Tìm hiểu hệ thống e-Learning từ A-Z - Cefacom cho doanh nghiệp 4.0

Tìm hiểu hệ thống e-Learning từ A-Z

e-Learning đang ngày càng trở thành phương thức đào tạo được nhiều doanh nghiệp ưa chuộng và chọn lựa sử dụng trong đào tạo nội bộ doanh nghiệp. Song đây vẫn là khái niệm mới mẻ với khá nhiều người.

Cùng OES tìm hiểu kỹ càng từ A tới Z về hệ thống e-Learning nhé!

Xem thêm: Quy trình triển khai Elearning cho doanh nghiệp theo từng quy mô và lĩnh vực

1. e-Learning Là Gì?

e-Learning được viết tắt bởi Electronic Learning (hay đào tạo trực tuyến). Đây là phương thức giảng dạy và học tập mới được thực hiện dựa vào hệ thống có kết nối với mạng Internet. 

Nền tảng e-Learning giúp giảng viên và học viên giao tiếp, giảng dạy, tương tác, thảo luận và trao đổi giáo án, tài liệu với nhau mà không cần phải gặp mặt trực tiếp. Người dùng có thể sử dụng hệ thống đào tạo e-Learning trên những thiết bị điện tử có kết nối Internet như: điện thoại thông minh, máy tính bảng, máy tính… 

Ngày nay, có không ít ứng dụng giúp quá trình đào tạo qua hệ thống e-Learning chất lượng hơn. Những ứng dụng này hỗ trợ người học thực hiện dễ dàng các tương tác. Ví dụ như: thay đổi background, phát biểu, đặt câu hỏi, trình chiếu, bày tỏ cảm xúc… Nhờ vậy mà việc học tập trực tuyến được diễn ra sinh động, thú vị và hấp dẫn hơn rất nhiều.

tim-hieu-he-thong-e-learning-tu-a-z

Xem thêm: 6 bước xây dựng giải pháp eLearning

2. Hệ thống đào tạo e-Learning bao gồm những gì?

Một hệ thống đào tạo e-Learning hoàn chỉnh được cấu thành bởi 3 thành phần chính. Cụ thể là: đối tượng người dùng, trung tâm quản trị và vận hành hệ thống, trung tâm quản lý đào tạo trực tuyến.

Đối tượng người dùng (User)

Nhân tố không thể thiếu để cấu thành hệ thống đào tạo e-Learning chính là đối tượng người dùng hay còn gọi là user. Hệ thống đào tạo trực tuyến chỉ có thể hoạt động khi có người dùng sử dụng chúng. 

Có 3 đối tượng người dùng chính hoạt động trên hệ thống đào tạo e-Learning:

Quản trị viên

Đây là người dùng có vai trò và chức năng cao nhất trên hệ thống. Họ có khả năng truy cập vào toàn bộ tính năng và công cụ cài đặt, quản trị và phân tích của hệ thống. Quản trị viên có quyền tạo mới, chỉnh sửa thậm chí là xóa người dùng khác cũng như quản lý toàn bộ nội dung đào tạo của doanh nghiệp. Không chỉ vậy, với vai trò quản trị viên, họ sẽ có quyền được giám sát mọi nội dung e-Learning của khóa học, được truy cập vào 1 số chức năng khác như khung năng lực và báo cáo tiến độ của học viên…

Giảng viên

Vai trò của giảng viên trong hệ thống đào tạo e-learning là định hướng và lên kế hoạch cho quá trình giảng dạy. Họ là người tạo ra nội dung của khóa học. Giảng viên cũng là người lên lịch cho các lớp học, theo dõi, đánh giá và trả lời câu hỏi của học viên, điểm danh và thực hiện những báo cáo cần thiết. 

Học viên

Vai trò học viên thường sẽ chiếm số lượng cao nhất trong tổng số người dùng của hệ thống e-Learning. Học viên được quyền truy cập vào tất các khóa học mà họ đã đăng ký. Việc hoàn thành khóa học và lộ trình học tập cũng sẽ được hệ thống tự động lưu lại và có báo cáo thống kê rõ ràng cho từng học viên.

Trung tâm quản trị và vận hành hệ thống

Vai trò của trung tâm quản trị và vận hành hệ thống là đảm bảo rằng hệ thống đào tạo e-Learning luôn hoạt động hiệu quả. Ngoài ra, trung tâm này còn góp phần giúp quá trình dạy và học diễn ra minh bạch, rõ ràng và đáp ứng theo một quy chuẩn nhất định, mang tới tính đồng bộ cao cho toàn hệ thống đào tạo trực tuyến. 

Những hạng mục thuộc quyền của trung tâm quản trị và vận hành là:

  • Dựa trên những chức năng cụ thể để xây dựng các vị trí liên quan trong hệ thống.
  • Ban hành quy định, miêu tả nhiệm vụ chính xác cho các bên liên quan để từng cá nhân, bộ phận đảm nhiệm đúng vị trí của mình.
  • Trực tiếp cấp quyền và quản trị hệ thống cho từng đối tượng tham gia.
  • Theo dõi, giám sát việc sử dụng hệ thống, khắc phục hoặc cưỡng chế các hành vi vi phạm quy định vận hành.

Trung tâm quản lý hệ thống đào tạo trực tuyến

Đây là trung tâm thuộc bên thứ ba. Nhiệm vụ của bộ phận này là quản lý tất cả các hoạt động đào tạo của cả giảng viên và học viên trên hệ thống. Nhờ sự hỗ trợ của trung tâm này mà quá trình dạy và học được đảm bảo diễn ra thuận lợi và mượt mà hơn. Ngoài ra, trung tâm cũng chịu trách nhiệm thu thập feedback, phản hồi của người dùng. Từ đó nhằm cải thiện và nâng cao chất lượng hoạt động của hệ thống.

Xem thêm: 3 giải pháp Elearning về học tập kết hợp được áp dụng trong 3 tình huống cụ thể

3. Hệ thống đào tạo e-Learning bao gồm những tính năng gì?

Không phải mọi hệ thống đào tạo e-Learning đều sẽ được tạo ra giống nhau. Khi nhắc tới việc lựa chọn đầu tư vào những công cụ đào tạo e-Learning phù hợp, hầu hết khách hàng thường nhìn vào những yếu tố bên ngoài mà chưa chú ý quan tâm sâu vào tính năng bên trong. 

Song, bất kể công cụ bạn lựa chọn để thực hiện các chương trình đào tạo nhân sự là gì thì sau đây là 6 tính năng sau tuyệt đối phải có. Nếu thiếu đi những tính năng này, hệ thống đào tạo trực tuyến của doanh nghiệp sẽ không thể đáp ứng được hết các nhu cầu của L&D.

Quản lý nội dung học tập

Người dùng hệ thống có quyền tạo mới khóa học, điều chỉnh, nhân bản, xóa các bài giảng, khóa học và các nội dung đào tạo. 

Hệ thống đào tạo e-Learning thường hỗ trợ đa dạng loại nội dung. Ví dụ, nội dung dạng văn bản, hình ảnh, âm thanh, video… Những nội dung này đều có khả năng tái sử dụng, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp. 

Với hệ thống đào tạo trực tuyến, người dùng hoàn toàn có thể tạo ra những nội dung e-Learning với nhiều thể loại tương tác khác nhau (VD: điền vào chỗ trống, kéo và thả,  đối sánh, sắp xếp theo trình tự, câu hỏi trắc nghiệm, đúng sai…). 

Đặc biệt, nội dung  các bài học, khóa học và bài thi đều được hệ thống bố trí rất logic, dễ nhìn. Nhờ vậy, người học dễ dàng thao tác và tìm kiếm chương trình học tập của mình.

Xem thêm: Lợi ích của Motion graphic và Animation trong bài giảng Elearning

Quản lý người dùng

Yếu tố quyết định tới thành công của 1 chương trình đào tạo chính là sự tham gia của người học. Bởi vậy, quản lý người dùng luôn là tính năng được rất nhiều nhà quản lý đào tạo và chủ doanh nghiệp quan tâm. 

Tính năng này giúp doanh nghiệp có thể quản lý, hệ thống thêm, bớt, sửa và xóa thông tin, số lượng người dùng tham gia khóa học, các khóa đào tạo họ đang học…

Bất kỳ chương trình đào tạo nào cũng có thể được chỉ định với những đối tượng khác nhau theo nội dung khác nhau sao cho phù hợp với từng vị trí chức danh. Toàn bộ những điều này sẽ trở nên cực kỳ dễ dàng đối với các nhà đào tạo và doanh nghiệp khi sử dụng hệ thống đào tạo trực tuyến. 

Lưu trữ khóa học

Hệ thống e-Learning là nơi lưu trữ dữ liệu vô cùng lý tưởng và tuyệt vời dành cho các doanh nghiệp. Bởi hệ thống được tạo ra dựa trên nền tảng điện toán đám mây nên các doanh chủ có thể hoàn toàn yên tâm lưu trữ tài liệu với số lượng khổng lồ. Hơn nữa, tính năng này còn cho phép tải lên tài liệu các ngân hàng câu hỏi, đề thi ở đa dạng định dạng khác nhau.

Nhờ tính năng quản lý, lưu trữ kho tri thức mà doanh nghiệp không cần phải chuẩn bị tài liệu, nội dung đào tạo hàng năm. Từ đó giúp nâng cao đáng kể hiệu quả quản lý cũng như khuyến khích nhân viên học hỏi, chia sẻ mỗi ngày. 

Đặc biệt, dù “key person” có ra đi thì kiến thức, quy trình thì vẫn sẽ ở lại. Nhân sự mới vào sẽ có thể truy cập vào kho tài liệu sẵn có. Nhờ vậy mà họ có thể dễ dàng và nhanh chóng nắm bắt mọi thông tin. 

Phân phối khóa học

Phân phối khóa học trên phần mềm đào tạo e-Learning chính là việc cấp phát khóa học, thu hồi khóa học tới một nhân sự hoặc 1 nhóm nhân sự. 

Thực tế, trong quá trình học tập, nhân viên không tránh khỏi những lúc mất tập trung. Vì thế, họ có thể sẽ vô tình bỏ lỡ những nội dung quan trọng. Điều này gây ảnh hưởng xấu tới kết quả đào tạo và quá trình làm việc. Song, vấn đề này hoàn toàn có thể được khắc phục. Với bài giảng số hóa trên hệ thống e-Learning, học viên có thể truy cập lại mọi khóa học bất kỳ khi nào mà họ muốn.

Xem thêm: Mobile learning – Tối ưu giải pháp đào tạo trực tuyến elearning

Kiểm tra, sát hạch đánh giá 

Tính năng kiểm tra, sát hạch đánh giá trên phần mềm đào tạo trực tuyến cũng rất đa dạng. Nó có thể dưới dạng một bài tập, câu đố, bài kiểm tra, khảo sát hoặc bảng hỏi…

Tính năng này cho phép quản trị viên và giảng viên theo dõi, đánh giá, đo lường được lượng kiến thức tiếp thu được của mỗi học viên. 

Đặc biệt, các bộ phận L&D và T&D sẽ dựa vào đó mà xác định được rõ ràng điểm mạnh, điểm yếu của đội ngũ nhân sự trong tổ chức. Nhờ đó, họ có thể tạo ra những khóa đào tạo chất lượng và phù hợp hơn. Qua đó, khoảng cách chuyên môn giữa các nhân sự của doanh nghiệp có thể được rút ngắn.

Tùy thuộc vào mục tiêu của từng doanh nghiệp, việc đánh giá sự tiến bộ, phát triển của người học có thể là giai đoạn quan trọng bậc nhất khi cung cấp các chương trình đào tạo. Do đó, rất nhiều nhà quản lý đã sử dụng kỳ thi và chứng chỉ để đánh giá hiệu suất e-Learning.

Báo cáo

Phần mềm đào tạo e-Learning có thể tự động hệ thống và cung cấp lại các báo cáo chi tiết về kết quả và sự tiến bộ của người học. Thông tin này giúp người học chủ động nắm được họ đang hoạt động như thế nào, từ đó xác định được những lĩnh vực mà họ có thế mạnh và những lĩnh vực yếu cần cải thiện thêm.

Xem thêm: Chuyển đổi từ đào tạo truyền thống sang Elearning cho doanh nghiệp – Những sai lầm thường mắc phải

Kết

Đừng chần chừ để những quy trình truyền thống cồng kềnh làm chậm trễ quá trình phát triển của doanh nghiệp bạn. Hãy nhanh chóng xây dựng và triển khai hệ thống đào tạo nội bộ trực tuyến ngay từ ngày hôm nay. Hãy liên hệ ngay với OES – Công ty CP Dịch vụ đào tạo trực tuyến hàng đầu Việt Nam để được tư vấn kỹ lưỡng nhất về e-Learning và số hóa bài giảng!