Top 5 App Quản Lý Công Việc Cho Các Nhà Lãnh Đạo

Top 5 App Quản Lý Công Việc Cho Các Nhà Lãnh Đạo

Một người quản lý, lãnh đạo giỏi không nhất thiết phải là người có chuyên môn xuất sắc nhất, nhưng chắc chắn phải là người có khả năng lãnh đạo đội nhóm, quản lý công việc ở loại ưu. Khi khối lượng công việc ngày càng nhiều, những thói quen quản lý cũ ngày càng bộc lộ nhiều điểm hạn chế thì việc áp dụng các phương pháp, công cụ hỗ trợ quản lý công việc là một điều cần thiết. Dưới đây Trustlist sẽ gợi ý top 5 app quản lý công việc mà các nhà lãnh đạo nên biết để tối ưu quá trình làm việc.

Xem thêm: Top 4 phần mềm khôi phục dữ liệu cho doanh nghiệp

Microsoft Planner

Microsoft Planner là một ứng dụng lập kế hoạch có sẵn trên nền tảng Microsoft 365. Ứng dụng này cho phép người dùng có thể sử dụng theo nhiều cách khác nhau khi làm việc nhóm, một vài trong số đó có thể kể đến: quản lý nhóm công việc, chia sẻ tài nguyên, tổ chức vận hành và tạo các mối liên kết giữa những người dùng trong cùng kế hoạch.

App quản lý công việc được phát triển bởi Microsoft này cho phép người dùng có thể truy cập ở bất cứ đâu, bất cứ khi nào và thông qua bất cứ thiết bị nào khi hỗ trợ đa nền tảng, đa hệ điều hành (Windows, Android, iOS).

Điểm mạnh của Planner là sự tương đồng với hệ thống các phần mềm thuộc Microsoft, do đó nhà quản lý sẽ không cảm thấy quá khó khăn khi bắt đầu sử dụng. Ngoài ra, Planner cho phép cập nhật các dữ liệu từ các ứng dụng khác thuộc Microsoft khá dễ dàng, đồng bộ hóa nhanh và ít khi xảy ra lỗi.

Để sử dụng được tối đa các tính năng của Microsoft Planner, người quản lý sẽ cần phải trả cước để mua gói sử dụng phù hợp. Hiện nay, Microsoft đang cung cấp 2 gói cước: Dành cho doanh nghiệp và dành cho doanh nghiệp lớn. Mỗi gói sẽ có mức phí và ưu điểm tính năng khác nhau.

Trello

Trello là một app quản lý công việc phổ biến nhất hiện tại với những tính năng đạt mức hoàn thiện cao. Được phát triển dựa trên phương pháp Kanban, Trello cho phép theo dõi các nhiệm vụ, công việc kèm theo tiến độ và người phụ trách một cách dễ dàng theo các cột tương ứng với trạng thái (ví dụ: To Do, Doing, Done)

Ứng dụng quản lý công việc này cũng tương tự Microsoft Planner khi phát triển hoàn thiện cả bản PC lẫn mobile, giúp người dùng có thể sử dụng linh hoạt trên các thiết bị khác nhau. Tính trực quan của Trello rất mạnh, yêu cầu về thao tác lại đơn giản khi chỉ cần kéo – thả, nên ngay cả những người mới bắt đầu sử dụng cũng không gặp quá nhiều khó khăn.

Tuy nhiên, một điểm khiến Trello “mất điểm” khi các nhà quản lý tìm kiếm app quản lý công việc cho team chính là việc ứng dụng này thiên về làm việc nhóm hơn là quản trị. Bằng chứng là Trello thể hiện ưu điểm rất tốt cho các nhóm từ 3-10 người chia sẻ công việc nhưng lại thiếu đi các tính năng về quản trị và phân tích, báo cáo. Ngoài ra, Trello cũng không có tính năng chat nhóm. Do vậy, các nhà quản lý sẽ phải cân nhắc thật kỹ khi lựa chọn Trello để quản lý công việc

Asana

Nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm giúp quản lý các dự án, công việc quy mô lớn, phức tạp và có sự tham gia của nhiều nhân sự đến từ các nhóm, phòng ban khác nhau thì Asana là một lựa chọn phù hợp.

Asana có giao diện đơn giản, khoa học và chuyên nghiệp, rất dễ tìm hiểu và sử dụng đối với tất cả mọi người, không có tính “đánh đố”. Về mặt làm việc nhóm, Asana sở hữu đầy đủ các tính năng tạo việc, phân việc, cập nhật tiến độ và deadline cho từng đầu công việc cụ thể. Nhà quản lý có thể dễ dàng giao việc tới từng người bằng cách gắn thẻ “@người phụ trách” và liên kết một nhiệm vụ với nhiều mục, dự án khác nhau mà không cần sao chép một bản y hệt sang dự án mới.

Về mặt quản lý, app quản lý công việc này có tính năng phân quyền riêng tư/công khai cho từng dự án và nhiệm vụ, hỗ trợ báo cáo trực quan và có cập nhật theo thời gian. Do đó, Asana khá mạnh về mảng hỗ trợ người quản lý kiểm soát công việc của đội nhóm.

Tuy vậy, Asana lại chưa có hỗ trợ Tiếng Việt và không có biểu đồ Gantt để theo dõi tiến độ dự án. Đây có thể là một điểm trừ của Asana nhưng về mặt khách quan thì Asana vẫn có đầy đủ các tính năng thay thế khác.

MyXTeam

MyXTeam quản lý các công việc được đưa vào dưới dạng to-do list. Các list công việc có thể được tạo bởi cá nhân hoặc bởi quản lý và phân quyền tới những người phụ trách thực hiện, bao gồm cả ngày bắt đầu và ngày kết thúc được phân cấp và đánh dấu rõ ràng.

Về mặt làm việc nhóm, MyXTeam cho phép người dùng có thể trao đổi trực tiếp với nhau qua thanh chat nội bộ hoặc dưới dạng bình luận tại chính các công việc cụ thể. Việc này giúp các cá nhân thực hiện cùng một dự án có thể dễ dàng trao đổi với nhau hơn.

Về mặt báo cáo, app quản lý công việc này có tính năng xuất dashboard trực tiếp và trực quan, sử dụng các màu sắc khác nhau để thể hiện tiến độ công việc cũng như người phụ trách và có thể tùy chính theo nhu cầu người dùng. Về mặt quản trị, chỉ những người được chủ tài khoản/dự án mới có quyền thêm/xóa tài khoản khác cũng như phân cấp quyền truy cập (xem, bình luận, chỉnh sửa) đối với người tham gia.

MyXTeam hiện đang miễn phí sử dụng cho cá nhân hoặc nhóm dưới 5 người. Để mở rộng quy mô người tham gia và mở khóa các tính năng mới, bạn sẽ phải trả phí theo từng mức khác nhau tương ứng với quy mô mà mình mong muốn.

BaseWework

Được phát triển tại Việt Nam, BaseWework là một app quản lý công việc có thể áp dụng được với mọi quy mô và thân thiện với người dùng Việt Nam. Xét về các tính năng sở hữu, BaseWework không hề kém cạnh những cái tên khác đến từ thị trường quốc tế.

BaseWework hỗ trợ người dùng phân chia công việc theo nhiều cách khác nhau như danh sách, bảng kéo thả Kanban hay sơ đồ Gantt thường dùng cho quản lý dự án…. Các công việc có thể hiện thị dưới nhiều dạng khác nhau, tùy vào mục đích và mong muốn của nhà quản lý như chia theo cấp công việc, theo phòng ban, theo thành viên…. Một tính năng khác khiến BaseWework được ưa chuộng sử dụng chính là Base Message, cho phép người dùng chat nhóm với nhau trực tiếp trên nền tảng của mình.

Về mặt báo cáo, app quản lý công việc đến từ Việt Nam này sở hữu đầy đủ các chỉ số tương tự báo cáo dự án nhưng nổi trội hơn ở giao diện “Nhân viên của tôi”. Tức là, nhà quản lý từ cấp trung có thể theo dõi các nhân viên thuộc đội nhóm nhỏ của mình mà không phải là tất cả các thành viên trong phòng ban. Điều này phần nào giúp các nhà quản lý bao quát được tình hình của toàn bộ nhóm mà vẫn đảm bảo tách biệt, bảo mật giữa các phòng ban khác nhau.

Về phân quyền, BaseWework hiện chỉ chia ra làm hai vai trò chính: nhà quản lý và thành viên với các giới hạn về quyền khác nhau.

Mỗi app quản lý công việc sẽ có những ưu – nhược điểm khác nhau. Do đó nhà quản lý nên cân nhắc kỹ lưỡng về cả các tính năng mà mỗi nền tảng sở hữu cũng như nhu cầu sử dụng của mình. Hy vọng top 5 bên trên mà Cefacom giới thiệu sẽ giúp các nhà quản lý “dễ thở” hơn trong công việc.

Tham khảo thêm các nội dung khác tại Trustlist!