Những Yêu Cầu Cần Thiết Để Thành Công Triển Khai E-Learning Trong Doanh Nghiệp - Cefacom cho doanh nghiệp 4.0

Những Yêu Cầu Cần Thiết Để Thành Công Triển Khai E-Learning Trong Doanh Nghiệp

Đào tạo trực tuyến đã trở thành xu hướng tất yếu của thời đại 4.0. Bởi vậy, những yêu cầu cần thiết để thành công triển khai e-Learning trong doanh nghiệp

Do đó, các doanh nghiệp vô cùng mong đợi vào thành quả đột phá của phương thức đào tạo này. Song, vì đặt quá nhiều yêu cầu và kỳ vọng vào 1 dự án đào tạo trực tuyến toàn năng, nhiều công ty mãi vẫn chưa triển khai được e-Learning trong doanh nghiệp của mình. 

Vậy đâu mới là những yêu cầu đúng đắn và thực tế? Thế nào là yêu cầu phi thực tế? Hãy cùng OES tham khảo trong bài viết dưới đây nhé!

Để triển khai e-Learning trong doanh nghiệp, cần chuẩn bị các yêu cầu cụ thể cho ba hạng mục công việc:

  1. Xây dựng phần mềm LMS
  2. Số hóa nội dung
  3. Triển khai theo quy trình

Xem thêm: Xu hướng e-Learning nửa cuối năm 2022: Thiết kế các chương trình L&D hiệu quả cao cho lực lượng lao động hybrid

1. Xây dựng phần mềm LMS

nhung-yeu-cau-can-thiet-de-thanh-cong-trien-khai-e-learning-trong-doanh-nghiep

Phần mềm LMS (Learning Management System) là 1 “người bạn” đồng hành cùng học viên trong suốt tiến trình triển khai e-Learning trong mỗi doanh nghiệp.

Sau đây, OES sẽ chỉ cho bạn một số yêu cầu cơ bản và tối thiểu nhất để xây dựng một nền tảng LMS hoàn chỉnh:

Yêu cầu chung:

  • Yêu cầu về Phân quyền: Quản lý đào tạo, học viên, giáo viên,  quản lý các đơn vị…
  • Sử dụng trên mọi thiết bị, trình duyệt, có app mobile riêng.
  • Đồng bộ ID (một nhân viên chỉ cần một tài khoản là có thể đăng nhập được mọi hệ thống nội bộ).
  • Kết nối với 1 số hệ thống khác như: quản lý chung, quản lý nhân sự…

Mỗi doanh nghiệp sẽ có ít hoặc nhiều hơn những yêu cầu, phụ thuộc vào cách triển khai và cách quản lý.

Xem thêm: Cách thức số hóa đào tạo giúp doanh nghiệp cắt giảm chi phí cơ hội

Yêu cầu về các modules phần mềm:

Mỗi doanh nghiệp sẽ có sự khác nhau về quy mô và lĩnh vực. Vì thế việc sử dụng các modules phần mềm cũng phải thay đổi tương ứng. Số lượng các modules trong phần mềm không chỉ có ảnh hưởng đáng kể về mặt chi phí mà còn ảnh hưởng tới học viên cũng như người quản lý.

Do đó, khi đưa ra những yêu cầu về modules, các công ty cần nghiên cứu kỹ lưỡng với bên thiết kế nền tảng về những mong muốn và yêu cầu về chức năng trong phần mềm.

nhung-yeu-cau-can-thiet-de-thanh-cong-trien-khai-e-learning-trong-doanh-nghiep

Xem thêm: Top 5 định dạng số hóa bài giảng 2022 được doanh nghiệp ưa chuộng nhất

Yêu cầu về giao diện:

Các doanh nghiệp nên hướng đến 1 hệ thống có giao diện thân thiện, dễ dàng sử dụng và mang đậm dấu ấn bản sắc của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp không nhất định phải xây dựng 1 hệ thống đồ sộ mà hãy hướng sự chú trọng vào trải nghiệm học tập của nhân viên.

1 phần mềm tiện lợi, đơn giản nhưng vẫn giúp học viên đạt được mục đích một cách dễ dàng nhất chính là 1 phần mềm thành công.

Phần mềm cũng nên được thiết kế thân thiện và tương thích với mobile.

2. Số hóa nội dung

Trước khi áp dụng e-Learning trong doanh nghiệp của mình, các đơn vị cần phải khảo sát, đánh giá nhu cầu đào tạo để lập list các khóa học mà đội ngũ nhân sự “cần” về mặt chuyên môn nghiệp vụ cũng như các kỹ năng phù hợp với vị trí như nhân viên hay cấp quản lý. Từ đó, doanh nghiệp sẽ xác định được rõ ràng nội dung đào tạo e-Learning thích hợp với đối tượng cần đào tạo trong doanh nghiệp.

nhung-yeu-cau-can-thiet-de-thanh-cong-trien-khai-e-learning-trong-doanh-nghiep

Xem thêm: Số hóa đào tạo hiệu quả cao cho doanh nghiệp

Vậy đâu là các nội dung phù hợp với e-Learning?

Nội dung có tính lặp đi lặp lại:

VD: Các tài liệu quy định, quy trình, chuyên môn nghiệp vụ. 

Đây là những nội dung có tính lặp lại đòi hỏi phải tổ chức nhiều đợt học khác nhau, nhiều lớp khác nhau cho các đối tượng khác nhau. Vì thế dẫn tới việc tốn kém về chi phí đào tạo.

Nội dung khó sắp xếp lớp:

VD: Các khóa học training, hội nhập cho nhân viên mới

Thông thường, 1 đợt tuyển dụng của doanh nghiệp chỉ có từ 1 đến 5 người. Vì thế, nếu đào tạo ngay những nhân viên mới này với số lượng nhỏ thì khó sắp xếp lớp do tốn chi phí và thời gian đào tạo. Còn khi chờ sắp xếp lớp đủ người với lượng tối thiểu khoảng 10 người/lớp thì những nhân viên vào sớm sẽ không được đào tạo ngay, khiến họ không nắm bắt kịp thời những kiến thức cơ bản và thiết yếu để làm việc hiệu quả.

Nội dung thường xuyên cập nhật, đổi mới

Trước khi tiến hành tung ra thị trường các dịch vụ, sản phẩm, doanh nghiệp thường cần tiến hành đào tạo, training cho đội ngũ marketing, đội ngũ bán hàng, đội ngũ chăm sóc khách hàng, đối tác về những tính năng mới cũng như lợi ích độc đáo mà sản phẩm/dịch vụ đó đem lại.

Song, vấn đề ở đây chính là đội ngũ cần đào tạo thì quá đông trong khi bộ phận đào tạo nhân sự thì lại quá mỏng, cùng với cơ sở đào tạo kéo dài, trải rộng trên khắp cả nước, dẫn tới rất tốn chi phí và thời gian để thực hiện.

Với các quy định, chính sách, chế độ mang tính update thường xuyên, rất khó để tổ chức các lớp học trực tiếp hoặc tổ chức thì sẽ vô cùng tốn kém kinh phí. Do vậy, việc chuyển tải bài học truyền thống thành những bài giảng e-Learning trong doanh nghiệp là hết sức cần thiết.

Xem thêm: Quy trình triển khai Elearning cho doanh nghiệp theo từng quy mô và lĩnh vực

Blended Learning với mọi nội dung:

nhung-yeu-cau-can-thiet-de-thanh-cong-trien-khai-e-learning-trong-doanh-nghiep

Không ít các đơn vị cho rằng các khóa học kỹ năng mềm không thể được tổ chức dưới dạng bài giảng số hóa e-Learning.

Song trên thực tế, có vô số doanh nghiệp đã ứng dụng thành công giải pháp này theo phương thức Blended Learning. Học viên sẽ được học trước lý thuyết về những kỹ năng cần thiết qua bài giảng e-Learning. Sau đó, tại các buổi học trực tiếp trên lớp học, giảng viên sẽ tập trung hướng dẫn thực hành, tương tác cũng như giải đáp các vấn đề, khúc mắc của học viên.

Xem thêm: Blended Learning là gì? Có phải là giải pháp ưu tú cho đào tạo nhân sự 2022?

3. Yêu cầu cần thiết để thành công triển khai e-Learning trong doanh nghiệp

Việc triển khai e-Learning sẽ cần tới sự phối hợp của nhiều phòng ban, đơn vị nội bộ với nhau và với những đối tác cung cấp phần mềm LMS, dịch vụ số hóa bài giảng.

Thông thường, bộ phận đảm nhận chính sẽ là phòng đào tạo/phụ trách nhân sự (tùy theo từng doanh nghiệp). Việc chuẩn bị và bảo đảm các quy trình triển khai ngay từ ban đầu sẽ giúp giảm đáng kể thời gian cũng như nâng cao chất lượng cho e-Learning.

Để số hóa thành công nội dung đào tạo, doanh nghiệp cần có sự hiểu biết đầy đủ cũng như ủng hộ rất lớn từ đội ngũ giảng viên đào tạo truyền thống (chuyên nghiệp hoặc kiêm nhiệm) và đội ngũ quản lý đào tạo hiện tại.

Do đó, doanh nghiệp cũng nên xác định chính sách giảng viên trực tuyến sao cho phù hợp để có thể khuyến khích họ phối hợp tốt cũng như ủng hộ phương án đào tạo mới mẻ này.

Xem thêm: Chuyển đổi từ đào tạo truyền thống sang Elearning cho doanh nghiệp – Những sai lầm thường mắc phải

Xây dựng cơ chế nội bộ

Xây dựng 1 cơ chế nội bộ rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp tránh khỏi các xung đột lợi ích với đội ngũ giảng viên và tạo động lực để các giảng viên truyền thống cùng quyết tâm, đồng lòng triển khai chương trình đào tạo e-Learning trong doanh nghiệp hiệu quả.

Chính sách dành cho Giảng viên thiết kế nội dung:

Công việc: Xây dựng tài liệu và quay hình.

Thời lượng được quy đổi tương ứng với lượng kiến thức tương đương ở lớp đào tạo trực tiếp.

Mức lương được trả từ 1 – 2 lần so với mức lương giảng dạy lớp trực tiếp. Bởi giảng viên phải soạn lại tài liệu mới thích hợp với e-Learning và tài nguyên đó sẽ còn được được tái sử dụng rất nhiều lần sau này.

Chính sách dành cho Giảng viên dẫn giảng:

Thời lượng được quy đổi tương ứng với lượng kiến thức tương đương ở lớp đào tạo trực tiếp. Mức lương được trả từ 30 – 60% so với mức lương giảng lớp trực tiếp.

Xây dựng KPIs học tập dành cho nhân viên:

nhung-yeu-cau-can-thiet-de-thanh-cong-trien-khai-e-learning-trong-doanh-nghiep
  • Quy định thời lượng tối thiểu học e-Learning mỗi năm dành cho nhân sự các phòng ban. 
  • Quy định điều kiện để hoàn thành những đợt kiểm tra trong năm. 
  • Đưa ra chế tài, hình thức xử phạt với các học viên không đạt KPIs. 
  • Có thể bổ sung các phần thưởng cho những học viên xuất sắc để thúc đẩy, khích lệ và truyền thông tạo động lực cho các nhân viên khác phấn đấu.

Xem thêm: Những bước quan trọng để triển khai một khóa học elearning thành công

Kết

Sau bài viết trên, hy vọng bạn đã rút ra được nhiều điều hữu ích cho việc triển khai e-Learning trong doanh nghiệp của mình. 

Vậy nhưng, xác định những yêu cầu là một chuyện còn thực hiện tốt những yêu cầu đó lại là một câu chuyện khác. Bởi vậy, để được giải đáp kỹ càng, chu đáo hơn, bạn hãy liên hệ ngay với OES – Công ty CP Dịch vụ Đào tạo Trực tuyến hàng đầu Việt Nam nhé!

nhung-yeu-cau-can-thiet-de-thanh-cong-trien-khai-e-learning-trong-doanh-nghiep