KỸ NĂNG LẮNG NGHE - YẾU TỐ QUYẾT ĐỊNH THÀNH CÔNG TRONG GIAO TIẾP - Cefacom cho doanh nghiệp 4.0

KỸ NĂNG LẮNG NGHE – YẾU TỐ QUYẾT ĐỊNH THÀNH CÔNG TRONG GIAO TIẾP

Trong thế giới với công nghệ cao, tốc độ cao và căng thẳng cao như hiện nay, giao tiếp trở nên quan trọng hơn bao giờ hết, nhưng liệu có phải vì vậy mà chúng ta dường như dành ít thời gian hơn để lắng nghe. Lắng nghe giúp xây dựng các mối quan hệ, giải quyết vấn đề, hiểu rõ câu chuyện và cải thiện độ chính xác. Trong công việc, kỹ năng lắng nghe hiệu quả sẽ giúp chúng ta mắc ít lỗi và hoàn thành công việc đạt tiêu chuẩn.

Dưới đây là 10 bí kíp giúp bạn nâng cao kỹ năng lắng nghe của mình một cách tốt nhất.

kỹ năng lắng nghe

Bước 1: Tập trung vào người nói và duy trì eye-contact

Tưởng tượng bạn đang nói chuyện với ai đó trong khi họ quét phòng, chăm chú nhìn vào màn hình máy tính hay đang nhìn ra ngoài cửa sổ, bạn sẽ thấy nó cũng khó khăn giống như cố gắng bắn trúng mục tiêu đang di chuyển. Khi đó, liệu bạn nhận được bao nhiêu sự chú ý cho câu chuyện của mình? 50%? 5%? Nếu bạn đang nói chuyện với con trai mình, bạn có thể yêu cầu, “Hãy nhìn mẹ khi mẹ nói chuyện với con”, nhưng đó không phải là lời chúng ta nói với người yêu, bạn bè hay đồng nghiệp.

Trong hầu hết các nền văn hóa phương Tây, giao tiếp bằng mắt được coi là một yếu tố cơ bản để giao tiếp hiệu quả. Khi nói chuyện, hãy nhìn vào mắt nhau. Điều đó không có nghĩa là chúng ta không thể tiếp tục cuộc trò chuyện từ phòng này qua phòng khác, nhưng nếu cuộc trò chuyện kéo dài, chắc chắn bạn (hoặc đối phương) sẽ sang ngồi cạnh nhau. Chính mong muốn nói chuyện tốt hơn đã kéo chúng ta lại gần nhau hơn.

Hãy giao tiếp lịch sự hơn bằng cách tập trung vào người nói. Đặt giấy tờ, sách, điện thoại và các phiền nhiễu khác sang một bên và nhìn vào họ, ngay cả khi họ không nhìn vào bạn. Nhút nhát, không chắc chắn, xấu hổ, lo lắng, cùng với những điều cấm kỵ về văn hóa có thể làm hạn chế eye-contact. Vì vậy, trước khi muốn có kỹ năng lắng nghe tốt, bạn cần chuẩn bị một tư thế đúng đắn, vừa tạo ấn tượng với người đối diện, vừa giúp bạn dễ dàng nắm bắt câu chuyện.

 

Bước 2: Tập trung nhưng thoải mái

Muốn eye-contact với đối phương, hãy thả lỏng. Bạn không cần phải nhìn chằm chằm vào người nói, có thể đôi lúc nhìn đi chỗ khác rồi nhanh chóng quay lại như bình thường. Điều quan trọng ở đây là phải tập trung.

Tinh thần tốt sẽ loại bỏ đi những phiền nhiễu của hoạt động xung quanh. Ngoài ra, cố gắng không tập trung vào giọng nói hoặc phong cách nói của người kia đến mức khiến họ hoài nghi. Cuối cùng, kỹ năng lắng nghe là đừng để bị phân tâm bởi những suy nghĩ, cảm xúc hoặc thành kiến của chính mình.

 

Bước 3: Suy nghĩ phóng khoáng

Lắng nghe và đừng vội phán xét hay chỉ trích người khác. Nếu những gì cô ấy nói khiến bạn lo lắng, cứ tiếp tục nghe nhưng hãy cẩn thận hơn, tuyệt đối đừng tự nói với mình, “Ý tưởng này không ổn” Ngay khi bạn bắt đầu phán đoán, bạn đã làm giảm đi hiệu quả của kỹ năng lắng nghe.

Nghe và đừng cướp lời người nói. Hãy nhớ rằng đối phương đang sử dụng ngôn ngữ để thể hiện những suy nghĩ và cảm xúc của cô ấy. Bạn không biết những suy nghĩ và cảm xúc đó là gì nên cách duy nhất có thể là hãy lắng nghe.

Đừng là một người cản trở cuộc trò chuyện. Thỉnh thoảng, bạn không thể bình tĩnh lắng nghe hết những gì đối phương nói và cố gắng đẩy nhanh tốc độ cuộc trò chuyện. Điều này thường sẽ làm cuộc trò chuyện của các bạn không có kết quả, vì bạn đang mong câu chuyện đi theo hướng của mình chứ không phải theo suy nghĩ người nói.

 

Bước 4: Vận dụng kỹ năng lắng nghe để hiểu người nói đang nói gì

Hãy tập trung lắng nghe và thực sự suy nghĩ về những gì mình nghe thấy. Bộ não và các giác quan của bạn chỉ có thể hoạt động và xử lý thông tin khi bạn tập trung nghĩ về nó.

Trong cuộc trò chuyện, khi đến lượt bạn nghe, đừng dùng thời gian đó để chuẩn bị những gì sẽ nói tiếp theo. Bạn không thể vừa luyện tập và vừa nghe cùng một lúc. Trước khi muốn rèn luyện những kỹ năng lắng nghe cao hơn thì hãy đảm bảo rằng bạn đã thật tâm nghe và chú ý.

 

Bước 5: Đừng ngắt lời và áp đặt suy nghĩ của bạn

Ẩn ý sau những câu chen ngang và ngắt lời người khác chính là:

“Tôi quan trọng hơn bạn.”

“Những gì tôi có thể nói chắc chắn sẽ thú vị và chính xác hơn nhiều.”

“Tôi không thực sự quan tâm những điều bạn đang nói.”

“Tôi không có thời gian cho ý tưởng ​​của bạn.”

“Đây không phải là một cuộc trò chuyện, đây là một cuộc thi và tôi sẽ giành chiến thắng.”

Mỗi người đều có những cách suy nghĩ và truyền đạt khác nhau. Và với nhiều người, việc diễn đạt những ý kiến của riêng mình hoàn toàn không phải thế mạnh. Vì vậy, nếu bạn là một người suy nghĩ nhanh và có tài ăn nói thì thay vì tỏ ra mất kiên nhẫn, hãy tạo ra sự thoải mái cho người đối diện bạn, vốn là một người không giỏi trong việc biểu lộ suy nghĩ.

Khi nghe ai đó nói về một vấn đề, hãy kiềm chế đề xuất giải pháp ngay. Hầu hết chúng ta không thích nhận lời khuyên của người khác khi biết mình có thể giải quyết. Nếu muốn, họ sẽ đưa ra đề nghị. Còn nếu bạn thực sự thấy đây là một giải pháp tuyệt vời, ít nhất hãy xin phép người nói: “Bạn có muốn nghe ý kiến ​​của tôi không?”

 

Bước 6: Đợi người nói dừng lại rồi mới đặt câu hỏi

Khi bạn không hiểu câu chuyện, hãy đưa ra câu hỏi. Tuy nhiên, thay vì cắt ngang cuộc trò chuyện, hãy là người có kỹ năng lắng nghe bằng cách chờ đối phương dừng lại rồi mới đặt vấn đề bằng cách: “Vừa rồi, có phần này tôi còn chưa hiểu…?” chẳng hạn.

 

Bước 7: Đặt câu hỏi đúng trọng tâm

Đây là một  bước quan trọng trong việc rèn luyện kỹ năng lắng nghe.

Thử xem xét một tình huống sau nhé. Vào bữa trưa, một đồng nghiệp đang hào hứng kể cho bạn về chuyến đi đến châu Âu tuyệt vời của cô ấy. Trong khi kể, cô ấy có nhắc tới rằng đã gặp Linh – một người bạn chung của hai người. Bạn vội hỏi, “Ồ, lâu lắm rồi tôi chưa gặp Linh. Cô ấy thế nào rồi?” và, cứ như thế, cuộc nói chuyện chuyển sang Linh với những câu chuyện khác của cô ấy, và rồi bạn chẳng biết thêm gì từ chuyến đi châu Âu tuyệt vời kia và cả cô bạn đang rất vui vẻ được kể cho bạn nghe về hành trình ấy cũng sẽ thất vọng vì biết rằng bạn chẳng hề quan tâm.

Việc tương tự như ví dụ trên đây xảy ra rất nhiều, khi câu chuyện đi quá xa, thay vì đưa nó về chủ đề chính thì chúng ta lại cứ tiếp tục lệch dần khỏi quỹ đạo ban đầu. Hãy nhớ rằng vận dụng kỹ năng lắng nghe, đưa ra những câu hỏi là để hiểu hơn vấn đề, chứ không phải bỏ qua vấn đề và đi sang một chủ đề khác.

 

Bước 8: Cố gắng hiểu những cảm xúc của người nói

Nếu bạn thấy buồn khi nghe chuyện chẳng may của đối phương, vui cùng niềm hạnh phúc của họ hay sợ hãi, lo lắng khi biết họ vừa trải qua một việc nguy hiểm, và khiến cho đối phương cảm nhận được điều đó, thì kỹ năng lắng nghe của bạn thực sự đã phát huy tác dụng.

Để đồng cảm được với người khác, bạn nhất định phải đặt mình vào vị trí của họ. Đây không phải một việc dễ dàng. Tuy nhiên, hãy cố gắng rèn luyện vì nó mang tới những hiệu quả giao tiếp mà không một kỹ năng lắng nghe nào khác có thể làm được.

 

Bước 9: Cho người nói thấy rằng bạn đang lắng nghe họ

Bạn có thể bày tỏ sự đồng cảm như bước 8 trên đây, hoặc nếu không được, hãy chăm chú và thỉnh thoảng phản hồi lại bằng một cái gật đầu hay câu “Ừ” nhẹ. Tất cả những điều này sẽ chứng minh rằng bạn vẫn đang lắng nghe câu chuyện và người kể nhất định sẽ có thêm động lực để tiếp tục.

Kỹ năng lắng nghe trong bước này chính là hãy để người nói thấy họ đang được dẫn dắt suy nghĩ của bạn, chứ không phải bạn đang suy nghĩ theo hướng hoàn toàn ngược lại.

 

Bước 10: Chú ý ngôn ngữ cơ thể

Nếu để ý bạn sẽ thấy phần lớn giao tiếp trực tiếp được biểu hiện thông qua hành động. Ngay cả qua điện thoại, vận dụng kỹ năng lắng nghe, bạn có thể hiểu một người thông qua giọng điệu nhiều hơn những gì cô ấy nói. Khi nói chuyện với bạn thân của mình, chỉ cần nghe tiếng cười của cậu ấy, tôi đã hiểu rõ lúc này cậu ấy đang vui vẻ như thế nào.

Đối mặt với một người, bạn có thể phát hiện ra sự nhiệt tình, buồn chán hoặc cáu kỉnh rất nhanh qua biểu hiện xung quanh mắt, miệng, độ dốc của vai. Đây là những manh mối bạn không thể bỏ qua và là mẹo nhỏ cho kỹ năng lắng nghe. Khi nghe, hãy nhớ rằng lời nói chỉ truyền tải một phần nhỏ của thông điệp.

 

Kỹ năng lắng nghe là một yếu tố quan trọng quyết định thành công của mọi cuộc giao tiếp. Hãy thực sự chú ý và cải thiện kỹ năng lắng nghe hàng ngày, việc này là một trong những việc đầu tiên phải làm trên con đường đến với thành công.