phí, nâng cao nhận thức về môi trường cho doanh nghiệp nói chung và nhân viên trong doanh nghiệp nói riêng.

8. Bước Đệm Tuyệt Vời Cho Quá Trình Chuyển Đổi Số

Lưu trữ các dữ liệu ảo hay quét hình ảnh đều là những bước đi quan trọng trong việc lập kế hoạch chuyển đổi số của doanh nghiệp.
Việc số hoá toàn bộ nguồn thông tin tài liệu là chìa khoá vàng giúp doanh nghiệp có những thành công vượt trội trong quá trình chuyển đổi số trong tương lai và tiết kiệm được nhiều chi phí.

Xem thêm: 6 thách thức khi triển khai e-Learning trong đào tạo doanh nghiệp

Kết

Có thể thấy, để trụ vững phát triển trong thời đại công nghệ 4.0 như hiện nay, việc số hóa doanh nghiệp gần như là lựa chọn bắt buộc. Như đã phân tích ở trên, số hóa doanh nghiệp mang lại vô vàn lợi ích khác biệt và tiện lợi so với phương thức quản lý truyền thống: vừa giúp lưu trữ thông tin an toàn, vừa giúp cắt giảm những chi phí quản lý không cần thiết.

Nếu đang lựa chọn một đơn vị uy tín có chuyên môn trong lĩnh vực số hóa và e-Learning, hãy liên hệ ngay OES – Công ty Cổ phần Dịch vụ Đào tạo Trực tuyến hàng đầu Việt Nam để nhận được tư vấn kỹ lưỡng nhất về hệ thống e-Learning và số hóa bài giảng đào tạo!