Kỹ năng giao tiếp là gì? 7 kỹ năng cơ bản trong giao tiếp để thành công - Cefacom cho doanh nghiệp 4.0

Kỹ năng giao tiếp là gì? 7 kỹ năng cơ bản trong giao tiếp để thành công

Kỹ năng giao tiếp thông minh và khéo léo đang là kỹ năng được sinh viên cũng như nhân viên văn phòng quan tâm nhất hiện nay bởi nó là chiếc chìa khóa quan trọng để giúp bạn gặt hái được nhiều thành công trong công việc. Bởi giao tiếp không chỉ đơn giản là nghe và nói mà còn bao gồm rất nhiều kỹ năng bổ trợ đi kèm khác nhau.

=>>> Tham khảo combo Giao tiếp khéo – Kéo job về tay của Skillhub

Kỹ năng giao tiếp là gì?

Kỹ năng giao tiếp là khả năng truyền đạt, trao đổi thông tin, lắng nghe, phản hồi, ứng xử,… giữa người nói và người nghe để nhằm đạt được mục đích giao tiếp. Nhiều người còn nhầm lẫn rằng giao tiếp chỉ là quá trình nghe và nói, tuy nhiên trên thực tế, giao tiếp còn gồm một loạt các hành động khác như thể hiện cảm xúc, cử chỉ,…

Vậy nên, giao tiếp hiệu quả là một trong những kỹ năng cơ bản và tối quan trọng đối với sinh viên và người đi làm hiện nay. Hơn nữa, giao tiếp một cách tinh tế, khéo léo còn được ví như một nghệ thuật.

7 kỹ năng cơ bản trong giao tiếp để thành công

Kỹ năng lắng nghe trong giao tiếp

Không phải ngẫu nhiên mà câu thành ngữ: “Nói là bạc, im lặng là vàng, lắng nghe là kim cương” được mọi người công nhận là đúng bởi lắng nghe là kỹ năng cực kỳ quan trọng trong mọi cuộc giao tiếp. Và để lắng nghe đạt đến mức độ “kim cương” thì không còn là bản năng mà là cả một quá trình tập luyện lâu dài. Lắng nghe là để thấu hiểu, đồng cảm, từ đó biết cách phân tích và đưa ra lời khuyên hữu ích dành cho người nói. Từ đó giúp mối quan hệ giữa người nói – người nghe trở nên gần gũi và thân thiết hơn.

Cách lắng nghe đơn giản và hiệu quả nhất là đừng ngắt lời đối phương mà hãy tập trung lắng nghe họ. Thi thoảng hãy gật đầu và mỉm cười để người nói biết rằng bạn vẫn quan tâm đến họ. 

Kỹ năng quan sát trong giao tiếp

Thành thục kỹ năng này sẽ giúp bạn biết cách điều chỉnh hành vi và lời nói sao cho phù hợp nhất. Ví dụ như khi người nói đang vui vẻ, bạn có thể tiếp tục cười đùa và tám dóc với họ. Nhưng khi người nói tức giận, thay vì cứ mải “thao thao bất tuyệt”, bạn nên để họ yên tĩnh, lắng nghe họ kỹ hơn hay tìm cách giúp họ “giải nhiệt”.

Nếu người đang nói khách hàng của bạn, kỹ năng quan sát sẽ giúp bạn dễ dàng bắt được “sóng” của họ. Bạn sẽ nắm được rằng liệu họ đã ấn tượng với sản phẩm của mình hay chưa. Qua đó giúp bạn nắm được thời điểm để tiếp thục thuyết phục khách hàng và “chốt đơn”

=>>> Tham khảo: Học kỹ năng mềm online như thế nào mới hiệu quả?

Kỹ năng thuyết trình

Bạn có biết rằng tài thuyết trình và hùng biện không chỉ phụ thuộc vào lời nói mà còn ở ngôn ngữ cơ thế. Do đó, để thành thạo kỹ năng này, hãy chú ý tới vị trí của đầu, lưng, tay, chân,… và đặc biệt là cơ mặt. Ngoài ra, nếu muốn người nghe tin vào bài truyết trình của mình, bạn phải tạo cho họ lòng tin bằng cách nắm bắt sự tương đồng với người nghe, đừng quên đưa ra những dẫn chứng và lập luận chặt chẽ. 

=>>> Tham khảo: Top kỹ năng mềm dành cho sinh viên được doanh nghiệp đánh giá cao

Kỹ năng làm việc nhóm

Có một sự thật là bạn có thể xuất sắc khi làm việc nhóm nhưng khi làm việc với người khác thì lại không hiệu quả. Việc phối hợp và làm việc nhóm có vai trò quan trọng trong doanh nghiệp, tổ chức mang lại những hiệu quả nhất định. Khi làm teamwork, mỗi cá nhân sẽ giảm được áp lực. Đồng thời, mọi người có thể phát huy hết thế mạnh của bản thân và bù đắp khuyết điểm cho nhau.

Để giao tiếp, kết hợp với mọi người hiệu quả, bạn cần biết cách dung hòa. Hãy đừng ngại thể hiện quan điểm của mình. Ngoài ra, cần phải học cách lắng nghe và thấu hiểu; tôn trọng ý kiến của các thành viên; có trách nhiệm với công việc; xây dựng lòng tin giữa các thành viên,…

=>>> Tham khảo: Những kỹ năng mềm cần thiết dành cho nhân viên mới

Kỹ năng xử lý tình huống

Trong giao tiếp, bạn cần biết cách linh hoạt để xử lý tình huống, đôi khi là cả các tình huống “trớ trêu” hay “dở khóc dở cười”. Một số gợi ý giúp xử lý tình huống hiệu quả như: biết lắng nghe, đồng cảm, chia sẻ, nắm bắt tâm lý hay quản lý cảm xúc cũng là cách hữu ích trong trường hợp này.

Ví dụ: Khi khách hàng chê bai sản phẩm, phàn nàn về dịch vụ, đòi đổi, trả và yêu cầu bồi thường. Bạn sẽ xử lý tình huống này thế nào? Bạn sẽ tỏ thái độ khó chịu và nói thẳng với khách hàng là không được đổi, trả? Bạn nói khách hàng rằng họ quá khó tính và đòi hỏi vô lý?

Việc xử lý không khéo một chút thôi là bạn có thể để mất khách hàng ngay lập tức, thậm chí còn làm to chuyện. Trong tình huống này, các “chuyên gia” giao tiếp gợi ý như sau:

  • Không nên tranh cãi, hãy lắng nghe, kiểm tra thông tin khách hàng
  • Thể hiện sự thông cảm với khách hàng, kèm theo lời xin lỗi, rất tiếc,…
  • Làm rõ vấn đề của khách hàng rồi đưa ra cách giải quyết hợp lý. Nếu khách đòi trả và hoàn tiền, nhẹ nhàng gợi ý rằng cửa hàng không có chính sách đó. Và khách hàng có thể lựa chọn sản phẩm khác với giá trị tương đương.
  • Đừng quên kiểm tra sự hài lòng của khách hàng xem như việc xử lý của bạn như vậy đã ổn chưa.

=>>> Tham khảo: Gợi ý cách lựa chọn khóa học trực tuyến phù hợp cho sinh viên và người đi làm

Kỹ năng đặt câu hỏi trong giao tiếp

Nhiều người thường lầm tưởng rằng đặt câu hỏi là một việc làm quá đỗi dễ dàng, ai cũng có thể làm được. Tuy nhiên, sự thật là đặt câu hỏi cũng cần phải có sự thông minh, khéo léo và nên biết khi nào đặt câu hỏi. Trong cuộc nói chuyện, nếu chỉ lắng nghe thụ động thì người kia sẽ thấy nhàm và như đang nói chuyện một mình. Hãy chủ động lắng nghe rồi trao đổi thông tin qua lại giúp cuộc nói chuyện trở nên ý nghĩa.

Nếu muốn xác nhận thông tin, hãy dùng dạng câu hỏi đóng (ví dụ Yes/No – Có hay không). Còn nếu muốn hỏi thêm thông tin chưa biết, hãy dùng câu hỏi mở. Bạn có thể sử dụng các từ như: “Liệu việc này, không biết việc này,…”

Ngoài những kỹ năng trên, còn rất nhiều kỹ năng giao tiếp khác bạn nên tham khảo và học hỏi. Đó là kỹ năng diễn đạt, kỹ năng mời hẹn, kỹ năng kiểm soát cảm xúc,…

=>>> Tham khảo: Ngân hàng khóa học Kỹ năng mềm online của Skillhub

Những kỹ năng giao tiếp cơ bản trong bài viết trên không hề khó để học và thực hiện. Chinh phục được những kỹ năng trên là bạn đã tự mở lối thành công cho mình rồi đó. Ngoài ra, hãy luyện tập hàng ngày qua các khóa học của Skillhub để đạt được hiệu quả cao nhất nhé.

Còn chần chừ gì mà chưa đăng ký và học ngay thôi nào!